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Anwenderbericht

So können Sie Ihre Prozesskosten exakt und effizient berechnen

| Autor/ Redakteur: Andrea Bauer / B.A. Sebastian Hofmann

Dem Augenschein nach gleiche Aufträge sind niemals wirklich identisch. Trotzdem greifen zahlreiche Spediteure noch häufig auf längst veraltete Lösungen wie Preislisten und Excel-Kalkulationen zurück, um Angebote zu erstellen. Dank einer speziell auf die Leistungsrechnung angepassten Software lassen sich nun die Aufträge nicht nur schneller bearbeiten, sondern frei gewordene Kapazitäten auch besser einsetzen.

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Spediteuren die Arbeit erleichtern – das will ISL mit seiner neuen Software zur Kalkulation von Prozesskosten.
Spediteuren die Arbeit erleichtern – das will ISL mit seiner neuen Software zur Kalkulation von Prozesskosten.
(Bild: gemeinfrei / CC0)

Nicht nur Jahre, sondern gar Jahrzehnte lang interessierte sich kaum ein EDV-Entwickler für die Kalkulationsprobleme von Speditionen. Allgemein herrscht auch noch heute vielerorts die Meinung, dass einfache Excel-Kalkulationen und veraltete Tarife für die Angebotsberechnung völlig ausreichen. Das Ergebnis dieser Ignoranz zeigt sich darin, dass viele der aktuell existierenden Logistikanbieter hart ums Überleben kämpfen müssen.

Auch STI war von diesen Problemen betroffen. Mit zwölf Standorten in zehn europäischen Ländern verfügt das Unternehmen über ein gewachsenes Netzwerk, das Transportlösungen für jeden Bedarf ermöglichen soll – von temperaturgeführten Komplett- und Teilladungen bis hin zum Sammelguttransport. STI arbeitet gemeinsam mit Partnern in ganz Europa zusammen und kann so den gesamten europäischen Markt abdecken und zugleich auf die lokalen Anforderungen in verschiedenen Ländern eingehen.

Manuelle Prozesse sinnvoll automatisieren

Das Problem, vor dem STI stand: Der Prozess von der Preisfindung bis hin zur Angebotserstellung lief komplett manuell. Zum Einsatz kamen klassische Instrumente wie Preislisten und eigens erstellte Excel-Kalkulationstabellen. Im Jahr 2016 entschied die neue Geschäftsführung allerdings, dass eine passende Softwarelösung die Arbeiten künftig erleichtern solle. Zu den besonderen Anforderungen an die neue Software zählte insbesondere die Standardisierung eines innerdeutschen sowie europäischen Tarifwerks. Das Programm sollte in der Lage sein, jede mögliche Transportkombination zu erkennen und zu kalkulieren sowie den folgenden administrativen Prozess hinsichtlich Angebotserstellung, Genehmigung und Versand vollständig zu automatisieren.

Letztendlich fiel die Wahl auf die Prozesskostenermittlungssoftware SLR (Speditionelle Leistungsrechnung) des Anbieters ISL aus Bad Homburg von der Höhe, die gezielt für die Problematik der branchenspezifischen Prozesskostenermittlung von Logistikern entwickelt wurde. Der Führungsebene von STI war bewusst, dass das Programm die Mitarbeiter bei der Planung und Abwicklung umfangreicher Transportprojekte sowie komplexer Logistikprojekte unterstützen kann. Schnell stellte sich heraus, dass SLR alle geforderten Prämissen in vollem Umfang abdeckte. STI nutzt vor allem die Webkomponente „Tagespreise“. Die Software wirkt hier schnell und effizient im Hintergrund. Der Kunde erhält sein individuelles Angebot noch während des Telefonates per Mail. Eine Begleiterscheinung dieses neuen Verfahrens ist besonders positiv: Die Abschlussquote für die Tagespreise ist signifikant gestiegen.

