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E-Procurement

Produzenten senken Beschaffungskosten

| Autor/ Redakteur: Michael Freienstein / Bernd Maienschein

Das Beispiel eines global operierenden Verpackungsherstellers zeigt, wie sich durch eine Optimierung der Einkaufs- und Logistikprozesse bei tendenziell steigenden Logistikkosten die Beschaffungskosten dennoch senken lassen. Über optimale Lieferprozesse hinaus bietet der Einkaufsdienstleister HPI weitere Unterstützung.

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4HPL agiert als unabhängiger Generalunternehmer am Markt und ermittelt so den jeweils besten Anbieter.
4HPL agiert als unabhängiger Generalunternehmer am Markt und ermittelt so den jeweils besten Anbieter.
( Archiv: Vogel Business Media )

Steigende Beschaffungs- und Logistikkosten bei einem immer engeren Absatzmarkt – mit dieser Zangenbewegung sehen sich viele Unternehmen konfrontiert und legen deshalb verstärktes Augenmerk auf den Einkauf. Dabei lohnt sich ein umfassendes Beschaffungsmanagement vor allem dann, wenn auch die damit verknüpften Lieferprozesse mit einbezogen werden. Dafür greifen mittelständische wie global operierende Firmen zunehmend auf das Know-how externer Dienstleister zurück.

Beschaffung ist längst zu einem komplexen Prozess geworden, bei dem Global Sourcing, Just in time und auch strategische Überlegungen eine Rolle spielen. Um hier Spielräume für Kostensenkungen aufzuspüren und diese ohne Einbußen an anderer Stelle – etwa der Liefertreue – zu realisieren, ist ein hohes Maß an fachlicher und branchenspezifischer Expertise notwendig.

In den Einkaufsabteilungen vieler Hersteller fehlen für entsprechende Marktanalysen jedoch schlicht die Kapazitäten. Denn erstens müssen die Einkäufer vom Bleistift bis zur Hightech-Maschine alles besorgen. Zweitens lohnt nicht jede mögliche Einsparung den personellen Aufwand, den sie für ein einzelnes Unternehmen verursacht. Aus diesen Gründen setzen gerade – aber nicht nur – mittelständische Unternehmen zunehmend auch in der Beschaffung auf externe Unterstützung bei einzelnen Einkäufen oder gar auf das Auslagern ganzer Beschaffungsprozesse.

Externe Dienstleister bieten Skaleneffekte an

Externe Beschaffungsdienstleister bieten schon deshalb Vorteile, weil sie in der Regel für mehrere Unternehmen arbeiten. Auf diese Weise können sie Skaleneffekte leicht ausspielen: Die Masse macht’s. Wer ein großes Einkaufsvolumen bearbeitet, verfügt über Marktmacht und kann bessere Preise aushandeln. So betreut der führende unabhängige Einkaufsdienstleister in Europa, HPI mit Sitz in Sulzbach bei Frankfurt, ein Volumen von knapp 5 Mrd. Euro – die gebündelte Macht von 200 Kunden. Für diese beschafft HPI Rohstoffe, Chemikalien und Energie, übernimmt das Sourcing bei Logistik und Entsorgung, kauft neben C-Materialien auch vielfach Verpackungen unterschiedlichster Kategorien ein. Dafür analysieren Dienstleister wie HPI systematisch die relevanten Märkte und wickeln gegebenenfalls das Sourcing im vollen Umfang ab. Darüber hinaus berät HPI die Unternehmen bei der Optimierung ihrer Lieferprozesse.

Logistikkosten betragen je nach Branche zwischen 5 und 20% des Unternehmensumsatzes – Tendenz weiter steigend. Durch eine Optimierung der Einkaufs- und Logistikprozesse lassen sich die Beschaffungskosten auch unter diesen Umständen senken, wie das Beispiel eines global operierenden Verpackungsherstellers mit Milliardenumsatz zeigt. Dessen zahlreiche europäische Standorte verfügten weder über einheitliche IT-Systeme noch über gemeinsame Einkaufsstrukturen. Zunächst analysierten die Logistikexperten von HPI die Ist-Situation. Neben dem Verständnis der logistischen Anforderungen ging es hierbei um eine Voranalyse potenzieller Einsparungen als Entscheidungsgrundlage für den zweiten Projektschritt – eine europaweite Transportausschreibung zur Bündelung des Transportvolumens.

