28.09.2006 | Redakteur: MM
Redaktionssysteme automatisieren die Erstellung und Pflege technischer Dokumentationen. Die technische Dokumentation ist aus dem Maschinen- und Anlagenbau nicht wegzudenken. Technische Redakteure...
Redaktionssysteme automatisieren die Erstellung und Pflege technischer Dokumentationen.Die technische Dokumentation ist aus dem Maschinen- und Anlagenbau nicht wegzudenken. Technische Redakteure sehen sich nicht erst seit heute mit den Forderungen nach immer effizienterer Dokumentenerstellung einerseits und Publikation in verschiedene Zielmedien - Druck, Web oder CD-ROM und Online-Hilfe - konfrontiert. Die Einführung eines Redaktionssystems bietet sich hier an. Ist sie erfolgreich durchgeführt, steht dem Redakteur ein leistungsstarkes Instrument mit ganz neuen Möglichkeiten zur Verfügung.Er kann sich nun am Aufbau eines Wissensmanagementsystems beteiligen, das über die reine Erstellung von Dokumentationen hinausgeht, und über den gesamten Produktlebenszyklus hinweg Informationen für andere Bereiche wie Entwicklung, Vertrieb oder Schulung zur Verfügung stellen. Ein Redaktionssystem für Single Source Publishing einzuführen, ist insbesondere dann sinnvoll, wenn mehrere der folgenden Anforderungen bestehen:- Kurz- oder mittelfristig sollen mehrere Zielmedien bedient werden: Trotz aller zusätzlich geforderten oder gewünschten Zusatz-Ausgabeformate steht die Produktion von gedruckten Dokumenten nach wie vor im Vordergrund, einerseits weil Kunden die Übergabe einer Druckfassung als selbstverständlich voraussetzen, andererseits als Referenz in Streitfällen. Das System muss also einfach hochwertige Dokumente erzeugen können. Die Generierung von HTML für Internet, Extranet oder Intranet und CD-ROM sollte eine Selbstverständlichkeit sein. HTML-Produkte sind sofort für die hausinterne Information nutzbar und können sehr schnell für Marketing- und Vertriebszwecke eingesetzt werden. - Wiederverwendung statt doppelter Datenhaltung: Allgemein verwendbare Informationsbausteine (Standardbausteine) und individuell für einzelne Produkte erstellte Bausteine (Varianten) sollen für verschiedene Dokumentationsprodukte verwendet und an einer Stelle zentral verwaltet und bearbeitet werden. Durch die Verknüpfung produktspezifischer Strukturen mit den Inhalten eines Content Repository soll ein hoher Wiederverwendungsgrad bei maximaler Flexibilität der Projektdokumentation erreicht werden.- Es müssen Varianten oder Versionen verwaltet werden: Sämtliche Varianten und Optionen für ein neues Projekt sollen auf Anhieb zur Verfügung stehen, ohne sie erst aus verschiedenen Datenbeständen zusammenstellen zu müssen. Dabei kann nicht nur auf die aktuelle Version, sondern auch auf beliebige vorherige Stände zurückgegriffen werden.- Die Informationen liegen in mehreren Sprachen vor: Mehrsprachigkeit erfordert von einem Redaktionssystem einerseits komfortablen Zugang zu den Inhalten in den verschiedenen Fremdsprachen und andererseits Funktionen für das Übersetzungsmanagement.- Schnittstellen zur Datenübernahme: Teilekataloge, ERP-Systeme oder andere Datenquellen sollen angebunden werden.- Hohe Änderungsdynamik: Änderungen sollen für Standardbausteine zentral an einer Stelle für alle betroffenen Dokumente durchgeführt und nach Bedarf publiziert werden.Im Zuge der Implementierung eines Redaktionssystems für die technische Dokumentation wird eine Strukturierung des Informations- und Datenbestandes vorgenommen (Bild 1), Zielgruppen definiert und Rollen (Content Provider, Redakteur, Publisher) verteilt (Tabelle). Das Bedienpersonal einer Anlage benötigt zum Beispiel andere Informationen als das Wartungs- oder Ser-vicepersonal. Dann kann den unterschiedlichen Zielgruppen