Änderungsmanagement in der Produktentwicklung Keine Angst vor dem Änderungsprozess

Autor / Redakteur: Stefanie Michel / Stefanie Michel

Lieber keine Änderungen durchführen – der Prozess ist zu aufwendig! Diese Aussage spiegelt die Angst vor der großen Aufgabe wider, doch das muss nicht sein. Eine VDMA-Veranstaltung zeigte, was beim Änderungsprozess zu beachten ist, um ihn erfolgreich durchzuführen.

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Eine Änderung steht an – und häufig beginnt damit die Suche nach Unterlagen. Ein digitaler Prozess mit automatischer Dokumentation kann das Änderungsmanagement vereinfachen.
Eine Änderung steht an – und häufig beginnt damit die Suche nach Unterlagen. Ein digitaler Prozess mit automatischer Dokumentation kann das Änderungsmanagement vereinfachen.
(Bild: © Cybrain - Fotolia.com)

Änderungsmanagement: das ist ein Begriff, der bei allen Beteiligten wenig Freude aufkommen lässt. Ein lästiges Übel, das Zeit frisst, mit der Suche nach Unterlagen verbunden ist – einfach unbeliebt ist. Vielleicht hat sich auch gerade deshalb die 41. Sitzung des Anbieter-/Anwenderdialogs „Product Engineering“ des VDMA dieser Thematik angenommen. Ulrich Frech, Productmanager bei Contact Software, summiert die Problematik in einem Zitat von Jörg Brandl von Mann + Hummel auf: „Wer Produktänderungen beherrscht, beherrscht den wichtigsten Prozess im Product Lifecycle.“

In jeder Phase der Wertschöpfung – egal ob das die Verfahrens- und Anlagenentwicklung, die Produkt- und Produktionsentwicklung oder After Sales ist – finden potenziell Änderungen statt. Das kann aufgrund von Fehlern oder wegen Neuerungen nötig sein. Und selbst wenn die (intelligenten) Produkte auf dem Markt sind, können ihre Nutzungsdaten zu Produktverbesserungen herangezogen werden.

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Probleme beim Änderungsprozess

Das heißt, es muss ein Änderungsprozess in Gang gesetzt werden, der sich aus folgenden Teilprozessen zusammensetzt:

  • Änderungsgrund identifizieren (Engineering Change Request, ECR),
  • Änderungsantrag spezifizieren,
  • Änderungsantrag in den Abteilungen bewerten,
  • Bewertungen zusammenführen und Entscheidungen dokumentieren,
  • Änderungsalternativen bewerten und Festlegen von Meilensteinen,
  • Änderung freigeben,
  • Änderung durchführen (Engineering Change Order, ECO),
  • Änderung dokumentieren und kommunizieren (Engineering Change Notification, ECN).

Doch wo liegt das Problem? In der Regel läuft das heute oft noch sehr händisch ab und die benötigten Dokumente liegen als Papier vor. Außerdem betrifft die Änderung nicht nur das Produkt, sondern auch die Fertigung, die Logistik oder andere Standorte. Zudem wird in diesem Prozess meist die technische Dokumentation vergessen, die selbst kaum etwas von den Änderungen mitbekommt. „Die Softwaresysteme sprechen nicht miteinander“, erklärt Peter Lahner, Vertriebsleiter bei Kothes!, einem Dienstleister für Technische Dokumentation. Und somit wird die technische Dokumentation oft erst dann geschrieben, wenn das veränderte Produkt bereits auf dem Markt ist. All das muss man berücksichtigen und die entsprechenden Beteiligten einzubinden.

Der Änderungsprozess muss einfacher werden

Daher stehen wichtige Forderung im Raum, die Stefan Kühner von Procad klar definiert: Der Änderungsprozess muss einfacher werden, jeder Beteiligte muss mitreden können und eine automatische Dokumentation muss den Prozess begleiten. Nur dann kann der Prozess möglichst „geräuschlos“, also mit wenig Aufwand und fehlerlos ablaufen. Auch Ulrich Frech fordert sichere und standardisierte Prozesse sowie ein transparentes System, das für Prozessfluss, Nachweisfähigkeit und Compliance sorgt. Dies alles soll natürlich für einen schnelleren Ablauf als beim Papierumlauf sorgen.

Soll eine Änderung vorgenommen werden, müssen nicht nur Dokumente aktualisiert und Prozesse angepasst werden. Für die Fertigung bedeutet das beispielsweise auch eine neue NC-Programmierung und neue Arbeitsanweisungen. Handelt es sich um sensible Daten und Produkte, dann muss ein Austausch von vertraulichen Unterlagen mit Zulassungsbehörden möglich sein.

Software macht den Prozess transparenter

Um die Aufgaben eines Änderungsprozesses zu bewältigen, empfiehlt Kühner die Nutzung eines Dokumentenmanagementsystems: Dort sind alle Unterlagen in einer Aufgabenakte zusammengefasst, es lässt sich nachvollziehen, wer wann was und warum gemacht hat, und die Dokumentation läuft fast automatisch. So entsteht eine komplette Änderungsakte, in der Stellungnahmen, M-CAD-und E-CAD-Modelle, NC-Programme, Arbeitsanweisungen, Zeichnungen sowie Dokumente zusammengefasst sind. Alle am Prozess beteiligten Personen haben darauf Zugriff.

Contact Software liefert Workflow-Vorlagen und sogenannte „EC-Vorlagen“ für einen solchen Änderungsprozess, die die Aufgaben und Dokumente transparent machen. Dennoch macht Frech klar, dass es noch weitere Änderungsprozesse im Unternehmen gibt – man denke nur an Materialfreigaben oder Logistikänderungen. Dafür plant das Unternehmen ein „Enterprise Change Cockpit“, das demnächst bereitgestellt werden: soll.

Gerade im Hinblick auf die Digitalisierung gibt es also Möglichkeiten, einen Änderungsprozess übersichtlicher, transparenter und zeitsparender durchzuführen. Trotzdem warnt Meinolf Gröpper vom Fachverband Informatik im VDMA, dass nicht jede Änderung sein muss. Jeder sollte beim Änderungsmanagement berücksichtigen, ob das Produkt überhaupt ins Portfolio passt und ob es der Markt tatsächlich will. Entschließt man sich schließlich für die Änderungen, dann müssen sie auch entsprechend dokumentiert werden. MM

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