Blitzarchiv Das Ende der Aktenberge

Die meisten mittelständischen Firmen fragen sich, was sie mit ihren papiergebundenen, archivierten Aktenordnern machen sollen. Zwei Möglichkeiten gibt es: Digitalisierung oder Auslagerung der Unterlagen. Letztere erweist sich meist als die kostengünstigere.

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Bei immer mehr mittelständischen Firmen stellt sich derzeit die Frage, was sie mit ihren papiergebundenen Akten machen sollen, denn der Gesetzgeber schreibt lange Aufbewahrungsfristen vor. Als Lösungen bieten sich hierfür in erster Linie Digitalisierung oder Auslagerung der Alt-Dokumente an. Es verblüfft auf den ersten Blick, dass sich die physische Auslagerung gegenüber der Digitalisierung als kostengünstigere Variante erweist.

Digitalisierung älterer Akte lohnt sich meist nicht

In Deutschland gibt es laut Institut für Mittelstandsforschung (IfM Bonn) etwa 3,7 Mio. mittelständische Unternehmen; folgende Berechnung liegt den Zahlen dabei zugrunde: Davon ausgehend, dass durchschnittlich etwa 180 volle Aktenordner bei jedem Unternehmen im Archiv schlummern, ergibt das eine Gesamtzahl von 666 Mio. Ordnern. Für die Digitalisierung eines Aktenordners müssen etwa 25 Euro veranschlagt werden, während es bei der physischen Auslagerung für die gesetzlich vorgeschriebene Aufbewahrung von zehn Jahren etwas weniger als 7 Euro sind.

Multipliziert man den Differenzbetrag von 18 Euro mit den 666 Mio. Ordnern, so erhält man die Summe von 11,988 Mrd. Euro. „Gerade für papiergebundene Akten aus den Vorjahren lohnt sich eine Digitalisierung in den allermeisten Fällen nicht“, erläutert Blitzarchiv-Geschäftsführer Benedikt Steinmetz. Nichtsdestotrotz schließen sich die Digitalisierung und die Auslagerung nicht gegenseitig aus, sondern ergänzen sich, wie der Archivierungsexperte betont. „Viele DMS-Projekte scheitern an den Kosten der Altaktendigitalisierung. Die aktuellen Dokumenten digital zu handeln und die Altbestände auszulagern ist daher nicht nur der kostengünstigste, sondern auch der schnellste Weg zum papierlosen Büro.“

Blitzarchiv bietet Komplettservice

Die physische Aktenlagerung per Mausklick bietet beispielsweise der Komplettservice von Blitzarchiv. Dieser erstreckt sich von der Abholung der Alt-Dokumente, ihrer Einlagerung bis hin zur gesetzeskonformen Aktenvernichtung. Die Steuerung des ausgelagerten, hochgesicherten Aktenlagers erfolgt über das Internet.

Mit wenigen Klicks kann der Kunde komfortabel im gesicherten und verschlüsselten Onlineportal unter www.blitzarchiv.de die taggenaue Abholung und Aufbewahrung steuern. „Blitzarchiv regelt zudem das komplette Handling zum Archivieren der Geschäftsakten und rund um den Datenschutz. Im automatischen Hochlager sind die Altakten unter Beachtung aller relevanten Datenschutzbestimmungen anonymisiert verwahrt“, fügt Steinmetz hinzu.

Kunde bestimmt online die Einzelheiten von Abholung, Lagerung und Rückholung

Blitzarchiv, ein Dienst der Aktentreuhand DE GmbH, ist das erste komplett automatisierte und anonymisierte Aktenlager. Blitzarchiv übernimmt für seine Kunden die gesetzlichen Anforderungen bezüglich der Aufbewahrungsfristen, des Datenschutzes und der Aufbewahrung von Akten. Der Kunde behält dennoch die volle Kontrolle über seine Geschäftsakten.

Mit wenigen Klicks im gesicherten und verschlüsselten Onlineportal bestimmt der Kunde die Einzelheiten von Abholung, Lagerung und Rückholung der Akten oder die Vernichtung der Akten nach Ende der vereinbarten Aufbewahrungsfristen. Die Abholung der Akten durch Blitzarchiv erfolgt schon am nächsten Arbeitstag - ganz gleich ob ein kompletter Container oder nur ein einziger Aktenkarton ausgelagert wird. Die Akten sind versichert, die Archivierung erfolgt anonymisiert, der Kunde kann die Akten jederzeit über das Onlineportal zurück fordern. Ergebnis: die Kunden von Blitzarchiv sparen Raum, Zeit und Geld.

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