Prozessoptimierung Systematische Prozessanalyse deckt Schwachstellen in der Fertigung auf

Prozessanalysen, in denen Ist- und Soll-Leistungen, Kosten und Zeiten ermittelt werden, ermöglichen das systematische Aufdecken von Prozesspotenzialen. Über eine Wertstromanalyse lassen sich speziell im Produktions- und Montagebereich die Arbeitsproduktivität um über 50% steigern sowie die Durchlaufzeiten, die Bestände und die Fehlerquote bis zu 90% reduzieren.

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AGTOS Gesellschaft für technische Oberflächensysteme mbH GmbH

Schubert & Salzer Data GmbH

Bei den Potenzialanalysemethoden und der Wertstromanalyse kann die dargestellte Systematische Prozess-Analysen-Methode (Sypam) von Prof. Binner Anwendung finden, weil anhand der Sycat-Prozessdarstellung (Sycat: Systematisches CIM-AnalyseTool) alle Transaktionen zur Produkt- oder Dienstleistungserstellung transparent über den Prozessinput, über die Prozessdurchführung und über den Prozessoutput visualisiert und mit den Leistungsbeschreibungen, Qualitätskennzahlen und Indikatoren hinterlegt werden können.

Sypam orientiert sich bei der Analyse an den Phasen des Transformationsprozesses nach der früheren DIN EN ISO 8402 (heute integriert in die DIN EN ISO 9001). Damit ist eine Einteilung oder Prozessdokumentation in Input/Bereitstellung, Prozessdurchführung sowie Output/Ergebnisse gemeint. In diesem Transformationsprozess wird die Unternehmenstätigkeit, die aus Transaktionen und dem Austausch von Beziehungen bei der Erstellung eines Produktes oder einer Dienstleistung nach vorgegebenen Kundenspezifikationen besteht, detailliert abgebildet. Dabei müssen aus Qualitätssicht alle Transaktionen innerhalb des Prozesses vollständig und richtig durchgeführt werden, um alle Beziehungen erfolgreich abzudecken. Die Inhalte der einzelnen Analysefelder von Sypam mit den dort eventuell vorhandenen Risiken und Abweichungen zeigt Bild 1.

Aus den Ergebnissen der Analysen innerhalb der einzelnen Felder lässt sich auch eine ganze Anzahl von Verbesserungsanstößen zur Optimierung der Struktur-, Prozess-, Ergebnis- und Führungsqualität ableiten.

Informationsflüsse werden beschrieben

Für die Visualisierung der Prozesse findet die von Prof. Binner entwickelte Organisationsprozessdarstellung (OPD) – heute weltweit als Swimlane bekannt – Anwendung. In dieser Prozessdarstellung wird einmal über sachlich-logische und zeitliche Zuordnung der Prozessfunktionen der Arbeitsfluss mit dem Ressourcenfluss deutlich. Des Weiteren werden die Informationsflüsse beschrieben, das heißt, der Dokumenten- und Datenfluss wird dargestellt. Die Arbeits-, Ressourcen- und Informationsflussdarstellungen lassen sich über Prozessparameter in der Datenbank präzisieren. Mit dem für die Prozessvisualisierung und Prozessoptimierung eingesetzten Sycat Process Designer (Sycat: Systematisches CIM-AnalyseTool) werden folgende Aktivitäten durchgeführt:

• Geschäftsprozess-Ist-Analyse, -modellierung und -dokumentation,
• Transaktionsanalyse, Nutz-, Stütz-, Blind-, Fehlleistungsanteile pro Transaktion,
• Dokumenten- und Datenanalyse, Funktionsanalyse je Funktionsträger sowie Verantwortungs- und Zuständigkeitsanalyse,
• Aufgabenanalyse pro Mitarbeiter und Störgrößenanalyse über Selbstaufschreibungsblätter,
• Durchlaufzeit- und Tätigkeitsanalyse, Kostentreiberanalyse,
• IT-Struktur- und Ressourcenanalyse, ABC- und XYZ-Analyse,
• Aufgabenkritik mit strukturierter Hauptschwachstellenauflistung,
• prozessbezogene Grob- und Detailoptimierungsansätze,
• Sollkonzept mit mitarbeiterbezogenem Workflow,
• Best-practice-Organisations- und Prozessdokumentation.

Dabei finden das Beschreibungsmodell Organisationsprozessdarstellung (OPD), das Prozessebenenmodell, die Prozesslandkarte, die Funktionsbaumstruktur, die Prozessbaumstruktur und das Organigramm bei der Visualisierung Anwendung und gewährleisten eine detaillierte Erfassung der vorhandenen oder auch geplanten, das heißt der veränderten, integrierten Organisations- und Prozessstrukturen. Bild 2 zeigt die Ableitung der Prozesselemente.

