Datenmanagement Die technische Dokumentation digital erledigen

Autor / Redakteur: Andreas Dangl / Simone Käfer

Informationen zu Aufträgen können verloren gehen, weil es keine zentrale Ablagestruktur gibt. Die Folgen: Konventionalstrafen und Imageschaden. Eine digitale Ablage über eine Cloud kann das ändern.

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Interne Prozesse müssen für eine digitale, intelligente Fabrik ebenfalls transformiert werden. Auch bei der technischen Dokumentation ergeben sich Wettbewerbsvorteile.
Interne Prozesse müssen für eine digitale, intelligente Fabrik ebenfalls transformiert werden. Auch bei der technischen Dokumentation ergeben sich Wettbewerbsvorteile.
(Bild: ©Tiko - stock.adobe.com)
  • Egal ob Maßzeichnungen, Betriebsanleitungen oder Zulassungsdokumente, die technische Dokumentation arbeitet zumeist mit traditionellen Ablagesystemen und unterschiedlichen Formaten.
  • Das kostet Zeit, mitunter auch Geld und kann einen Imageschaden verursachen.
  • Mit einer intelligenten Information Supply Chain konnte KSB seine Prozesse verschlanken. Das führte zu einer besseren Zusammenarbeit.

Der Marktanteil von intelligenten Fabriken steigt schnell. Sie nutzen digitale Plattformen und Technologien, die ihre Produktivität signifikant verbessern und zu einer gesteigerten Qualität sowie einem besseren Kundenservice führen, ergab die Studie „Smart Factories @ Scale“ von Capgemini. Die IG Metall hat 2018 in der Studie „Digitale Transformation im Maschinen- und Anlagenbau“ herausgefunden, dass zahlreiche Unternehmen in Sachen Industrie 4.0 oder IIot (Industrial Internet of Things) zwar weit fortgeschritten sind, bei der Digitalisierung der internen Prozesse jedoch oft nachhinken. Ein Beispiel dafür ist der Datenaustausch zwischen dem Produzenten, seinen Lieferanten und dem Endkunden. Zur Lenkung der technischen Dokumentation wird immer noch auf traditionelle Ablagen und Kommunikationsmittel zurückgegriffen. Beispielsweise werden Maßzeichnungen, Betriebsanleitungen oder Zulassungsdokumente meist in unterschiedlichen Formaten per E-Mail verteilt.

Zu den typischen Problemen dieser Methode gehört, dass Aufträge liegen bleiben, weil etwa die falsche Person angeschrieben wird, oder der hohe manuelle Aufwand bei der Nachverfolgung von Dokumenten. Dazu kommen lästige Medienbrüche und die Schwierigkeiten, die daraus entstehen, dass mehrere Versionen eines Dokuments gleichzeitig im Umlauf sind. Generell gesehen: Die Kommunikation mit E-Mail und Anhängen erhöht das Fehlerrisiko und verkompliziert die Suche nach Dokumenten, da Ordnerstrukturen oft keinem allgemeingültigen Plan folgen. Das alles erhöht die Gefahr von Vertragsstrafen und Terminverschiebungen und schadet der Reputation eines Unternehmens. Wer auf der anderen Seite sitzt, dem entgeht möglicherweise Geld, da durch die Unübersichtlichkeit die zu späte Lieferung nicht festgestellt werden kann.

Alle Dokumente werden zentral abgelegt

Ähnliche Erfahrungen macht auch das deutsche Traditions­unternehmen KSB. Der Hersteller von Pumpen und Armaturen war sich aber sicher, dass es auch anders geht und hat seine Digitalisierungspläne von Anfang an sehr breit angelegt. Ein Problem, das damit gelöst werden sollte, war der enorme Zeitaufwand, den jede Kontrollmaßnahme mit sich zog. So dauerte eine Verfolgung der Fristen zur Beschaffung der erforderlichen Dokumente für jedes einzelne Projekt im Schnitt 130 Stunden.

In seinem Projekt „Digitale Fabrik“ wollte KSB nicht nur die produktionsnahen Prozesse, sondern auch die organisationsübergreifenden Abläufe optimieren. Bei der Lieferantendokumentation war dem Pumpenhersteller wichtig, dass per SAP-Anbindung Kundenauftrags- und Bestellnummern mit der Dokumentation verknüpft wurden, eine automatische Terminverfolgung mit Erinnerungsfunktion sowie eine Auswertungsmöglichkeit der Lieferperfor­mance und der Termintreue zur Risikominimierung und Vermeidung von Vertragsstrafen gegeben ist. Es wurden 30 Anbieter eingeladen, ihre Lösungen zu präsentieren. Bei der Auswahl spielten eine moderne Benutzeroberfläche und die einfache Bedienung eine große Rolle. Weitere Auswahlkriterien waren die Umsetzungsgeschwindigkeit und die Erfahrung für einen weltweiten Roll-out. KSB entschied sich für Fabasoft.