Effiziente Technik - einfache Anwendung

Grundsätzlich handelt es sich bei dem Programm um eine netzwerkfähige Windows-Software, die alle aktuellen Windows-Betriebssysteme unterstützt und auf einem Microsoft-SQL-Server basiert. Der Hauptspeicher und die Kapazität der Festplatte sind von der Anzahl der Nutzer sowie dem benötigten Datenvolumen abhängig. SLR nutzt die modernen Prozessarchitekturen voll aus. Bei Bedarf kann die Kalkulation parallel und prioritätsgesteuert stattfinden. Großkalkulationen laufen auf Wunsch im Hintergrund.

Bei STI konnten die Mitarbeiter von ISL die Software ohne Austausch von Altsystemen implementieren. Zunächst haben beide Partner Muss-Kriterien abgestimmt, mit deren Hilfe sich das Programm an die Anforderungen des Anwenders anpassen ließ. Daher und aufgrund einer Vorarbeit des Softwareentwicklers verlief die Einführung ohne nennenswerte Problematiken. Kleinere Unstimmigkeiten konnte ISL zudem zeitnah aus dem Weg räumen. Anschließend wurden Projekttermine und Test-Cases vereinbart, die dann in Zusammenarbeit mit ISL evaluiert und implementiert wurden.

Kosten und Effektivität, zwei scheinbar unvereinbare Elemente

Mit Lösungen für die Prozesskostenermittlung bei Speditionen wie SLR lassen sich Kosten und Effektivität von Aufträgen exakt ermitteln. SLR passt sich den unterschiedlichen Anforderungen und Abläufen in den verschiedenen Bereichen individuell an. Durch die Möglichkeit, logistische Prozesse beliebig detailliert zu erfassen und abzubilden, entsteht eine höhere Flexibilität und eine verbesserte Kostenoptimierung.

Die Kalkulationszeit kann frei gewählt werden, sodass auch aufwändige Berechnungen das System nicht belasten. Um den Preis für ein Angebot zu errechnen, zerlegt die Software jede Sendung in Haupt- und Einzelprozesse, welche die Transportstrecke und alle damit verbundenen Leistungen widerspiegeln. Jedem einzelnen Prozess ordnet sie dabei eine frei gestaltbare Formel zu, mit deren Hilfe sich die Kosten für den Prozess berechnen lassen. Je kleiner die einzelnen Abschnitte gewählt werden, desto exakter berechnet das System den Preis. Kosten und Kostentreiber werden für den Spediteur sofort sichtbar.

Dispositionsleiter und Vertriebsmitarbeiter werden durch den Einsatz von SLR im Tagesgeschäft spürbar entlastet. Da das Programm fähig ist, jede nur denkbare Transportkombination zu berechnen, entfallen Preisanfragen. Der Vertrieb muss sich nicht mehr mit den zeitaufwendigen Prozessen der Angebotserstellung, Genehmigung und des Versands beschäftigen, sondern kann diese zu einem späteren Zeitpunkt aktivieren. Eine weitere Stärke des Programms zeigt sich bei der Nachverfolgung von Angeboten. Kalkulationen lassen sich mit unterschiedlichen Status bewerten. Außerdem können Kalkulationen hinsichtlich Angebot und Kunde klassifiziert werden. Das wiederum erlaubt eine gezielte, EDV-gestützte Nachverfolgung.

Software liefert belastbare Prognosen

Auch STI profitiert schließlich von diesen Vorteilen. Seit Einführung der Software hat sich die Diskrepanz zwischen manueller Kostenermittlung und den tatsächlichen Prozesskosten auf ein Minimum reduziert. Das Programm hat daher mit Erfolg den gesamten Kalkulationsprozess bei STI vereinfacht. Jeder Anwender des Programms bei STI konnte in den zurückliegenden anderthalb Jahren seit Einführung mehr als tausend Preiskalkulationen und Angebote erstellen ohne dabei den übrigen Workload zwangsläufig vernachlässigen zu müssen.

* Andrea Bauer ist Journalistin bei Wordfinder in 22869 Schenefeld, (0 40) 8 40 55 92-0, info@wordfinderpr.com

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