Inventory Management: Inventarsoftware schafft Transparenz im Betriebsvermögen

18.11.2016

Mit Hilfe einer Inventarsoftware erhalten Unternehmen und Kommunen die notwendige Transparenz für ihre Inventarverwaltung, um Einsparpotenziale zu identifizieren und somit das meist knappe Budget effizient einzusetzen. Die Software bearbeite das Inventarverzeichnis

Kein Unternehmen kann es sich heute leisten, Einsparpotenziale brach liegen zu lassen. Dementsprechend präzise muss die Inventarisierung vorgenommen werden, damit jederzeit ein aktueller Überblick über das vorhandene Inventar, dessen Wert und etwaige Reparaturen oder Neuanschaffungen vorliegt. Das Inventory Management ist jedoch nicht mit dem Anbringen und Ablesen von Barcodes getan. Mit einer Inventarsoftware (http://www.Inventarsoftware.de) lassen sich die Vermögensgegenstände schnell und komfortabel verwalten. Doch derartige Softwarelösungen gibt es viele. Was müssen sie also können, damit die nächste Betriebsprüfung nicht zur Stolperfalle wird?

Jedes Unternehmen muss ein Inventarverzeichnis erstellen, so sehen es die gesetzlichen Vorschriften vor. Doch wer hat schon einen genauen Überblick über sämtliche Computer, Monitore, Telefone, Schränke, Tische oder Stühle, die ein Unternehmen über die Jahre anschafft? Ganz zu schweigen davon, wann das Inventargut angeschafft wurde, wie teuer der Kauf war oder wo genau es sich eigentlich befindet. Für eine schnelle Inventarisierung setzen viele Unternehmen Barcodes ein, die auf jedes einzelne Möbelstück aufgeklebt werden. IT-Ausstattung wie Computer, Drucker oder Notebooks werden in der Regel über die Seriennummer inventarisiert. Dennoch werden einzelne Merkmale des Inventars immer noch manuell erfasst. Das birgt jedoch ein erhebliches Fehlerrisiko.

Darüber hinaus muss das vorhandene Inventar nicht nur für eine etwaige Betriebsprüfung dokumentiert werden. Garantiefristen und Wartungstermine spielen im Inventory Management ebenso eine Rolle. Mit einem ausführlichen Inventarverzeichnis lassen sich zudem die Kosten für Ersatzbeschaffungen genauer kalkulieren, denn das Unternehmen weiß zu jeder Zeit, in welchem Zustand die Vermögensgegenstände sind. So werden Finanzmittel zielgenauer eingesetzt anstatt zum Beispiel ein Budget für die Anschaffung von 50 neuen Bürostühlen zu taxieren, obwohl nur zehn benötigt werden. Um derartige Fehlinvestitionen zu vermeiden, setzen Unternehmen spezielle Inventarsoftware ein. Das Angebot ist jedoch groß, entsprechend unterschiedliche Funktionen bieten die einzelnen Softwarelösungen. Worauf kommt es also an? 

Anschaffung, Standort, Kostenstelle, Kategorie
Grundsätzlich benötigen Inventory Manager Informationen über den Anschaffungszeitpunkt und den Aufbewahrungsort von Einrichtungsgegenständen und Mobiliar. Außerdem sollte sich das Inventar zu einer bestimmten Kostenstelle, Gruppe oder Kategorie zuordnen lassen. Für jeden einzelnen Vermögensgegenstand sollte die Software eine Historie anlegen, um zum Beispiel schnell erkennen zu können, wann Reparaturen durchgeführt wurden. Hierzu ist es zudem wichtig, dass die Lösung auch Garantiezeiten berücksichtigt. So eignet sich die Inventarsoftware auch als rechtssicherer Inventar- und Versicherungsnachweis.

Für große Unternehmen ist es besonders wichtig, dass die Software mandantenfähig ist, also parallel zum Beispiel von mehreren Inventory Managern genutzt werden kann, ohne dass der eine die Daten des anderen einsehen kann. Internationale Konzerne benötigen darüber hinaus eine mehrsprachige Software. „Angesichts solcher Anforderungen dürfte schnell klar sein, dass das Anbringen eines Inventaretiketts keineswegs ausreicht“, erklärt Ulrich Hoppe, Consultant der Hoppe Unternehmensberatung. Er hat zusammen mit seinem Team die Inventarsoftware entwickelt, die insbesondere kleinen und mittleren Unternehmen (KMU) sowie Kommunen einen schnell und komfortablen Überblick über ihre Vermögensgegenstände bietet.

