Content-Management-Systeme Enterprise Content Management für den Maschinenbau

Autor / Redakteur: Ulrich Kampffmeyer / Claudia Otto

Ungenutzte Möglichkeiten, aber auch spezieller Bedarf – so lässt sich das Verhältnis des Maschinen- und Anlagenbaus zum Enterprise Content Management beschreiben. Zwar hat die Branche teils besondere Anforderungen, aber in vielen Bereichen kann sie von Standardanwendungen profitieren.

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Neben der Suche im Dokumentenbestand, Postkorb und Workflow ist die elektronische Akte die wichtigste ECM-Anwendung auf dem Desktop des Endanwenders. (Bild: Goodnews)
Neben der Suche im Dokumentenbestand, Postkorb und Workflow ist die elektronische Akte die wichtigste ECM-Anwendung auf dem Desktop des Endanwenders. (Bild: Goodnews)

Enterprise Content Management, kurz ECM, ist in der Branche des Maschinen- und Anlagenbaus ein noch erklärungsbedürftiger Begriff. Aus den USA kommend beschreibt er Systeme, die Informationen erfassen, verwalten, bereitstellen, erschließen und archivieren. Im Original heißt es: „Enterprise Content Management is the strategies, methods and tools used to capture, manage, store, preserve, and deliver content and documents related to organizational processes. ECM tools and strategies allow the management of an organization's unstructured information, wherever that information exists.”

Internationales Modell für Enterprise Content Management

Dieses Modell wurde von der AIIM international, dem internationalen Dachverband für Dokumentenmanagement geschaffen. Es ist zugleich die Grundlage für das ausführliche Schulungs- und Zertifizierungsprogramm der AIIM.

In Deutschland spricht man im Zusammenhang mit ECM landläufig eher von der elektronischen Akte, Vorgangsbearbeitung, Dokumentenmanagementsystemen (DMS) und revisionssicherer Archivierung. Auch die Anbieter im deutschsprachigen Raum orientieren sich trotz anderer Namensgebung für die Funktionalität am Komponentenmodell der AIIM, das seit mehr als zehn Jahren definiert, was solche Lösungen können.

Im kaufmännischen Bereich geht es um Standardanwendungen

Beim Management der Informationen aus den Verwaltungsbereichen eines Unternehmens unterscheidet der Maschinen- und Anlagenbau sich kaum von anderen Industrieunternehmen. Dabei geht es um die klassischen Anwendungsbereiche, wie zum Beispiel die revisionssichere Archivierung. Das heißt die Archivierung kaufmännischer Daten und Dokumente auf Grundlage rechtlicher Vorgaben (siehe Kasten).

Ergänzendes zum Thema
Aufbewahrung von Dokumenten: Was das Gesetz vorschreibt
  • Das Handelsgesetzbuch schreibt vor, dass die ordnungsgemäße Buchführung, alle Daten und Dokumente, die die Geschäftstätigkeit dokumentieren, über bestimmte Zeiträume aufbewahren muss.
  • Das Steuerrecht hat über die Regeln des Handelsgesetzbuches hinaus seit 2001 spezielle Regeln für digitale Unterlagen festgelegt (die „Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen“ kurz GDPdU).
  • Das Zivilrecht beinhaltet eine Vielzahl branchenspezifischer Auflagen (Stichwort: Patente, Gewährleistung, Produkthaftungsgesetz, Verbraucherschutzgesetz).

Ein Archiv nur für den Steuer- und den Wirtschaftsprüfer allein ist jedoch unwirtschaftlich. Es gilt, die Lösung auch für die Unterstützung von Prozessen und zur Erschließung von Wissen bereitzustellen.

Ein weiterer Anwendungsfall ist die automatisierte Rechnungsverarbeitung. Damit ist man im Bereich „benachbarter“ Anwendungen wie dem Rechnungseingang und -ausgang angelangt. Dort geht es darum, Rechnungsdokumente zu scannen oder aus dem elektronischen Rechnungseingang per E-Mail herauszufiltern, zu analysieren, mit den Stamm- und Bewegungsdaten der Finanzbuchhaltung abzugleichen und möglichst automatisch zu verarbeiten.

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