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Rechtlich abgesichert Vertragsmanagement – rechtlich saubere Planung eines Maschinenkaufs

| Autor / Redakteur: Gunnar Helms / Dipl.-Ing. Annedore Bose-Munde

Mitunter kommt es beim Erwerb von Anlagentechnik zu Problemen mit dem Maschinenhersteller und auch Nachfristsetzung, Ersatzvornahme, Schadenersatzansprüche und Co. stoßen an Grenzen. Bestimmte Instrumente können jedoch helfen, böse Überraschungen zu vermeiden.

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Beim Anlagenkauf können verschiedene Probleme auftreten. Rechtzeitiges Vertragsmanagement hilft, Risiken zu erkennen und zu gestalten.
Beim Anlagenkauf können verschiedene Probleme auftreten. Rechtzeitiges Vertragsmanagement hilft, Risiken zu erkennen und zu gestalten.
(Bild: © vladimircaribb / Fotolia.com)

Nachdem die Bestellung zum Beispiel einer blechverarbeitenden Großmaschine zum Problemfall geworden ist, weil der Lieferant nicht oder nicht rechtzeitig liefert oder die Maschine massiv mangelhaft ist, soll der teuer bezahlte Vertrag die erhoffte Lösung liefern. Dies gelingt leider nicht immer. Für den Käufer können die typischen rechtlichen Eskalationsmöglichkeiten in der Praxis dann ins Leere laufen.

Fest steht: Ein Anlagenbauprojekt wie die Bestellung und Errichtung einer größeren Produktionsmaschine verläuft nicht immer planmäßig. Das ist jedem bewusst. Folgende häufig hinzutretende Umstände lassen einen Lieferverzug und/ oder
eine massive Mangelhaftigkeit der Maschine jedoch auch für den Käufer zu einer ernsten Krise werden:

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  • Es handelt sich um eine kundenspezifische Anfertigung mit einer Lieferzeit von mehreren Monaten, nicht eine kurzfristig verfügbare Standardmaschine.
  • Der Lieferant ist Spezialanbieter auf einem engen Markt und nicht kurzfristig durch einen anderen Lieferanten zu ersetzen.
  • Der Lieferant ist wirtschaftlich angeschlagen.
  • Meist liegen alle drei Umstände zugleich vor.

Nun wird der Vertrag sicher bestimmte Rechte des Käufers bei Lieferverzug oder Vorliegen von Mängeln vorsehen. Liegen die oben genannten besonderen Umstände vor, verkümmern diese Rechte jedoch zu stumpfen Schwertern, deren Geltendmachung zudem häufig gar nicht ratsam sein dürfte:

  • Dem Lieferanten gesetzte Nachfristen verpuffen, wenn der Lieferant mangels Ressourcen, Kompetenz oder aus sonstigen Gründen schlicht nicht zu leisten im Stande ist.
  • Eine bei Lieferverzug angedrohte Ersatzbeschaffung bei einem anderen Lieferanten geht ins Leere, wenn der Markt der Anbieter klein ist. Bei Lieferfristen von mehreren Monaten wird man als Käufer außerdem zunächst geneigt sein, dem sich in Verzug befindlichen Lieferanten noch eine (und noch eine und noch eine …) Chance zu geben, was die Lage aber in der Regel nur weiter verschärft. Bei Großprojekten, bei denen mehrere Gewerke ineinandergreifen, gestaltet sich der Austausch einzelner Lieferanten noch schwieriger. Bereits geleistete und womöglich nicht effektiv abgesicherte Anzahlungen erschweren die Entscheidung, mit einem anderen Lieferanten noch einmal von vorn anzufangen, zusätzlich.
  • Ähnlich sieht es aus im Hinblick auf eine Selbst- oder Ersatzvornahme bei Vorliegen massiver Mängel. Denn man selbst wird meist nicht über die nötige Expertise verfügen und Dritte zögern zu Recht, Hand an eine mangelbehaftete Maschine eines Wettbewerbers anzulegen, allenfalls unter Verzicht auf jegliche Gewährleistungsansprüche, was auch keine Lösung sein kann.
  • Mit Minderung und gegebenenfalls Kündigung und Rücktritt vom Vertrag kommt der Käufer auch nicht an sein primäres Ziel, möglichst schnell eine funktionierende Maschine zu bekommen.
  • Entstandene Schaden- oder Kostenersatzansprüche, die unter Umständen gewaltige finanzielle Ausmaße haben können, wird der säumige Lieferant kaum erfüllen können. Sie werden für den Lieferanten schnell existenzbedrohend, das heißt insolvenzauslösend.
  • Eine gerichtliche Klage ist aus den genannten Gründen ebenfalls in den meisten Fällen wenig zielführend.

Erstaunlich ist, dass trotz dieser eigentlich nahe liegenden Risiken viele Unternehmen von der Situation und den trüben Aussichten überrascht werden. Die Frage lautet schließlich: Kann ich als Käufer dem Risiko einer solchen Sackgasse etwas entgegensetzen? Die Antwort lautet JA. Zwar gibt es nicht für alle potenziellen Risikosituationen eine präventive Lösung. Die bestehenden (Rest-)Risiken müssen den Verantwortlichen jedoch bekannt sein. Ein guter Vertrag kann außerdem auf einige der skizzierten Problemfelder eine interessengerechte Lösung zur Verfügung stellen. Dafür ist aber natürlich bei dessen Entwurf zwingend erforderlich, die Problemfelder zuvor zu identifizieren. Wichtige Zwischenschritte liegen daher noch weit vor dem Entwurf des Vertrages und dessen Unterzeichnung. Folgende (Mindest )Prüfungsschritte für die Vertragsanbahnungsphase haben sich in der Praxis bewährt, wobei die Prüfungstiefe in Abhängigkeit von den Umständen des Einzelfalls variiert.

Dem Problemfall vorbeugen oder zumindest ins Auge sehen

1. Überprüfung des Vertragspartners (Existenz, Seriosität und Kompetenz, Bonität); Vorsicht ist insbesondere geboten bei Geschäften mit insolvenzbedrohten Vertragspartnern, hier ist immer und frühzeitig rechtlicher Rat einzuholen (Achtung: Insolvenzanfechtung!)

2. Identifikation und Evaluierung von Planungsfaktoren (Marktsituation, potentielle Störfaktoren und deren Auswirkungen, (realistische) Zeitplanung unter frühzeitiger Einschaltung der Rechtsabteilung und/oder externer (Rechts )Berater)

3. Risikobewertung (technisch, finanziell, rechtlich)

4. Prüfung von Reaktionsmöglichkeiten auf die gewonnenen Erkenntnisse

5. Erstellung, Prüfung, Überarbeitung einer geeigneten Vertragsgrundlage (AGB, Einzel-/Rahmenvertrag, Inhalt)

Dies ist ein Ausschnitt dessen, was man unter dem Begriff Vertragsmanagement versteht, das heißt einer Aufbau- und Ablauforganisation für den Entwurf, den Abschluss und die Durchführung von Verträgen. Vertragsmanagement stellt damit auch einen wichtigen Baustein im Compliance- und Qualitätsmanagementsystem des Unternehmens dar und ist weit mehr als nur die bloße Ablage und Archivierung unterzeichneter Vertragswerke.

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