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Erfolgreiche Meetings – Teil 2

6 Tipps für konstruktive Besprechungen

| Autor / Redakteur: Claudia Seidel / Andrea Gillhuber

Ein erfolgreiches Meeting hängt auch vom Moderator ab.
Ein erfolgreiches Meeting hängt auch vom Moderator ab. (Bild: © pressmaster - Fotolia.com)

Wie gelingt es Führungskräften, Meetings effektiv zu gestalten? Wie können Teilnehmer motiviert und in eine Mitverantwortung gebracht werden? Hier finden Sie Tipps und Tricks, wie Sie eine konstruktive Besprechung moderieren.

Passive Teilnehmer, Kollegen, die zu spät kommen, ohne Punkt und Komma reden oder auf ihrem Smartphone „herumwischen“, machen Besprechungen frustrierend und nicht zielführend. Ein Allheilmittel im Umgang mit diesen Mitarbeitern gibt es nicht, doch es ist möglich, durch kontinuierliches Reflektieren und gemeinsames Besprechen von Problemen und Wünschen zu einer gewinnbringenden Lösung zu kommen.

Im Coaching frage ich Führungskräfte, was sie sich genau wünschen. Wie soll eine Besprechung idealerweise ablaufen? Was könnten sich die Teilnehmenden wünschen? Durch diese Fragestellung kann der Teamleiter auch die Wünsche und Bedürfnisse aller Beteiligten wahrnehmen.

So moderieren Sie konstruktive Teamsitzungen

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Individuelle Lösungen sind gefragt

Auf dieser Basis werden gemeinsam mit der Führungskraft Handlungen entworfen, die beispielsweise in die Unternehmens- und Führungskultur passen und wofür der Coachee selbst die Verantwortung übernimmt. Gemeinsam mit dem Team werden im Anschluss Meeting-Vereinbarungen erarbeitet, beispielsweise wie die Teammitglieder auf einer rein menschlichen Ebene miteinander umgehen möchten oder welche Verantwortlichkeit jeder Einzelne übernimmt. Diese Vereinbarungen werden schriftlich festgehalten und unterschrieben. Von Zeit zu Zeit ist es notwendig, das Meetingformat im Team gemeinsam zu hinterfragen.

6 Tipps für ein erfolgreiches Meeting

  • Nehmen Sie alle Teilnehmer in die Verantwortung: Indem auch einmal Teilnehmer moderieren anstatt der Führungskraft, wird eine Mitverantwortlichkeit unter den Beteiligten und Empathie für die Meeting-Moderation geschaffen. Hier würde auch schnell auffallen, wenn jemand unvorbereitet kommt. Die Aufgabe des Protokollierens sollte ebenfalls rotieren.
  • Vereinbaren Sie die gewünschte Atmosphäre: Fragen Sie zu Beginn und im Laufe der Zeit hin und wieder, wie Sie im Team miteinander umgehen möchten und was dazu nötig ist. Möchten die Teilnehmenden passiv im Meeting sitzen und in Ruhe gelassen werden oder aktiv und vorbereitet sein, um voranzukommen? Es macht einen Unterschied, ob Sie bewusst und transparent vereinbaren, wie das Team in Besprechungen sein möchte, oder ob Sie unausgesprochen Engagement erwarten, weil die Leute ja gekommen sind.
  • Aktivieren Sie die Teilnehmer: Fordern Sie von allen im Raum oder am Tisch eine Rückmeldung, verbal oder nonverbal, zum Beispiel durch Handzeichen oder physischen Standortwechsel. Verbalisieren Sie das Ziel sowie den Nutzen der jeweiligen Besprechung. Und: Was ist der Beitrag des Einzelnen, damit das Team das Ziel erreicht?
  • Halten Sie den Zeitplan ein: Sie haben 90 Minuten für die Besprechung angesetzt, dann sollte diese Zeit nicht überschritten werden. Verkürzen ist in Ordnung. Ein pünktlicher Start ist wichtig, sonst haben alle Beteiligten für das nächste Meeting eine Ausrede, denn in der Wartezeit hätte ja noch etwas anderes erledigt werden können. Am Ende sollten noch einige Minuten Zeit sein, um Ergebnisse und Entscheidungen zusammenzufassen und den Umgang mit eventuell noch offenen Punkten zu vereinbaren. Hier kann natürlich auch einvernehmlich mit den Beteiligten eine Verlängerung der Sitzung beschlossen werden – eventuell in verkleinerter Zusammensetzung.
  • Bewahren Sie eine positive Haltung: Eine Teamsitzung in konstruktiver, humorvoller und entgegenkommender Atmosphäre ist wohl die beste Voraussetzung, um schnell voranzukommen. Das heißt nicht, dass schwierige Themen und Diskussionen außen vor bleiben, der Unterschied liegt darin, ob ich meinen Standpunkt mit der Haltung „Ich habe Recht ...“ oder mit „Ich habe eine andere Meinung ...“ darlege.
  • Schaffen Sie visuelle Orientierung: Welche Themen stehen auf der Sitzungsagenda, welche wurden abgearbeitet oder beschlossen – diese Dinge lassen sich per Flipchart, Whiteboard, Sticky-Notes oder per Bea- mer für alle visuell festhalten. Dadurch wird eine Übersicht geschaffen und die Teilnehmer des Meetings werden in den Prozess mit eingeschlossen. Vor allem, wenn zu einem Thema viel geredet und diskutiert wird, ist eine Visualisierung hilfreich, damit alle involviert bleiben. Und um einen der vorangegangenen Punkte aufzugreifen: Fordern Sie ruhig die Beitragenden auf, ihren Punkt selbst auf dem Flipchart zu notieren; dadurch werden die Beteiligten aktiviert und zudem eine Mitverantwortung geschaffen.

Den eigenen Weg finden

Es gibt kein Patentrezept für die Gestaltung eines erfolgreichen Meetings. Sie als Führungskraft müssen Ihre eigenen Lösungen entsprechend Ihrer Persönlichkeit, der Besonderheit Ihrer Mitarbeiter (Charakter, Stärken, Schwächen) und der gewünschten Führungs- und Unternehmenskultur finden. Hinterfragen Sie von Zeit zu Zeit das Format und die Notwendigkeit des Meetings – natürlich unter Beteiligung aller Teilnehmenden. Denn so schaffen Sie wieder Mitverantwortlichkeit, ein wesentlicher Aspekt für die Gestaltung effizienter und effektiver Teamsitzungen.

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* Claudia Seidel ist Diplom-Ingenieurin für Betriebliche Planung und Koordination, ICF-zertifizierter Business- und Führungskräfte-Coach, www.c-s-x.de, Tel. (0 30) 55 15 47 93

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