Dokumentenmanagement

24plus stellt Verfahrenshandbücher auf Intranet um

18.03.2010 | Redakteur: Bernd Maienschein

Aber schon zuvor hatte das Redaktionsteam einigen Aufwand: Bei jeder Änderung mussten die Qualitätsmanager der Systemzentrale prüfen, welche Teilbereiche des Verfahrenshandbuchs davon berührt waren. „Daher war das Pflegen der Verfahrenshandbücher stark personenabhängig“, erklärt 24plus-Geschäftsführer Peter Baumann. „Am Ende hatten nur noch wenige Mitarbeiter den Überblick über die Änderungen. Außerdem war das Versionsmanagement eine belastende und größtenteils unproduktive Arbeit.“

Sprachbetrachtung in der Konzeptionsphase

Zusammen mit dem auf technische Redaktionsprozesse spezialisierten Dienstleister Doctima erstellte 24plus die neuen Handbücher in einem mehrstufigen Ablauf: „Wichtig dabei ist immer, sich in der Konzeptionsphase über linguistische Grundlagen zu verständigen“, erklärt Doctima-Geschäftsführer Markus Nickl. „Nur so können die späteren Redaktionsprozesse effizient, fehlerfrei und ohne neue Redundanzen umgesetzt werden.“

Im ersten Schritt präzisierte die Systemzentrale von 24plus die Verfahrensbeschreibungen und bereinigte den historisch gewachsenen Textbestand um Dopplungen. Um Formulierungen zu vereinheitlichen, gab der Dienstleister Doctima den Rat, Wording-Listen einzuführen. Nickl: „Eine Festlegung erlaubter Begriffe sorgt für Klarheit in der Sprache und ermöglicht strukturiertes Schreiben. Außerdem ist sichergestellt, dass diese Bezeichnungen später einheitlich übersetzt werden, was hilft, massiv Übersetzungskosten zu sparen.“

Microsoft-Office-Dokumente werden automatisch übernommen

Im nächsten Schritt führte Doctima eine technische Prüfung durch, welches Content-Management-System den Anforderungen des Kunden 24plus gerecht wurde. Als die Wahl auf das Open-Source-CMS Typo3 fiel, erweiterte der Dienstleister das Standardsystem um Funktionen im Änderungsmanagement und installierte einen XML-Konverter, der bestehende Inhalte aus Microsoft Office automatisch in Typo3 übernimmt.

Weiterer Vorteil: Die Handbuchautoren können Inhalte direkt in Typo3 pflegen, aber auch ihre bekannte Microsoft-Office-Editoren weiter nutzen und brauchen sich dabei nicht um die technische Umsetzung zu kümmern. Im letzten Schritt wurden nach einem mit 24plus entwickelten Verlinkungskonzept Querverweise eingearbeitet.