Inventarsoftware führt das Inventarverzeichnis im Unternehmen

18.05.2017

Inventar Management: Mit der Inventarverwaltung und der mobilen Inventar APP wird die Datenerfassung zum Kinderspiel

Die gesetzlichen Vorschriften sehen vor, dass jedes Unternehmen ein Inventarverzeichnis erstellen muss, um einen genauen Überblick über sämtliche Computer, Monitore, Drucker, Tische oder Stühle zu erhalten. Doch wann wurde das Inventargut angeschafft, wie teuer war der Kauf und wo befinden sich eigentlich die einzelnen Elemente? Um kein Einsparpotential zu verschenken, sollte die Inventarisierung von den Unternehmen entsprechend präzise vorgenommen werden. Mit der Inventarsoftware der Hoppe Unternehmensberatung lassen sich die Vermögensgegenstände übersichtlich und komfortabel verwalten – und das geht jetzt mit einer speziell entwickelten App noch schneller. http://www.Inventarsoftware.de

Das Erfassen aller vorhandenen Bestände stellt für Unternehmen immer wieder aufs Neue eine besondere Herausforderung dar. In der Regel werden Barcodes eingesetzt, die auf jedes einzelne Möbelstück aufgeklebt werden; die IT-Ausstattung wie Computer, Drucker oder Notebooks werden über die Seriennummer inventarisiert. Doch das alleinige Ablesen der Barcodes bzw. Seriennummern dokumentiert weder die Garantiefristen noch die nächsten Wartungstermine. Ein ausführlicheres Inventarverzeichnis sorgt hingegen dafür, dass die Kosten für Ersatzbeschaffungen genauer zu kalkulieren sind, denn das Unternehmen weiß zu jeder Zeit, in welchem Zustand die Vermögensgegenstände sind. Fehlinvestitionen können so ebenso vermieden werden wie fehlerhaft verbuchte Gegenstände bei der nächsten Betriebsprüfung.

 

InventarsoftwareMit Hilfe einer Inventarsoftware erhalten Unternehmen und Kommunen die notwendige Transparenz für ihre Inventarverwaltung, um Einsparpotenziale zu identifizieren und somit das meist knappe Budget effizient einzusetzen. Um das Inventory Management maximal zu erleichtern, bietet die Hoppe Unternehmensberatung ihre speziell entwickelte Inventarsoftware nun auch als APP für mobile Endgeräte an.  Sie ist sowohl für Android als auch für das iPhone verfügbar und macht die Erfassung von Barcodes und die Dokumentation der Bestände noch einfacher. Ein besonderer Clou für Nutzer von iPhones ist eine Spezialhülle, die neben Barcodes auch RFID-Chips lesen kann. Mussten die Codes bisher über die Kamera gelesen werden, befindet sich die Leseeinheit nun oben in der Hülle, was den ganzen Prozess sowohl beschleunigt als auch vereinfacht. Die App verschafft vor allem kleinen und mittelständischen Unternehmen sowie Kommunen einen schnellen und komfortablen Überblick über ihre Vermögensgegenstände. Zu jedem Inventargut erfasst die App ein Bild, einen Film oder eine Sprachaufnahme. Die Mediadateien werden anschließend unter sprechenden Dateinamen in zugewiesenen Ordnern abgespeichert, was ein späteres Wiederfinden erleichtert. „Optional können sogar Geo-Daten für jeden Datensatz gespeichert werden“, erklärt Ulrich Hoppe, Consultant der Hoppe Unternehmensberatung. Es besteht die Möglichkeit, die via App erfassten Daten als CSV-Datei per E-Mail oder DropBox zu verschicken. Die Inventarsoftware verfügt hierzu über eine umfangreiche Im- und Exportfunktion für Excel-, CSV- oder Access-Dateien. Alternativ können die Daten auch über iTunes synchronisiert werden.

Testversion unter: http://www.Hoppe-Net.de/Inventarverwaltung.htm

Hauptmaske der Inventarverwaltung

So funktioniert die Inventarsoftware

Die Darstellung in der Software selbst ist an die Baumstruktur des Windows Explorers angelehnt. Um Informationen über den Anschaffungszeitpunkt und den Aufbewahrungsort von Einrichtungsgegenständen und Mobiliar zu erhalten, wird das Inventar einer bestimmten Kostenstelle, Gruppe oder Kategorie zugeordnet.

Dank vordefinierter Eingabefelder im Programm für Ort, Gruppe und Kategorie wird die Erstdatenerfassung wesentlich vereinfacht. Zu jedem Inventar können Dateianhänge wie etwa Bilder, Bedienungsanleitungen, Handbücher oder Rechnungen hinzugefügt werden. Die Software legt dann eine Historie an, um zum Beispiel schnell erkennen zu können, wann Reparaturen durchgeführt oder ob Garantiezeiten berücksichtigt wurden. Auf diese Weise eignet sich die Inventarsoftware auch als rechtssicherer Inventar- und Versicherungsnachweis.

 

Hoppe hat zudem bedacht, dass internationale Konzerne eine mehrsprachige Software benötigen. Auch muss sie besonders für große Firmen mandantenfähig sein. Das bedeutet, dass das Programm parallel zum Beispiel von mehreren Inventory Managern genutzt werden kann, ohne dass der eine die Daten des anderen einsehen kann. „Angesichts solcher Anforderungen dürfte schnell klar sein, dass das Anbringen eines Inventaretiketts keineswegs ausreicht“, stellt Ulrich Hoppe fest.

 

Manuelle Fehler werden durch die App reduziert

Die Inventarsoftware kann zusammen mit einem Barcodescanner verwendet werden. So wird der Prozess beschleunigt und die manuellen Fehler um ein Vielfaches reduziert. „Das ist insbesondere bei der Erstinventur hilfreich oder wenn ein Unternehmen oder eine Kommune dazu verpflichtet ist, eine Anlageninventur durchzuführen“, erklärt Ulrich Hoppe. Der aktuelle Ist-Bestand der Güter wird durch die Software mit dem Soll-Bestand verglichen. Differenzen werden auf diese Weise schnell transparent und der Ist-Bestand kann ohne großen Aufwand aktualisiert werden. Das Inventarverzeichnis wird dadurch stets auf dem neuesten Stand gehalten.

Kommunen und Unternehmen erhalten dank der Inventar APP die notwendige Transparenz für ihre Inventarverwaltung, identifizieren Einsparpotentiale, sparen Zeit und verhindern, dass die nächste Betriebsprüfung zur Stolperfalle wird. So wird die Inventur zum Kinderspiel.

Kostenlose Demo CD und weitere Informationen: http://www.Inventarsoftware.de