Wartungssoftware Wartungssoftware zwischen Funktionalität und Bedienbarkeit

Autor / Redakteur: Hans-Jürgen Bayerl und Anett Klein / Mag. Victoria Sonnenberg

Die Gewohnheiten im Umgang mit Technik verändern sich genauso schnell wie das Arbeitsumfeld. Weil bei komplexer werdenden Prozessen eine einfache Bedienbarkeit gefragter denn je ist, rückt ein Schlagwort immer stärker in den Vordergrund: Usability – die Gebrauchstauglichkeit von Software.

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Bild 1: Mithilfe des Eyetracking-Verfahrens lassen sich die Blickbewegungen messen, um sich direkt in den Nutzer hineinzuversetzen können.
Bild 1: Mithilfe des Eyetracking-Verfahrens lassen sich die Blickbewegungen messen, um sich direkt in den Nutzer hineinzuversetzen können.
(Bild: TU Chemnitz/Sebastian Scholz)

Software für Instandhaltungsmanagement greift überall dort, wo es gilt, Maschinen, Anlagen und Objekte verantwortungsbewusst zu warten, deren Instandsetzung zu steuern und lückenlos zu dokumentieren. Zudem bilden die spezialisierten Programme auch alle dazugehörigen Prozesse im Umfeld ab: Personaleinsatzplanung, die Bestellung von Ersatzteilen für deren fristgerechten Einbau oder Gewährleistungsverfolgung. Auch die Ursachen von Störungen und Schäden werden festgehalten, Schwachstellenanalysen beugen Fehlfunktionen und Maschinenstillständen vor – und diese Beispiele liefern nur einen kleinen Einblick in das Einsatzgebiet von Software für die Instandhaltung.

Dank all dieser Funktionen vereinfacht leistungsstarke Software den Arbeitsalltag im Bereich Wartung und Instandsetzung merklich. Wenn Mitarbeiter allerdings bei wachsendem Zeitdruck viele Aufgaben zu erledigen haben, kann die Komplexität der Lösung genau den gegenteiligen Effekt bewirken. In einem gemeinsamen Forschungsprojekt mit dem „Kompetenzzentrum Usability für den Mittelstand“ der TU Chemnitz gehen die Software-Experten des Delta Barth Systemhaus deshalb dem Spannungsfeld zwischen tiefgreifender Funktionalität und einfacher Bedienbarkeit genau nach. (Das Kompetenzzentrum Usability für den Mittelstand der TU Chemnitz wird vom Bundesministerium für Wirtschaft und Energie (BMWi) im Rahmen der Förderinitiative “Einfach intuitiv - Usability für den Mittelstand” gefördert. Die über 36 Monate angelegte Studie mit der Delta Barth Systemhaus GmbH wird Ende Juni 2015 abgeschlossen sein.)

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Die übergeordnete Frage ist dabei, welche allgemeinen Richtlinien für Benutzerfreundlichkeit relevant sind und wann diese für den Anwender als erfüllt gelten. Zum Beispiel sollten umfangreiche Informationen durch räumliche Anordnung oder grafische Hervorhebungen in sinnvolle Einheiten unterteilt und deutlich voneinander abgegrenzt werden. Ein weiteres Merkmal der Usability liegt in der Übereinstimmung von Elementen und Funktionen mit anderen PC-Programmen. Der Nutzer sollte stets auf seine Erfahrung mit bekannten Software-Lösungen aufbauen können. So wird vermieden, dass gewohnte Bedienabläufe geändert werden müssen.

Mittels Eyetracking-Verfahren Blickbewegungen messen

Das Team der TU Chemnitz, bestehend aus Wissenschaftlern der Bereiche Allgemeine und Arbeitspsychologie sowie Arbeitswissenschaft und Innovationsmanagement, betrachtete hierfür Business-Software mit unterschiedlichem Branchen- und Leistungsfokus – unter anderem das ERP-System Deleco, eine Eigenentwicklung von Delta Barth. Zunächst wurden Testpersonen zu ihren Vorstellungen von Gebrauchstauglichkeit, ihren Arbeitsgewohnheiten sowie der Bedeutung von Business-Software für den Arbeitsalltag befragt. Im nächsten Schritt fand eine Beobachtung der Probanden im Umgang mit den Programmen mittels Eyetracking-Verfahren statt (Bild 1). Ziel dieser Blickbewegungsmessung ist es, sich direkt in den Nutzer hineinzuversetzen: Auf welchen Bereich des Bildschirms schaut der Anwender, wenn er eine Information sucht? Welche Schaltflächen klickt er zuerst an, wenn er einen bisher unbekannten Arbeitsschritt ausführen soll? Um Antworten auf Fragen wie diese zu finden, wurden den Probanden konkrete Aufgaben aus der Praxis gestellt und die Lösungswege ausgewertet (Bild 2). Auf Basis mehrerer Testreihen konnte das Nutzungsverhalten so umfassend analysiert werden, häufige Usability-Schwachstellen, Bedienprobleme und damit verbundene Optimierungspotentiale wurden dabei ermittelt.

Eine direktere Navigation bei weniger Klicks

Die bisherigen Ergebnisse der Studie wurden bereits innerhalb der ERP-Software Deleco umgesetzt, die neben den Bereichen Warenwirtschaft und Produktion auch Instandhaltungsmanagement umfasst. Dabei standen sowohl die grafische Benutzeroberfläche als auch Weiterentwicklungen auf funktionaler Ebene im Vordergrund. Das Ergebnis sind weniger Klicks, eine direktere Navigation und noch mehr Übersichtlichkeit innerhalb der Masken. Die deutlichere Absetzung farblicher Kontraste, ein frisches Design und neue Icons erleichtern den Anwendern den Umgang mit der Software merklich. Dabei war es wichtig, eine Balance zwischen neuen Ideen und bekannten Grundstrukturen wie etwa der Position von Schaltflächen zu finden.

