Kommunikation Die Bedeutung der technischen Kommunikation wächst

Gerade in einer so stark exportorientierten Branche, wie dem Maschinen- und Anlagenbau, ist die kommunikative Begleitung der Produkte von enormer Bedeutung.

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Derzeit arbeiten in Deutschland rund 140 000 Beschäftigte im Bereich der technischen Kommunikation – als technische Redakteure in der Industrie oder bei Dienstleistungsunternehmen. Technische Kommunikation wird als übergeordneter Begriff genutzt, der Dokumentation und Redaktion umfasst, wobei die Mitarbeiter in der Regel als technische Redakteure bezeichnet werden. Die Bedeutung der technischen Kommunikation wächst. Das hat nicht zuletzt der Fachverband Tekom in seiner umfassenden Studie 2002 festgestellt. Weiteren Anlass für die höhere Gewichtung technischer Dokumentation liefert der Gesetzgeber. Erst im Mai 2004 hat er mit dem Geräteproduktsicherheitsgesetz (GPSG) die Rolle von Gebrauchs- und Betriebsanleitungen erneut betont. Die technische Komplexität von Produkten insbesondere im Maschinen- und Anlagenbau sowie die Erweiterung der Europäischen Union tun ein übriges, um Unternehmen vor höhere Anforderungen in Sachen Anwenderinstruktion zu stellen. Gerade in einer so stark exportorientierten Branche, wie dem Maschinen- und Anlagenbau, die zudem vielfach mit ausländischen Zulieferern kooperiert, ist die kommunikative Begleitung der Produkte von enormer Bedeutung. Andrea Brumme von MAN-Roland in Offenbach erklärt, dass derzeit fast ausschließlich für den Export gearbeitet werde. Auch Jutta Nübel, die Leiterin technische Dokumentation bei MTU Friedrichshafen, betont die Notwendigkeit einer permanenten Verzahnung von Dokumentation und Produktion: technische Dokumentation begleite die Produkte auf ihrem gesamten Lebenszyklus. Gerade im Maschinenbau ist die Dokumentation wichtigTechnische Redakteure dokumentieren nicht nur die Komplexität von Produkten, sie machen Technik in erster Linie verständlich – in Form von Handbüchern, Gebrauchs- und Betriebsanleitungen, Online-Hilfen und anderen interaktiven Hilfesystemen. Darüber hinaus erstellen sie elektronische Ersatzteilkataloge und sorgen für die interne Dokumentation technischer Produkte. Ein weiteres Arbeitsfeld liegt in der Steuerung der Zusammenarbeit mit externen Spezialisten, zum Beispiel technischen Illustratoren oder Übersetzern.Technik begreifbar zu machen ist die wichtigste Aufgabe technischer Redakteure. Dazu gehören die Fähigkeit komplexe Sachverhalte prägnant beschreiben zu können, Spaß am Umgang mit IT, englische Fremdsprachenkenntnisse, Genauigkeit und Qualität der Arbeit. Wichtigste Voraussetzung ist das Interesse an technologischen Zusammenhängen: Für den Maschinenbau bedeutet dies ein grundlegendes Verständnis für den „mechatronischen Ansatz“ dieser Branche zu entwickeln, wie Jutta Nübel betont. Zumal bei Stellenbesetzungen in der technischen Kommunikation und Dokumentation in aller Regel auf die technische Qualifikation der Bewerber großer Wert gelegt wird – weniger auf die journalistischen Fähigkeiten. Technische Dokumentation und Redaktion orientieren sich grundsätzlich in zwei Richtungen: Pre Sales (Richtung technisches Marketing – Ausrichtung auf den Käufer) und After Sales (Richtung Kundendienst). Steht im Pre Sales- Bereich die Zuarbeit für Vertrieb und Marketing im Vordergrund, ist die Kommunikation und Dokumentation im After Sales Bereich ein wesentlicher Faktor für die Verfügbarkeit und Zuverlässigkeit des Produktes. Gerade im Maschinenbau liegt hier auch der Schwerpunkt. War es vor wenigen Jahren noch die Überlegung, die technische Dokumentation mit dem gesamten Wissensmanagement von Unternehmen zu betrauen, stehen heute andere Aufgaben im Mittelpunkt der Diskussion. Zwei Aspekte sind es aktuell, die wachsende Anforderungen an technische Kommunikation stellen: Zum einen die zunehmende Globalisierung sowohl der Produktionsprozesse als auch der Vermarktung und Betreuung. Zum anderen die gewachsene Bedeutung der Produkthaftung. Die Übersetzungskosten machen rund ein Drittel ausTechnische Kommunikation wird so zu einer komplexen organisatorischen Aufgabe, die in enger Zusammenarbeit mit der Produktentwicklung über den Kontakt mit möglichen Zulieferern, auch die Vergabe von Aufträgen an Übersetzungsbüros, Grafiker und Druckereien umfasst. Dabei ist die Beherrschung von IT-Systemen und Software unabdingbare Voraussetzung. Obwohl auch die EDV teils noch unzureichend auf diese neue Art der Entwicklung und Produktion ausgerichtet ist. Nach der Untersuchung der Tekom werden in Deutschland jährlich insgesamt rund 9 Mrd. Euro für die technische Dokumentation aufgewendet. Die durchschnittlichen Kosten pro Mitarbeiter liegen bei rund 84 000 Euro. Technische Dokumentationsabteilungen verursachen pro Jahr im Durchschnitt Kosten von etwa 1 Mio. Euro. Rund ein Drittel dieser Kosten sind externe Kosten, die durch Outsourcing redaktioneller Aufgaben entstehen. Nahezu die Hälfte davon entfällt auf Übersetzungen. Je nach Branche und Produkt sind die Aufwendungen sehr unterschiedlich. Betrachtet man nur die mittleren 80% der Unternehmen, so wenden sie im Durchschnitt 160 000 Euro pro Jahr für externe Dienstleistungen auf - bei einer Spannbreite von 20 000 bis 1,8 Mio. Euro. Als nicht unerheblicher Kostenfaktor ist die technische Dokumentation im Maschinen- und Anlagenbau wie auch in anderen Branchen ein Bereich, in dem Einsparpotenziale vermutet werden.Dies kann sich jedoch auch als problematisch erweisen. Nach dem Prinzip „all content is local“ sollten zwar bei internationalen Zulieferern auch die erforderlichen Informationen und Anleitungen erstellt und mitgeliefert werden. Dies kann einerseits Kosten deutlich senken, sofern es sich um Länder handelt, in denen die Arbeitskosten erheblich niedriger liegen. Zum anderen erhöhen jedoch mangelnde Ausbildung vor Ort, unterschiedliche Standards, ungeeignete Übersetzungen und zusätzliche Aufgaben in der Koordination durch das auftraggebende Maschinenbau-Unternehmen Aufwand und Kosten erheblich. Außer dem früher vielfach üblichen Training-on-the-Job sind die klassischen Ausbildungswege heute: Studium, Volontariat und berufsbegleitende Ausbildung. Es gibt spezielle Studiengänge an verschiedenen Hoch- oder Fachhochschulen im In- und Ausland - darunter etwa 15 Hochschulen in Deutschland. Neu ist das Volontariat - es bietet in maximal zwei Jahren eine berufsbegleitende externe Ausbildung.