Um die Information Supply Chain als Gesamtprozess zu transformieren, setzt das Unternehmen auf die cloudbasierte prozessgesteuerte Technical-Data-Management-Lösung „Fabasoft Approve”. Der Cloud-Ansatz bietet unter anderem den Vorteil, dass alle Dokumente zentral abgelegt sind und von allen Projektbeteiligten jederzeit und von überall abgerufen werden können. Da die Lösung in einem Webbrowser zur Verfügung steht – und das in mehreren Sprachen –, ist die Benutzerakzeptanz sehr hoch. Dazu kommt, dass die Partnerfirmen keine eigene Software installieren müssen, um die Anwendung nutzen zu können, was wiederum die Akzeptanz innerhalb der gesamten Information Supply Chain signifikant erhöht.

Die Schritte einer digitalen Produktdokumentation

Neben den Vorteilen, die eine Cloud bietet, profitiert KSB von den durchgängigen digitalen Workflows der Lösung. Diese können ohne Programmierkenntnisse mit einem grafischen Prozesseditor modelliert und so an die Bedürfnisse im Unternehmen angepasst werden. Um eine Produktdokumentation zu erstellen, werden:

  • Informationen zum Auftrag automatisiert aus dem ERP-System in die Technical-Data-Management-Lösung übernommen. Zu den Auftragsinformationen gehört zum Beispiel eine Liste der Unterlagen, die für die produktbegleitende technische Dokumentation benötigt werden. Für jeden Dokumenttyp, wie etwa Maßzeichnungen, 3D-Modelle, Spezifikationen oder Betriebshandbücher, gibt es eine klare Statusanzeige und ein Fristenmanagement. Vordefinierte Prozessschritte wie jene zur technischen, maßlichen oder redaktionellen Prüfung sowie zur Freigabe sorgen für einen geordneten Informationsfluss innerhalb der Information Supply Chain.
  • Ist der vom Kunden verlangte Dokumentationsumfang definiert und die Verhandlung mit einem Lieferanten abgeschlossen, wird die Bestellung ausgelöst.
  • Der Lieferant nutzt nun für die Bereitstellung von Unterlagen dasselbe cloudbasierte System, wobei er nur jene Informationen und Termine bekommt, die für ihn relevant sind. Jeder Schritt, sowohl auf Hersteller- als auch auf Zuliefererseite, ist Wizard-gestützt und genau auf das Anforderungsprofil des jeweils Verantwortlichen zugeschnitten.
  • Zusätzlich kann eine Künstliche Intelligenz, die den Inhalt von Dateien analysiert und „versteht“, den manuellen Aufwand bei der systematischen Verarbeitung weiter reduzieren.

Schlanke Prozesse verbessern die Zusammenarbeit

Mit der intelligenten Information Supply Chain in Form eines digitalen Technical Data Managements kommt KSB in den Genuss von schlankeren Prozessen, welche die Effizienz der Zusammenarbeit erhöhen. Da sich beispielsweise jede Änderung an Dokumenten nachverfolgen lässt, gewinnt die Information Supply Chain deutlich an Transparenz. Der hohe Automatisierungsgrad der Lösung, wie etwa die automatische Anpassung an die Namenskonventionen für Dokumente, verringert den Anteil manueller Arbeit.

Auch für die Zulieferer wurde es einfacher: „Wenn wir einen neuen Zulieferer beispielsweise aus Chile hinzufügen, kann sich dieser genauso einfach anmelden wie der Zulieferer aus Frankreich – ohne Software installieren zu müssen“, so Christian Strobl aus dem operativen Einkauf Pumpen & Systeme Pegnitz KSB. Durch die Prozess­orientierung des Technical Data Managements sind alle Beteiligten – Auftraggeber wie Lieferanten – jederzeit über anstehende Aufgaben und Abgabefristen unterrichtet. So bleibt stets der Überblick gewahrt. Mit anderen Worten: Ein prozessorientiertes Technical Data Management dient nicht nur der Optimierung der gesamten Wertschöpfungskette, sondern ist auch ein wesentlicher Meilenstein auf dem Weg in die Ära der Smart Factory.

* Andreas Dangl ist Business Unit Executive für Cloud-Services bei Fabasoft in 4020 Linz (Österreich), Tel. (0043 6 64) 60 61 62-2 00

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