So funktioniert die Erstdatenerfassung der Inventargüter
Zunächst erfasst die Inventarsoftware sämtliche Räume und erstellt einen Raumplan mit einem Grundriss von jedem einzelnen Raum. Dank vordefinierter Eingabefelder für Ort, Gruppe und Kategorie wird die Erstdatenerfassung wesentlich vereinfacht. Die Darstellung in der Software ist dabei an der Baumstruktur des Windows Explorers angelehnt. Die Struktur unterteilt sich in bis zu vier hierarchisch geordnete Ebenen nach Kategorie, Kostenstelle und Ort. Zu jedem Inventar können Dateianhänge wie etwa Bilder, Bedienungsanleitungen, Handbücher oder Rechnungen hinzugefügt werden. Im Inventar-Check können die Daten des Inventarplaners zusammengefasst und in Säulen- oder Kuchendiagrammen grafisch dargestellt werden.

Für die einfache Erfassung von Barcodes hat Hoppe eine App für iOS und Android entwickelt. Zu jedem Inventargut erfasst die App ein Bild, einen Film oder eine Sprachaufnahme. „Optional können sogar Geo-Daten für jeden Datensatz gespeichert werden“, ergänzt Ulrich Hoppe. Für jede Inventargruppe können darüber hinaus selbst definierte Auswahllisten erstellt werden. Auch die Sortierung, Filterung und die Suche nach Inventargegenständen erleichtert jedem Inventory Manager die tägliche Arbeit. Die via App erfassten Daten können als CSV-Datei per E-Mail  oder DropBox verschickt werden. Die Inventarsoftware verfügt hierzu über eine umfangreiche Im- und Exportfunktion für Excel-, CSV- oder Access-Dateien.

Hoppe hat zudem viel Wert auf die Verwendung der Software in Kommunen gelegt, in denen die Kämmerer mit einem doppischen Haushalts- und Rechnungswesen (Doppik) arbeiten. So entspricht die Inventarsoftware den Empfehlungen zur Führung von Bestandsverzeichnissen über das Sachanlagevermögen der kommunalen Gemeinschaftsstelle für Verwaltungsvereinfachung. Für die ergänzenden Prüfungen und Wartungen finden Sie hierzu die Software http://www.Wartungsplaner.de

 

Scannerlösung statt aufwendiger Inventarisierung
Um den Inventurprozess zu beschleunigen und manuelle Fehler zu reduzieren, kann die Inventarsoftware zusammen mit einem Barcodescanner verwendet werden. „Das ist insbesondere bei der Erstinventur hilfreich oder wenn ein Unternehmen oder eine Kommune dazu verpflichtet ist, eine Anlageninventur durchzuführen“, erklärt Ulrich Hoppe. Die Inventarsoftware zeigt den aktuellen Ist-Bestand der Inventargüter auf und vergleicht ihn mit dem Soll-Bestand. Aus den in den Daten vorhandenen Differenzen kann der Ist-Bestand schnell aktualisiert werden. Anstelle der zeitintensiven Inventarisierung tritt eine Barcodescannerlösung, mit der der tatsächliche Bestand der Inventargegenstände leicht und bequem erfasst werden kann.

Mit Hilfe einer Inventarsoftware erhalten Unternehmen und Kommunen die notwendige Transparenz für ihre Inventarverwaltung, um Einsparpotenziale zu identifizieren und somit das meist knappe Budget effizient einzusetzen. Die Software hält das Inventarverzeichnis bequem auf den aktuellen Stand, so dass der nächsten Betriebsprüfung gelassen entgegen gesehen werden kann. Außerdem dienen die umfangreichen Daten als rechtssicherer Inventar- und Versicherungsnachweis. Werden zusätzlich integrierte Lösungen für das Scannen von Barcodes verwendet, reduziert sich der Aufwand für die Inventarisierung erheblich. Die Mitarbeiter können sich den wirklich wichtigen Aufgaben widmen, denn mit der richtigen Inventarsoftware haben sie sämtliche Vermögensgegenstände stets im Blick.

Kostenlose Demo CD und weitere Informationen: http://www.Inventarsoftware.de