Unified communications Jederzeit erreichbar unter einer einzigen Telefonnummer

Autor / Redakteur: Stefan Gneiting / Peter Steinmüller

Mangelnde Erreichbarkeit und umständliche Kommunikationsabläufe verschwenden Zeit und verursachen hohe versteckte Kosten in den Unternehmen. Unified Communications, die Zusammenführung von Sprach- und Datenkommunikation, schafft Abhilfe.

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Warten gehört offenbar zum Arbeitsalltag wie das Beantworten von E-Mails. Laut einer Untersuchung des kanadischen Marktforschungsunternehmens Insignia Research im Auftrag von Siemens Enterprise Communications summiert sich die Wartezeit auf dringend benötigte Informationen auf 5,3 Stunden pro Woche und Mitarbeiter. 6000 Euro kostet das nach Berechnungen der Analysten das Unternehmen pro Jahr und Mitarbeiter.

Einen Ausweg aus der Kommunikationsfalle weist Unified Communications (UC): Hinter dem Begriff verbirgt sich eine meist modular erweiterbare Plattform, die die unterschiedlichen Kommunikationskanäle eines Unternehmens bündelt und mit Anwendungsprogrammen verknüpft. Sie ermöglicht die ortsunabhängige Erreichbarkeit unter einer Rufnummer, ein gemeinsames Nachrichtenkonto für E-Mails, Faxe und Sprachnachrichten, Web- und Audiokonferenzfunktionen, Präsenzinformationen und die Integration der Kommunikation in Büroanwendungen und Geschäftsprozesse.

Trennung von Sprache und Daten im Netz wird überflüssig

Technisch basiert ein Unified-Communications-System auf der Übertragung von Sprache und Daten über eine gemeinsame IT-Infrastruktur. Die Einführung von Voice over Internet Protocol (VoIP) ist daher Voraussetzung für Unified Communications. Bei VoIP wird die Sprache digitalisiert und die Daten werden anschließend, in Pakete aufgeteilt, über das Unternehmensnetzwerk oder das Internet transportiert.

Weil der Transport von Sprache und Daten in einem gemeinsamen Netz die bisher separate Telekommunikationsinfrastruktur überflüssig macht, reduziert sich der Wartungsaufwand und trägt zur Amortisierung der Investition bei. Auch die Integration von Niederlassungen und Heimbüros in die Kommunikationslandschaft des Unternehmens vereinfacht sich, weil dafür das Internet genutzt wird.

Zusätzlicher Vorteil einer VoIP-Lösung: Egal wo sich der Mitarbeiter aufhält — im Büro, im Home Office, auf dem Unternehmensgelände oder auch unterwegs am Mobiltelefon — er ist immer unter ein und derselben Telefonnummer erreichbar. Umgekehrt wird nach außen unabhängig vom verwendeten Anschluss immer nur eine einzige Rufnummer angezeigt.

VoIP-Einführung ist Voraussetzung für Unified-Communications-System

Erst nach der Einführung von VoIP kann sich das Unternehmen an die weitere Bündelung der Kommunikationskanäle machen. Dafür identifizieren Geschäftsführung, ITK-Verantwortliche sowie die Fachabteilungen im ersten Schritt die besonders kommunikationsintensiven Prozesse im Unternehmen. Anschließend analysieren sie die Schwachstellen dieser Prozesse, formulieren die Verbesserungen und leiten daraus die Umsetzungsstrategie ab.

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