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Dokumentenmanagement

24plus stellt Verfahrenshandbücher auf Intranet um

Die Stückgutkooperation 24plus Logistics Network, Hauneck, hat mit Unterstützung des Erlanger Beratungsunternehmens Doctima ihre Verfahrenshandbücher für das nationale und internationale Stückgutgeschäft vom PDF-Format auf ein PHP-basierendes System im Intranet umgestellt. Die Umsetzung erfolgt über das Content-Management-System Typo3.

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Ein Fall für den Shredder: Die aktuellen PDF-Ausdrucke der Verfahrenshandbücher von 24plus mussten den neuen Online-Handbüchern weichen. Bild: 24plus
Ein Fall für den Shredder: Die aktuellen PDF-Ausdrucke der Verfahrenshandbücher von 24plus mussten den neuen Online-Handbüchern weichen. Bild: 24plus
( Archiv: Vogel Business Media )

Nicht nur Medienschaffende, sondern auch Stückgutkooperationen sind mit redaktionellen Prozessen befasst; zum Beispiel bei den Verfahrenshandbüchern. Anders als bei journalistischer Arbeit geht es dabei nicht etwa um den Nachrichtenwert, auch die sprachästhetische Komponente ist gering: Es geht um Eindeutigkeit, Verständlichkeit, Aktualität — und natürlich die Kosten.

Elektronische Handbücher mit Querverweisen und Suchfunktionen

Um den Pflegeaufwand zu verringern, hat die Stückgutkooperation 24plus ihre Verfahrenshandbücher auf ein neues technisches System umgestellt. Dabei geholfen hat die Erlanger Firma Doctima, die sich auf technische Redaktionsprozesse und die dazu gehörige Beratung spezialisiert hat. Die Umsetzung erfolgte über das Content-Management-System (CMS) Typo3.

Die neuen elektronischen Handbücher verfügen über Querverweise und Suchfunktionen und erleichtern, wie es heißt, den 24plus-Partnern die Arbeit. Außerdem sei kooperationsweit gewährleistet, dass alte Partner mit dem neuesten Stand der Handbücher arbeiten. Aktuelle Änderungen sind in einer 30-Tages-Übersicht zusammengefasst. Bei Streit- und Schadenfällen kann die Handbuchversion rearchiviert werden, die zum entsprechenden Zeitpunkt gültig war.

Neufassung der Handbücher ersetzt bisherige PDF-Dateien

Vor der Neufassung der Handbücher bestanden diese aus PDF-Dateien, wobei jeder 24plus-Partner verpflichtet war, aktuelle Ausdrucke vorzuhalten. Bei Änderungen und Neuerungen mussten die Partner die geänderten Dateien ausdrucken und die Seiten austauschen. Das Verfahrenshandbuch für das nationale Stückgut war einen Ringbuch-Ordner stark, das Regelwerk fürs Internationale kaum dünner, wie es heißt.

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