Versandsoftware Präzisionstechnik sicher verschickt

Der Messgeräte-Hersteller Testo verschickt von Lenzkirch im Hochschwarzwald aus etwa 100.000 Pakete im Jahr rund um den Globus. Bei der Versandabwicklung kommen die Lösungen „Parcel“, „Expowin“ und „Atlas-Ausfuhr“ von BEO zum Einsatz. BEO hat auch die versandrelevanten Aspekte bei der Umstellung des ERP-Systems auf SAP begleitet.

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Ob bei der Lagerung von Medikamenten oder der Qualitätssicherung von Lebensmitteln: Wo es auf Präzision ankommt, sind Lösungen von Testo im Einsatz. Das 1957 gegründete Unternehmen ist heute Weltmarktführer im Bereich portabler Messtechnik. In Zahlen ausgedrückt bedeutet das: Testo betreibt drei Standorte in Deutschland, 30 Tochterunternehmen in 23 Ländern und 80 Vertriebsniederlassungen auf allen Kontinenten. Rund 650.000 Kunden weltweit wollen zuverlässig und schnell mit den Messgeräten aus der Schwarzwälder Produktion versorgt werden. Um Ausfuhranmeldungen und statistische Meldungen effizienter durchzuführen und Zeitersparnisse beim Export zu erzielen, führte Testo die BEO-Software „Expowin“ ein. Die Lösung erfasst die für die Sendungsabwicklung erforderlichen Daten automatisiert und wickelt Ausfuhren zentral über eine Plattform ab.

SAP-kompatibel

„Die Software deckt unsere Anforderungen optimal ab – und das schon seit vielen Jahren“, erklärt Manfred Huchler, Leiter Logistik bei Testo. „Im Tagesgeschäft macht sich vor allem die Flexibilität des Systems bezahlt. Durch den modularen Aufbau haben wir die Möglichkeit, den Leistungsumfang exakt unseren Bedürfnissen anzupassen.“ Das ist bereits mehrfach geschehen: Der Messtechnik-Spezialist hat seine Zusammenarbeit mit BEO sukzessive ausgebaut und „Expowin“ um das zugehörige Versandmodul „Parcel“ und das Zollmodul „Atlas-Ausfuhr“ erweitert. „Mittlerweile führen wir alle Prozessschritte der Versand- und Zollabwicklung automatisiert durch“, so Huchler. „Dieses Vorgehen implementieren wir aktuell auch bei einigen unserer Tochterunternehmen und werden dabei durch BEO als Softwarepartner unterstützt.“

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Die Flexibilität der Software bewies sich auch, als Testo sein ERP-System umstellte. „Mit SAP setzen wir jetzt in allen Niederlassungen weltweit ein einheitliches System ein. Aufgrund der eingespielten Prozesse bei der Versandabwicklung und der guten Erfahrungen mit der BEO-Software haben wir entschieden, sie zusätzlich zu SAP weiter zu nutzen“, erläutert der Logistikleiter. Dabei legte Testo Wert darauf, dass die gewohnten Abläufe für die Mitarbeiter am Packplatz unverändert bleiben. Diese Anforderung erfüllt die Software: „Expowin“ ist SAP-zertifiziert und lässt sich komfortabel an das ERP-System anbinden.

Umfassende Lösung

Testo nutzt die BEO-Lösung heute für den gesamten nationalen, EU-weiten und internationalen Versand, der zentral in Lenzkirch abgewickelt wird. Dazu hat das Unternehmen insgesamt acht Arbeitsplätze im Hauptwerk und zwei weitere in Tochterunternehmen mit „Parcel“ und „Expowin“ ausgestattet. „Seit der Gründung 1957 ist Testo jedes Jahr durchschnittlich um mehr als 10 % gewachsen“, erklärt Manfred Huchler. „Trotzdem ist die Zahl unserer Mitarbeiter im Versand seit Jahren fast gleich, denn auch ein steigendes Versandaufkommen bewältigt die Software problemlos. Gleichzeitig werden unsere Mitarbeiter entlastet.“ Voraussetzung dafür ist ein kontinuierlicher Datenaustausch mit SAP.

„Expowin“ übernimmt die Lieferscheindaten aus dem ERP-System und erstellt auf deren Basis das Versandlabel entsprechend den Vorgaben des beauftragten Frachtführers. Eine angeschlossene Waage bestimmt das Bruttogewicht der Packstücke. Fehler sind dank der automatisierten Datenweitergabe praktisch ausgeschlossen. Direkt nach dem Scannen der Lieferscheinnummer veranlasst BEO-„Parcel“ den Druck des Lieferscheins aus SAP. Das Gleiche kann auch für den Druck von Rechnungen aus SAP erreicht werden. Darüber hinaus erfolgt mit jedem Labeldruck ein Eintrag in die Ladeliste, die alle Packstücke einer Sendung erfasst. Teil der Gesamtlösung von BEO ist außerdem eine Funktion zum Tracking und Tracing, mit der die Pakete bis zur Auslieferung lückenlos nachverfolgbar sind.

Alle Exportdaten im Blick

Der durchgehende Informationsfluss erhöht auch bei der Vorbereitung von Auslandssendungen die Effizienz: Daten, die beim Versand erzeugt werden, nutzt Testo zusätzlich für die Export- abwicklung. Das spart Zeit, weil beispielsweise der Frachtführer, der Warenempfänger, die Incoterms und gegebenenfalls auch das Gewicht der Packstücke nicht mehr separat erfasst werden müssen. Die Software erstellt automatisch die benötigten Exportdokumente. Dazu zählen das Ursprungszeugnis, die Warenverkehrsbescheinigung und bei Bedarf auch die Zollrechnung. Einen weiteren Mehrwert stellt das Modul „Ausfuhr/Verbringung“ dar: Es kann die Ausfuhrnachweise und Gelangensbestätigungen für Sendungen ins Ausland dokumentieren. Mit diesen Nachweisen belegt Testo, dass Waren tatsächlich ausgeführt wurden beziehungsweise an der richtigen Adresse angekommen sind. Der Messgerätehersteller ist dann von der Umsatzsteuer befreit. Fehlt für eine Sendung die Gelangensbestätigung, generiert die Software automatisch eine Vorlage für ein Mahnschreiben an den Warenempfänger oder den Spediteur. Zusätzlich sind Sendungen an Empfänger innerhalb der EU einmal im Monat an das Statistische Bundesamt zu melden. Diese Intrastat-Meldung übermittelt Testo ebenfalls mithilfe der BEO-Software. ■

* Clemens Sexauer ist Geschäftsführer der BEO GmbH in 79346 Endingen, Tel. (0 76 42) 9 00-30, beo@ beo-software.de

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