Instandhaltung Die Potenziale der digitalen Instandhaltung nutzen

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Für mittelständische Unternehmen ist ein reibungsloser Ablauf in der Produktion essenziell für den Erfolg. Instandhaltung spielt eine bedeutende Rolle, bekommt aber oft wenig Aufmerksamkeit – solange alles funktioniert. Doch gerade mit digitalen Lösungen und der Anbindung an das Internet of Things lassen sich Potenziale heben.

• Viele Instandhaltungsprozesse laufen noch auf Papier ab, dann werden die Dokumente oft manuell ins ERP-System übertragen. Analysen sind somit nicht möglich.

• Um das Potenzial der Digitalisierung in diesem Bereich zu heben, müssen eine an die Prozesse angepasste Software, benutzerfreundliche System sowie einfach integrierbare Lösungen eingeführt werden.

• Mit digitalen Prozessen kann die Instandhaltung zeit- und kostensparender sowie mit weniger Fehlern als bisher ablaufen.

Instandhaltung funktioniert in vielen Unternehmen noch traditionell: auf Papier. Die Mitarbeiter pflegen manuell die Dokumente und übertragen diese dann – falls überhaupt – ebenfalls manuell in die ERP-Systeme des Unternehmens. Diese Vorgehensweise ist aufwendig, wenig intuitiv und sehr fehleranfällig; die Prozesse sind entsprechend komplex und zeitintensiv. Für Manager ist es auf diese Weise nicht möglich, aktuelle Informationen über die eigenen Produktionsmaschinen und die Instandhaltung jederzeit einzusehen und zu analysieren. Eine digitale Instandhaltungslösung kann hier Abhilfe schaffen. Doch was muss eine solche Lösung können?

• Entscheidend ist: Die Lösung passt flexibel zu den Prozessen des Unternehmens und nicht die Mitarbeiter passen ihre Prozesse an die Software an. Zum Beispiel sind Instandhaltungsmitarbeiter viel in den Produktionsanlagen unterwegs. Deshalb sollte eine gute Instandhaltungslösung dieses mobile Arbeiten unterstützen, indem Mitarbeiter die Daten direkt auf mobilen Geräten über intuitive Apps eingeben können.

• Die Nutzerfreundlichkeit spielt eine zentrale Rolle. Denn eine gut auf die Prozesse und Mitarbeiter abgestimmte Lösung steigert nicht nur die Akzeptanz, sondern reduziert auch potenzielle Fehlerquellen und verkürzt die Bearbeitungszeit.

• Die Lösung muss einfach in die Systeme des Unternehmens integrierbar sein. Verwendet das Unternehmen zum Beispiel SAP, sollte eine solche Lösung nahtlos Daten in die SAP-Systeme übertragen können und umgekehrt. Und zwar ohne teure Schnittstellen programmiert zu lassen. Über die App, mit der der Instandhaltungsmitarbeiter die Daten zu Wartungsfällen erfasst, stehen aktuellen Informationen zur Instandhaltung sofort allen zur Verfügung.

Digitale Lösungen in der Praxis

Wie wirksam eine solche digitale Instandhaltungslösung ist, zeigt ein Beispiel aus der Feingusstechnik: Beim Kunden des IT-Dienstleisters Datagroup waren vorher papierbasierte Dokumentation und manuelle Datenübertragungen der Standard. Eine Analyse der Soll- und Ist-Prozesse durch die IT-Experten ergab, dass diese Vorgehensweise intransparent war und Stammdaten nicht konsequent gepflegt wurden. Dies führte zu komplexen und fehleranfälligen Prozessen, die ein häufiges Eingreifen von Führungskräften bedingten.

Für das mittelständische Unternehmen war klar, dass eine entsprechende digitale Unterstützung der Instandhaltungsprozesse nötig war. Da SAP bereits als ERP-System im Einsatz war, führte man die auf SAP basierende Instandhaltungslösung Opra ein. Mit dieser können die Mitarbeiter direkt vor Ort an den Maschinen über intuitiv gestaltete und an die Prozesse des Unternehmens angepasste Apps alle Daten eingeben. Die Prozesse wurden dadurch verschlankt und übersichtlicher gestaltet: Ein Prozess, der im SAP-Standard zahlreiche Screens und bis zu 45 Klicks benötigte, konnte auf einen Screen mit gerade einmal neun Klicks reduziert werden. Zudem kann das Management die Daten auf allen Endgeräten jederzeit einsehen. Erfahrungen wie aus diesem Projekt zeigen, dass in der Praxis durch den verringerten Zeitaufwand und die gesenkte Fehlerquote sowie die dadurch stets aktuelle Datenhaltung Kosten im zweistelligen Prozentbereich eingespart werden können.

Einbindung des Internet of Things

Die Digitalisierung der Instandhaltungsprozesse führt in der Praxis außerdem häufig zu Überlegungen, ob man die Cloud und das Internet of Things in die eigenen Produktionsprozesse einbinden soll. Damit Unternehmen von den Vorteilen eines solchen Systems profitieren können, bietet sich ein schrittweises Vorgehen an, bei dem genau analysiert wird, an welchen Punkten der einzelnen Prozesse sich digitale Unterstützung anbieten würde.

In der Instandhaltung zum Beispiel können an den Maschinen Barcodes angebracht werden, die von den Instandhaltern mithilfe von Objektapps eingescannt werden können. Das Endgerät des Instandhalters zeigt diesem dann genau an, welche Maßnahmen Kollegen an der Maschine bereits getroffen haben. So hat jeder Instandhalter eine wichtige Übersicht, die es ihm ermöglicht, auf der Arbeit der Kollegen aufzubauen, anstatt von vorne zu beginnen. Die Verarbeitung der Barcodes in den Apps kann dabei on Premises, also mit den Systemen des Unternehmens erfolgen oder über die Cloud, abhängig von der Unternehmensstrategie.

Digitale Prozesse als Grundlage

In der Praxis zeigt sich, dass eine solch punktuelle Vorgehensweise insbesondere im Mittelstand geeignet ist, da Unternehmen so schnell von den Vorteilen des Internet of Things profitieren. Sie können ihre Prozesse nach und nach digital ausbauen können, indem sie zunächst einzelne Lösungen on Premises und einzelne in der Cloud laufen lassen. Um den Weg zu einer vernetzten Produktion zu beschreiten, sind digitale Prozesse die Grundlage. Beispielsweise nutzt die beste und schnellste Analyse- oder Visualisierungslösung aus der Cloud nichts, wenn Daten aufgrund von manuellen Übertragungen zu spät, gar nicht oder fehlerhaft zur Verfügung stehen.

Der erste Schritt, um von den technischen Möglichkeiten zu profitieren, sollte daher immer sein, die eigenen Prozesse zu analysieren und manuelle Datenhaltung und Dokumentation wo immer es geht durch digitale Lösungen zu ersetzen. Wer bereits bei diesem Schritt mit einem erfahrenen IT-Dienstleister zusammenarbeitet, profitiert zusätzlich von dessen Erfahrungswissen aus einer Vielzahl an Digitalisierungsprojekten. Mit einer solchen Vorgehensweise schaffen Unternehmen die Grundlage, um sicher und nachhaltig den Weg zur vernetzten Fabrik der Zukunft zu beschreiten.

* Ulrich Freiherr von Waechter ist Chief Sales and Marketing Officer bei der Datagroup Ulm GmbH in 89077 Ulm, Tel. +49 731 93542-0, iot@@datagroup.de

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