Einkauf Zehn Fehler bei der Beschaffung von Maschinen

Autor / Redakteur: Lars Kobialka / Melanie Krauß

Die Anschaffung einer neuen Maschine ist immer auch mit Kosten und Aufwand verbunden. Umso ärgerlicher, wenn sich am Ende herausstellt, dass die falsche Wahl getroffen wurde. Diese zehn Fehler sollten Sie unbedingt vermeiden!

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Damit am Ende alles reibungslos ineinandergreift, müssen von Anfang an einige Punkte beachtet werden.
Damit am Ende alles reibungslos ineinandergreift, müssen von Anfang an einige Punkte beachtet werden.
(Bild: ©Александр Ивасенко - stock.adobe.com)

1. Unzureichende Anforderungsanalyse

Je früher im Projekt Anforderungen definiert werden, desto einfacher sind sie umzusetzen. Was genau wird gebraucht? Diese Frage muss gleich am Anfang beantwortet werden. Denn fehlt die Analyse, muss die Maschine alles können. Die Eier legende Wollmilchsau ist aber leider eine sehr seltene Art und dabei unnötig teuer.

2. Bedienpersonal nicht in die Planung einbeziehen

Wer nicht fragt, bleibt dumm – dabei ist es so naheliegend. Das Produktionspersonal weiß stets am besten, welche Funktionen eine Maschine haben muss. Denn es sieht täglich, wie Produktionsmenge, Qualität oder Losgrößen beschaffen sein müssen, um die Produktionsziele zu erreichen.

3. Stakeholder außer Acht gelassen

Damit ein Projekt erfolgreich ist, müssen tatsächlich alle relevanten Stakeholder einbezogen werden. Das ist harte Arbeit, aber unerlässlich. Denn nicht nur die Produktion hat Anforderungen, auch Vertrieb und Service. Wenn nicht alle Anforderungen erfasst werden, bleibt es bei einer einseitigen Sichtweise auf das Projekt. Das Ergebnis wird dann ebenfalls einseitig ausfallen.

4. Nicht auf einheitliche Angebote bestehen

Vollkommen nachvollziehbar: Jeder angefragte Lieferant hat seine eigenen Angebotsvorlagen, die er am liebsten verwendet. Für denjenigen, der anfragt, bedeutet das aber: Er bekommt eine Fülle von unterschiedlichen Angeboten, die sich nicht gut vergleichen und auswerten lassen. Deshalb sollten Sie immer mit einem einheitlichen Anfragedokument um ein Angebot bitten.

5. Kein Lastenheft

Aufschreiben macht Mühe, lohnt sich aber. Wenn Anforderungen nicht schriftlich definiert sind, bleiben für die Lieferanten Grauzonen. Das sind einige Freiheitsgrade in der Ausführung, die erfahrungsgemäß auch genutzt werden – in der Regel eher nicht zum Vorteil des Kunden.

Das sind die Fehler 6 bis 10

6. Maschine zu früh und unreif ausgeliefert

Es gibt nur einen richtigen Moment für die Anlieferung einer Maschine: wenn sie so weit ist. Maschinen sollten im Werk des Sondermaschinenbauers so lange an die Anforderungen des Kunden angepasst werden, bis sie den passenden Reifegrad erreicht haben. Reif ist die Maschine dann, wenn die Inbetriebnahme beim Kunden möglichst kurz und eine schnelle Aufnahme der Produktion möglich ist.

7. Schnittstellen sind nicht spezifiziert und abgestimmt

Die größte und unangenehmste Überraschung ist immer diese: Die Einzelmaschinen einer Produktionslinie werden angeliefert, nur leider passen sie nicht zusammen. Und das kommt nicht selten vor. Dann geht es los mit Anpassungsarbeiten, die aufwendig, teuer und zeitintensiv sind. Schnittstellen sollten vorher spezifiziert und abgestimmt werden. Dann passt es auch.

8. Automatisierung: Mensch und Maschine sind nicht gleich

Produkte, die bisher in einem manuellen Prozess hergestellt wurden, sollten immer auf ihre Eignung für eine automatisierte Produktion hin bewertet werden. Eine für den Menschen ergonomische Produktion ist nur in den seltensten Fällen auch für Maschinen günstig. Dafür kommen bei Maschinen Produktionsprozesse infrage, die für einen Menschen nicht ergonomisch sind.

9. Automatisierung ungeeigneter Prozesse

Gewachsene Prozesse sind oftmals nicht für die nächsten Schritte in Richtung Automatisierung geeignet. Wenn also automatisiert wird, sollten die Prozesse zunächst hinterfragt und gegebenenfalls für die Automatisierung optimiert werden. Alles andere wird unnötig kompliziert.

10. Beschaffung von Maschinen  als Nebenbeschäftigung

Mit den Worten eines Produktionsleiters: „Von 8 Uhr bis 18 Uhr habe ich Tagesgeschäft, ab 18 Uhr kümmere ich mich darum, dass unsere Produktion nicht veraltet. Da lässt der Wirkungsgrad zu wünschen übrig.“ Das ist bestimmt so. Und deshalb sollte Beschaffung nicht mal eben nebenbei erledigt werden.

* Lars Kobialka ist Gründer und CEO der mworks GmbH in 25436 Uetersen, Tel. (0 41 22) 98 08 30, info@mworks.de, www.mworks.de

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