Der Potenzialanalyse folgt sie Ausschreibung

Nach Abschluss der Potenzialanalyse startete HPI zusammen mit dem Kunden eine Ausschreibung. Die Auswertung der Angebote erfolgte mit Hilfe eines Frachtkostensimulationsprogramms, das die komplexe Struktur von Frachttarifen verarbeitet und analysiert. Mit Hilfe dieser Anwendung wurden unterschiedliche Frachtkostenszenarien monetär bewertet, um für transparente und nachvollziehbare Entscheidungsprozesse zu sorgen. So konnten trotz steigender Preise in der Logistikbranche insgesamt rund 8% Einsparungen realisiert werden.

Beim gleichen Verpackungsunternehmen bietet HPI über die Optimierung der Lieferprozesse hinaus weitere Unterstützung – der externe Dienstleister fungiert hier zugleich als Einkaufsdienstleister und beschafft sowohl Güter vom Rohstoff über Sekundärverpackungen bis zum Bürobedarf als auch Dienstleistungen rund um Logistik und die Abwicklung von Geschäftsreisen. Ein anderes Unternehmen der europäischen Papierverpackungsindustrie unterstützt HPI regelmäßig bei anfallenden Transport- und Lagerausschreibungen. Um die entsprechenden Systemkosten weiter zu senken, analysiert HPI die Distributionslogistik und Lagerstandorte des Unternehmens.

Dabei greifen die Logistiker ebenfalls auf ihr Frachtkostensimulationsprogramm zurück und bewerten die finanziellen und qualitativen Einflussfaktoren unterschiedlicher Standortkonzepte. Durch Rückgriff auf die Frachtkostendatenbank von HPI und entsprechendes Benchmarking lassen sich auch in diesem Fall signifikante Kosteneinsparungen und damit wettbewerbsfähige Transportkosten erreichen. Ein Erfolg, der klar auf der Verknüpfung von strategischer Einkaufs- und Logistikkompetenz des externen Dienstleisters basiert.

Optimierungspotenzial entlang der gesamten Logistikkette

Zwischenzeitlich hat HPI durch eine Partnerschaft mit dem Schweizer Fourth-Party-Logistics-Anbieter 4PL Central Station mit Sitz in Basel sein Portfolio im Bereich Logistik erweitert. Logistik ist heute einer der Schlüsselfaktoren erfolgreichen Managements und die effiziente Steuerung der gesamten Supply Chain ist entscheidend für den unternehmerischen Erfolg. Unter der Bezeichnung „4HPL“ bietet die Kooperation den Kunden beider Unternehmen eine Optimierung der logistischen Prozesse entlang der gesamten Supply Chain: 4HPL entwirft individuelle Lösungen von der Beschaffung über innerbetriebliche Logistikprozesse bis hin zur Distribution zum Kunden und setzt diese mit umfassendem Logistik-Know-how nachhaltig um.

Die Logistik schafft entscheidende Mehrwerte, welche die Konkurrenzfähigkeit jedes Unternehmens verbessern. Neue Strategien sind gefragt, um die Steuerung der Waren-, Informations- und Geldflüsse weiter zu verbessern. Beschaffung, Fertigung, Distribution und Entsorgung von Produkten lösen unzählige Transport- und Lagerfunktionen aus, sowohl beim Hersteller als auch beim Logistikdienstleister, und der Preiskampf in der Branche wird angesichts knapper Ressourcen noch intensiver. Wer diese Funktionen an entsprechend spezialisierte Unternehmen delegiert und die Dienstleistungen gezielt und mit großen Volumen einkauft, erzielt Kosteneinsparungen und verschafft seinem Unternehmen Wettbewerbsvorteile. Die Kooperation zielt darauf ab, durch den neutralen Einkauf von Logistikdienstleistungen Synergieeffekte innerhalb der Versorgungskette zu nutzen.

Michael Freienstein ist Geschäftsführer der HPI Management GmbH in 65843 Sulzbach (Taunus), Tel. (0 69) 3 05-52 42, E-Mail: michael.freienstein@hpigmbh.com.

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