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Public Relations

Systematische Pressearbeit steigert den Messeerfolg

24.01.2008 | Autor / Redakteur: Jochem Blasius / Jürgen Schreier

Einfach „da“ sein reicht: Der Messeerfolg wird entscheidend von der Qualität der Messekontakte bestimmt. Ein hervorragender Multiplikator ist in diesem Zusammenhang die Fachpresse. Bilder: Blasius
Einfach „da“ sein reicht: Der Messeerfolg wird entscheidend von der Qualität der Messekontakte bestimmt. Ein hervorragender Multiplikator ist in diesem Zusammenhang die Fachpresse. Bilder: Blasius

Fachmessen sind eine optimale Plattform, um neue Produkte und Dienstleistungen zu präsentieren. Die Qualität der Messekontakte ist dabei entscheidend für den Messeerfolg. Um die Zielgruppen an den eigenen Messestand zu bringen, nutzen immer mehr Unternehmen strategische Pressearbeit. Die PR-Instrumente bieten bei überschaubaren Investitionen eine hohe Informationstiefe und Glaubwürdigkeit.

Für eine erfolgreiche Kommunikation mit den Fachmedien gelten bestimmte Voraussetzungen: Nur professionelle und den gängigen journalistischen Anforderungen entsprechende Beiträge werden veröffentlicht.

Denn gerade vor einer Messe selektieren Journalisten konsequent, da ihnen zu diesem Anlass enorm viel Material angeboten wird. Neben der Textqualität sind auch das exakte Timing und die Planung aller Presseaktivitäten entscheidend für den Erfolg der Fachpressearbeit im Messeumfeld.

Deshalb sollten Industrieunternehmen zunächst drei grundsätzliche Kriterien bei der Planung ihrer Pressearbeit berücksichtigen. Im Unternehmen muss es einen Presseverantwortlichen geben. Das kann ein Pressesprecher, der Marketingleiter oder ein Mitglied der Geschäftsleitung sein.

Ganz wichtig: Der Ansprechpartner sollte die Arbeitsweise von Journalisten kennen, ein Grundverständnis für die Vorgehensweise von Redakteuren mitbringen und sich mündlich und auch schriftlich klar artikulieren können.

Drei entscheidende Kriterien machen Pressearbeit erfolgreich

Ein weiteres wichtiges Kriterium für erfolgreiche Pressearbeit ist Kontinuität. Wer punktuell – im schlechtesten Fall einmal im Jahr – eine Presseinformation herausgibt, sollte sich nicht über mangelnde Abdrucke wundern. In der Dauerhaftigkeit liegt der Erfolg begründet.

Der kontinuierliche Kontakt mit allen relevanten Redakteuren ist darüber hinaus auch dem dritten grundlegenden Erfolgskriterium zuträglich: einer vertrauensvollen Zusammenarbeit zwischen Unternehmen und Redakteuren.

Journalisten sind Mittler zwischen den Unternehmen und deren Zielgruppen. Sie benötigen professionell aufbereitete Informationen, um erfolgreich zu arbeiten. Falsche Informationen fallen negativ auf das eigene Unternehmen zurück.

PR-Aktivitäten vor, während und nach der Messe

In der Pressearbeit gibt es zahlreiche Instrumente. Werden die richtigen ausgewählt und obendrein effizient genutzt, wird der Messeauftritt in der Fachpresse adäquat in Szene gesetzt. Im Hinblick auf Industrie-Fachmessen kann man generell drei Phasen der Fachpressearbeit unterscheiden:

  • die Vorberichterstattung,
  • die PR-Präsenz im unmittelbaren Umfeld der betreffenden Messe und
  • die Nachberichterstattung.

Von entscheidender Bedeutung ist die Vorberichterstattung in der Fachpresse. Nachweislich nutzen Fachleute zur Vorbereitung ihres Messebesuches das Informationsangebot ausgewählter Fachzeitschriften. Die Berichterstattung bietet Firmen daher eine hervorragende Möglichkeit, ihre Zielgruppen auf neue Produkte und Dienstleistungen aufmerksam zu machen.