qualitativ hochwertiges und quantitativ sinnvolles Material zur Verfügung gestellt werden.Dezentrale Datenhaltung in den FachabteilungenEin Anwendungsbeispiel aus der Praxis: Ein Anlagenbauer fertigt Dampfturbinen auf Basis verschiedener Grundtypen individuell nach Kundenwunsch. Die Fachabteilungen liefern Standarddokumentationen, je nach realisiertem Turbinentyp. Die Inhalte dieser Teildokumentationen werden mit den Auftragsunterlagen im Einzelfall abgeglichen und textlich und grafisch nachbearbeitet. Soweit die Unterlagen elektronisch erfasst sind, werden sie an ein einheitliches Erscheinungsbild angepasst. Die Dokumentation wird ausschließlich in Papierform ausgeliefert und archiviert.Die Datenhaltung in elektronischer Form erfolgt in der Regel dezentral in den Fachabteilungen. Sofern Texte bereits elektronisch erfasst wurden, liegen sie in der Regel im unternehmensweit vorgeschriebenen Word-Format vor. Die Dokumentation wird in Deutsch erstellt und standardmäßig nach Englisch übersetzt. Bestimmte Teile wie das Bedienhandbuch werden in Landessprache ausgeliefert. Durch die dezentrale Ablage der Originale und deren Versionsvielfalt müssen viele Inhalte bei jedem Auftrag erneut übersetzt werden.Die Entscheidung fällt für ein Single Source Publishing System. Folgende Zielvorstellungen waren für die Entscheidung, den Dokumentationsprozess mit Hilfe eines SSP-Systems neu zu strukturieren, maßgeblich:- Durch eine klare Definition des Erstellungsprozesses wird dieser für alle Beteiligten transparenter.- Der Einsatz von Standardwerkzeugen wie Word in Verbindung mit vorgegebenen Grafikformaten strafft die Abläufe und verringert die Bearbeitungszeiten.-Die gezielte Strukturierung und hierarchische Gliederung der Gesamtanlage ermöglicht die gezielte Wiederverwendung von Informationen.Insgesamt soll besser als bisher gewährleistet sein, dass die Kundendokumentation- in einheitlichem Erscheinungsbild,- qualitativ hochwertig,- unter Beachtung von Produkthaftungs- und QS-Vorschriften- zeitnah nach Auftragserteilung- in Papierform und elektronisch (PDF und HTML)- und nicht zuletzt mit geringerem finanziellen Aufwand ausgeliefert wird.Das Redaktionssystem kann sich anpassenDabei ist wichtig, dass sich das Redaktionssystem an die Prozesse und Werkzeuge anpasst. Beim Redakteursarbeitsplatz des Dokumentationssystem-Anbieters Schematext erfolgt die Dateneingabe auf Seiten der Content Provider - also derjenigen, die das Fachwissen liefern - in Microsoft Word. Dadurch müssen auf ihrer Seite keine HTML- oder XML-Kenntnisse vorhanden sein. Bei der korrekten Erfassung unterstützt eine vorgefertigte Dokumentenvorlage den Bearbeiter, mit der nur zuvor festgelegte Absatz- und Zeichenformate, Grafiktypen und Tabellen zugewiesen werden können. Dem Redakteur erspart dies aufwendiges Nachbearbeiten der Formatierungen. Metadaten für jeden einzelnen Informationsbaustein können vom Autor direkt in Word gesetzt werden.Der Schematext-Redakteursarbeitsplatz erlaubt die Strukturierung des Informationsbestands, die Pflege der Inhalte und die Erzeugung der gewünschten Medienprodukte. Darüber hinaus kann auf den Metadaten ein Workflow- und Berichtsmanagement aufgesetzt werden. So stehen Infos zu Projektstatus oder Fertigstellungsgrad ständig zur Verfügung.Ein Verwaltungs-Overhead durch separat geführte Listen oder Statistiken entfällt. Für den Redaktionsleiter oder Projektmanager kann darüber hinaus ein Projektplan nach Microsoft Project exportiert werden. Dort können dezentral Ressourcenzuteilung und Termine geändert werden, die danach wieder ins Redaktionssystem zurückfließen. Für die Anbindung der Übersetzer sorgt ein Exportmechanismus.
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