Prozessdarstellungist selbsterklärend

Über die selbsterklärende Prozessdarstellung (OPD) können, mit einem vom Anwender selbst zu wählenden Detaillierungsgrad, zum Beispiel unterschieden nach Unternehmensprozessebenen (Leitungsebene), Hauptprozessebenen (Hauptabteilung), Teilprozessebenen (Abteilung) und Arbeitssystemprozessebenen (Arbeitsplatz), für jede im Prozess sachlich-logisch und zeitlich fixierte Prozessfunktion mit einem definierten Input und Output die genannten Prozessparameter in der Datenbank exakt zugeordnet werden.

Diese Prozessparameterzuordnung kann nach bestimmten Ausprägungen oder Betrachtungsschwerpunkten, das heißt nach unterschiedlichen Prozesssichten, sortiert werden. Gleichzeitig erfolgt eine vollständige softwaregestützte Dokumentation mit detaillierter Beschreibung der Prozesse. Dabei wird nach Aufbau- und Führungsorganisations-, Funktions-, Informations- und Datensicht unterteilt.

Nach der Modellierung Indikatoren zuweisen

Nach der Visualisierung und Modellierung der betrachteten Prozesse folgt innerhalb der Analysefelder die Zuweisung der Kennzahlen und Indikatoren.

In Bild 3 sind entsprechend der Sypam-Vorgabe die Prozesskennzahlen innerhalb dieses Transformationsprozesses nach der DIN EN ISO 9001 genannt, die im Rahmen von Potenzialanalysen oder KVP-Maßnahmen regelmäßig erhoben und ausgewertet werden müssen. Dazu gehören inputseitig die Struktur- und Lieferantenkennzahlen für die Beschreibung der Strukturqualität. Der Prozessdurchführung werden die Prozessplanungs-, Prozesssteuerungs- und Prozessdurchführungskennzahlen und -indikatoren zusammen mit den Störungskennzahlen zugeordnet, die zu Abweichungen vom Best-Practice-Standard führen.

Mit den Ergebniskennzahlen wird outputseitig überprüft, ob der Prozess seine Ziele erreicht hat; dabei wird die Effektivität (Wirtschaftlichkeit) gemessen, ebenso die Effizienz des Prozesses, um eine Aussage zu erhalten, zu welchen Kosten die Ziele des Prozesses erreicht werden. Aus diesem Grund haben die Ergebniskennzahlen einen besonders hohen Stellenwert. Sie sind auch von großer Bedeutung für die Kommunikation zwischen den unterschiedlichen hierarchischen Ebenen im Unternehmen und innerhalb der Wertschöpfungsketten. Über den Soll-Ist-Vergleich dieser Kennzahlen werden KVP-Anstöße gegeben und Verbesserungsmaßnahmen eingeleitet. Gleichzeitig werden dabei Prozessrisiken und Schwachstellen erkannt, die den Unternehmenserfolg gefährden.

Kennzahlen können für Benchmarking genutzt werden

Weiter lassen sich diese Kennzahlen für Benchmarking-Zwecke verwenden, das heißt für einen Vergleich der dokumentierten Prozesse mit anderen Unternehmen oder Unternehmensbereichen. Alle Erkenntnisse über den Prozess und seine Potenziale sollten in einem organisationsspezifischen Wissensspeicher einlaufen, der eine Nullfehlerproduktion und damit eine verschwendungsfreie Produkt- oder Dienstleistungsherstellung ermöglicht. Es sollte das Risiko vermieden werden, dass zu viele Kennzahlen erfasst werden, die zu einer Informationsüberflutung und damit zu besonders hoher Verschwendung oder Blindleistung führen, wenn sie aufwändig entwickelt, erfasst und ausgewertet werden, ohne dass sie dann noch jemand zur Kenntnis nimmt.

Die im Prozessmodell analysierten, modellierten und dokumentierten Prozesse können in vielfältiger Art und Weise weiter Verwendung im Unternehmen finden. Neben der Prozessoptimierung, -standardisierung und -konsolidierung sind die in der Software dokumentierten Prozesse beispielsweise Grundlage für die Bildung von integrierten Managementsystemen, für den Aufbau von Erfahrungsspeichern oder für die Entwicklung einer durchgängigen Dokumentenlenkung und -verteilung.

Weitere Anwendungen beziehen sich auf die prozessorientierte Kennzahlenbildung mit Benchmark-Durchführung, das Personalmanagement mit Personalbemessung, Stellenbeschreibungen und Qualifikationsprofilen oder auf die Prozesskostenrechnung; auch die Planzeitermittlung leitet sich aus der Prozessbetrachtung ab.

Prof. Dr. Hartmut F. Binner ist Leiter der Prof. Binner Akademie in 30519 Hannover, Tel. (05 11) 84 86 48-1 20, info@pbaka.de

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