Vor der Messe den richtigen Zeitpunkt abpassen

Verpasst der Presseverantwortliche den richtigen Zeitpunkt für die Vorberichterstattung, wird es dem Unternehmen schwerfallen, ein so breites Fachpublikum vergleichbar glaubwürdig und informativ zu erreichen. Aus diesem Grund sollte rund drei Monate vor Messebeginn eine ausführliche, klar strukturierte Pressemitteilung mit geeignetem Bildmaterial an alle Fachmedien des aktuellen Presseverteilers versandt werden.

Sind persönliche Gespräche mit Journalisten am Messestand geplant, empfiehlt es sich, spätestens sechs Wochen vor Messestart eine Einladung an die relevanten Fachjournalisten zu senden. Da Journalisten nur in seltenen Fällen direkt auf diese Einladung reagieren, ist ein telefonischer Nachkontakt ein bis zwei Wochen vor Messebeginn notwendig und erfolgversprechend.

Große Bedeutung hat auch die aussagekräftige Pressemappe, in der Journalisten die wichtigsten Informationen zum Unternehmen und seinen Produkten finden. Unternehmen können außerdem drei bis fünf Wochen vor Messestart beim Veranstalter ein Pressefach im Pressezentrum mieten und dort während der Messe einen Großteil ihrer Mappen platzieren. Einige Pressemappen sollten auch am Messestand bereitgehalten werden.

Journalistengespräche liefern Hintergrundwissen

Größere Fachzeitschriften berichten teilweise tagesaktuell vom Messegeschehen. Hier lohnt sich eine telefonische Nachfrage bei dem jeweiligen Messeveranstalter, wer offizieller Medienpartner der jeweiligen Messe ist. Diese Redaktion sollte bereits vor und auch während der Messe mit vorbereitetem Material unterstützt werden.

In der Regel bieten sich Journalistengespräche auf der Messe nur dann an, wenn das Unternehmen zusätzliche, für das jeweilige Fachmedium relevante Hintergrundinformationen bieten kann. Geeignete Themen sind beispielsweise vertiefende Fakten zur Messeneuheit, zu weiteren Produkten des Unternehmens oder zur übergeordneten Unternehmensstrategie.

Firmen können den jeweiligen Redakteuren dazu exklusive Beiträge anbieten, die vorbereitet und damit sofort verfügbar sind. Aus diesen Gesprächen ergeben sich darüber hinaus leicht Vereinbarungen über weitere Anwenderberichte, Fachbeiträge oder auch Journalistenbesuche im Unternehmen.

Bei der Definition von relevanten Themen für Journalistengespräche sowie der Realisierung der verschiedenen Maßnahmen können Industrieunternehmen bei Bedarf auf das Know-how spezialisierter PR-Agenturen zurückgreifen. Diese verfügen über jahrelange Kontakte zu Fachjournalisten und bieten sich daher als kompetente Vermittler zwischen Unternehmen und Redaktionen an.

Messe-Pressekonferenzen sollten die Ausnahme bleiben

Eine Pressekonferenz während der Messe sollte die Ausnahme sein. Hat ein Unternehmen für eine Pressekonferenz relevante Informationen zu verkünden, dann muss diese Veranstaltung frühzeitig beim Messeveranstalter angemeldet und entsprechende Räumlichkeiten müssen gebucht werden. Die Einladungen gehen am besten bereits vier bis sechs Wochen vor der Pressekonferenz schriftlich an die Journalisten. Einige Tage vor der Veranstaltung empfiehlt es sich, die anstehende Pressekonferenz telefonisch bei den Journalisten ins Gedächtnis zu rufen.

Nach Abschluss der Messe sollten Industrieunternehmen außerdem die Möglichkeit nutzen, die bestehende Pressemappe mit einem ergänzenden Messeabschlussbericht an interessierte Journalisten zu senden, die die Messe nicht besucht haben, um so Abdrucke in der Messenachberichterstattung zu maximieren.

Ein neuer Leitfaden der PR-Agentur additiv pr gibt einen detaillierten Überblick über Voraussetzungen effizienter Fachpressearbeit. Arbeitsmaterialien und Planungsinstrumente finden sich darin ebenso wie ein umfassender Terminplaner mit Checkliste zur Messevorbereitung und nützliche Informationen zum Presseservice der Messeveranstalter. Ergänzt werden diese Planungsinstrumente durch wichtige Kontaktadressen zu den Themen Realisation und Bewertung der Fachpressearbeit.

Jochem Blasius ist Kommunikationsexperte und Inhaber von additiv pr, 56410 Montabaur.

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