Durch die flexible Fensteraufteilung der Programmoberfläche wird die Übersichtlichkeit der Softwaremodule zusätzlich optimiert. Registerkarten können via Drag-and-Drop frei auf dem Bildschirm arrangiert und parallel genutzt werden. Darüber hinaus wurde die Modulnavigation, das zentrale Steuerungsinstrument in Deleco, neu strukturiert. Auswahllisten, Symbole sowie verschiedene Schnellauswahlfelder tragen zu einem effizienteren Programmzugriff bei. Ein weiteres Detail: Dem Anwender wird sofort in der Navigation angezeigt, ob neue Aufgaben für ihn angelegt wurden; beispielsweise bei eiligen Störungsmeldungen.

Optimale Navigation ist ein Mausklick vom Wartungsobjekt entfernt

Einfache und verfolgbare Prozesse – besonders im Instandhaltungsmanagement sind diese Aspekte gefragt. Vor allem die durchgängige Dokumentation der Instandhaltung, Schnellzugriffe auf thematisch zusammengehörige Abläufe und logische Bedienbarkeit auf allen Ebenen sind hierbei relevant.

In der Praxis zeigen sich die Vorteile einer flexiblen Benutzeroberfläche darin, dass zum Beispiel Wartungsvorgänge und deren Planung parallel dargestellt und bearbeitet werden können. Der Nutzen einer optimalen Navigation wird beispielsweise deutlich, wenn dank integrierter Verknüpfungen der Wartungsauftrag nur noch einen Mausklick von dem dazugehörigen Wartungsobjekt entfernt liegt. Als zentrales Element bei der Verwaltung und Dokumentation von Wartungsaufträgen liefert die Materialliste zu den einzelnen Wartungsobjekten einen Überblick über alle zugehörigen Ersatz- und Verschleißteile. Nutzerfreundlich ist in diesem Zusammenhang, wenn das benötigte Material für einen konkreten Wartungsplan oder -auftrag direkt anhand dieser Liste zusammengestellt werden kann. Im Sinne einer lückenlosen Chronologie ist weiterhin eine Instandhaltungshistorie zum Wartungsobjekt relevant, in welcher der Aus- und Einbau aller Ersatz- und Verschleißteile inklusive Datum, Seriennummer sowie Reparaturen dieser Artikel erfasst werden.

Für Maschinen- und Anlagenbauer ist neben der Wartung der eigenen Fertigungsanlagen der Service ausgelieferter Produkte beim Kunden ein wichtiges Anwendungsfeld. Für diese Anwender bedeutet es eine Arbeitserleichterung, wenn sie ohne doppelte Datenpflege entscheiden können, welche Elemente der Fertigungsstückliste in der Ersatzteilstückliste des Wartungsobjekts verwendet werden sollen – und beim Übertragen der Daten alle nützlichen Zusatzinformationen gleichzeitig mit abspeichern können.

Mit Eilaufträgen Reparaturenschnell veranlassen

Für die Akzeptanz und Benutzerfreundlichkeit im operativen Instandhaltungmanagement ist es darüber hinaus wichtig, ungeplante Reparaturen schnell und unkompliziert veranlassen und dokumentieren zu können. Dies ermöglichen sogenannte Eilaufträge, welche per Knopfdruck angelegt und später, nach Analyse der Fehlerursachen und erfolgter Reparatur, vervollständigt werden. Ebenso können automatisch von der Anlagensteuerung erzeugte oder durch das Schichtpersonal aufgenommene Störmeldungen als Basis für Reparaturaufträge dienen.

Ein Großteil der beschriebenen Potenziale von Usability sind für die Deleco-Anwender im Bereich Wartung und Instandsetzung bereits gängige Arbeitspraxis. Dabei gilt festzuhalten, dass das Instandhaltungsmanagement nicht losgelöst von anderen Unternehmensabläufen betrachtet werden kann. Für die bestmögliche Steuerung sämtlicher Prozesse ist eine übergreifende Nutzung aller Software-Komponenten von Warenwirtschaft bis Produktion unabdingbar. Damit sind Verzahnungen gemeint, die es erlauben, aus einem Wartungsauftrag heraus die Reparatur oder Herstellung eines Ersatzteils zu veranlassen und das dafür benötigte Material gleich an die Disposition zu übergeben. Die durch eine geplante Wartung anfallenden Ausfallzeiten direkt in der Terminplanung und Ressourcenbelegung der Fertigung anzuzeigen oder über die Kostenauswertung ein Instandhaltungsbudget zu überwachen, sind weitere Beispiele für diese Durchgängigkeit.

Dabei gilt es jedoch immer zu berücksichtigen: Eine gute Software braucht beides – tiefgreifende Funktionalität kombiniert mit einfacher Bedienbarkeit.

* Dipl.-Ing. (FH) Hans-Jürgen Bayerl ist Leiter Softwareentwicklung und Dipl.-Wirtschaftsinf. Anett Klein ist Software-Designerin, beide bei der Delta Barth Systemhaus GmbH in 09212 Limbach-Oberfrohna, Tel. (0 37 22) 7 17 00, info@delta-barth.de

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