Organisation Ein Bleistift ist ein Bleistift

Weil ein Teil der erzielbaren Wertschöpfung vernichtet wird, ist eine Referenzierung von Produktklassifikationen zwingend erforderlich. Das Problem wurde schon vielfach diskutiert:...

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Das Problem wurde schon vielfach diskutiert: Unterschiedliche Produktklassifikationen fördern die Dateninkonsistenz und bedingen unproduktive Mehrarbeit. Die Konsequenz hieraus liegt auf der Hand: Die Versorgungskette kann nur suboptimal bedient werden. Ein Teil der erzielbaren Wertschöpfung wird vernichtet.„Ein Bleistift ist ein Bleistift“ - Vom Objekt her gesehen mag das zutreffen. Aber da Objekte unterschiedliche Benennungen haben können, wird die Suche in elektronischen Katalogen nach dem Bleistift, das von X als Schreibgerät und von Y als Zeichengerät bezeichnet wird, recht schwierig. Deswegen sind Ordnungsstrukturen im Sinne von Orientierungshilfen notwendig. Solche Ordnungsstrukturen werden von jedem Unternehmen für unterschiedliche Zwecke genutzt. Heute wird die harte Schnittstelle zwischen den Unternehmen unter anderem durch die internetbasierten Anwendungen aufgehoben. Der Einkauf der Firma X und der Verkauf der Firma Y verknüpfen sich zu einem System. Dies bedeutet auch, dass die Klassifikationen den engen unternehmensbezogenen Kontext quasi aufgeben müssen, um dem Anspruch eines unternehmensübergreifenden Kontextes gerecht werden zu können.

Ein Vergleich von internen Produktklassifikationen mit unternehmensübergreifenden (so genannten externen) Klassifikationen zeigt diesen Problemkomplex deutlich auf. Häufig werden mit der internen Klassifikation Informationen sowie Prozesse verknüpft und damit auch transportiert, die mit externen Klassifikationen so unternehmensspezifisch nicht verknüpft werden können.In den letzten Jahren haben sich verschiedene externe Produktklassifikationen auf dem Markt etabliert. Manche sind branchenspezifisch ausgerichtet, andere sind marktumfassend aufgestellt. Recht schnell ist deutlich geworden: Je enger die Ausrichtung, desto anwendungsspezifischer, aber auch desto begrenzter im Einsatz ist eine solche Produktklassifikation. Auf der anderen Seite: Je marktumfassender eine Produktklassifikation angelegt ist, desto weniger produktidentifizierender ist sie. Diesem Problem wird dadurch begegnet, dass - in der Regel - der untersten Ebene von Produktklassifikationen Merkmalshierarchien (so genannte Properties) zugeordnet werden. Über konkrete Merkmalsausprägungen lassen sich dann Produkte identifizieren. Der Konstruktionsprozess lässt sich damit gut unterstützen.Die Vielfalt verlangt nach VerknüpfungenUm aber die Einkaufs- und Verkaufsorganisation, das Einkaufs- und Verkaufscontrolling insbesondere die entsprechenden Prozesse unternehmensübergreifend optimieren zu können, bedarf es einer einheitlichen Produktklassifikation. Diese Einheitlichkeit ist heute nicht gegeben und wird es auch in absehbarer Zeit nicht sein. Deshalb wird nach Wegen gesucht, wie unterschiedliche Produktklassifikationen miteinander verknüpft („gemappt“) werden können. Ziel ist es, über Referenzierungstabellen verschiedene Produktklassifikationen miteinander zu verknüpfen.

Ein Aufgabenfeld, das zunächst als unkompliziert und damit als recht einfach machbar eingestuft wurde. Bei einer zweiten intensiven und damit auch zeitraubenden kategorialen und darauf aufbauend semantischen Analyse wird die schiere Unmöglichkeit dieser Aufgabe augenscheinlich. Zu unterschiedlich, zu wenig methodisch strukturiert (man denke hierbei nur an die „Begriffsleiter“) sind diese Klassifikationen aufgebaut. Trotz der genannten Unterschiede ist eine Referenzierung unabdingbar. Referenzierung ist heute demnach der Schlüssel für einen betriebswirtschaftlich effizienten Warenaustausch. Die Aufgabe besteht darin, trotz der vorgenannten Unterschiede nach Wegen einer akzeptablen Referenzierung zu suchen. Eine solch stimmige Referenzierung setzt eine sehr genaue kategoriale Analyse der Klassifikationen voraus. Das Ergebnis dieser kategorialen Analyse ist in überschaubare Regeln zu fassen, die bei jedem zu referenzierendem Item zu beachten das heißt anzuwenden sind. Da identische Objekte oftmals unterschiedlich bezeichnet, aber auch umgekehrt unterschiedliche Objekte gleich bezeichnet werden (man denke nur an die Bezeichnung „Filter“), ist eine sachlogische und semantische Abklärung zusätzlich zwingend. Das Ergebnis einer solchermaßen strukturierten Referenzierung führt nicht zwingend nur zu 1 : 1-Beziehungen. 1 : n-Beziehungen sind nicht selten. Das Ergebnis reflektiert die Verschiedenartigkeit der referenzierten Klassifikationen. Eine systematische Analyse ist zwingendReferenzierung setzt „intern“ an. Intern arbeiten die Unternehmen mit ihrer Warengruppensystematik. Mittelfristiges Ziel muss es sein, interne Warengruppen durch externe Waren abzulösen. Da dies aktuell (noch) nicht möglich ist, referenzieren wir die internen Warengruppen auf der Basis unserer methodischen Vorgehensweise unter anderem mit E-Class. Damit ist ein wesentlicher Schritt zum quasi schnittstellenfreien Informationsaustausch auf Warengruppenebene zwischen verschiedenen Unternehmen realisiert: Interne Warengruppen > E-Class > UNSPSC.Voraussetzung dieser Referenzierung ist, dass die interne Warengruppensystematik nach taxonomischen Regeln aufgebaut ist.

Diese erfordert häufig eine Überarbeitung der internen Warengruppenstrukturen. In einem Praxisprojekt konnte diese methodische Vorgehensweise verifiziert werden (Bild 2).Eine Referenzierungstabelle zwischen E-Class 5.1 und dem UNSPSC 7.0901 wird derzeit vom IfCC entsprechend der erläuterten Vorgehensweise erstellt. Aktuell sind über 6000 E-Class-Items referenziert. Bei jeder Mehrfachreferenzierung oder auch bei einer unklaren Referenzierungslage sind die verschiedenen Alternativen begründet. Dies verdeutlicht auch, dass bei unklarer Referenzierungslage (wir sprechen dann von „optionalen Referenzierungen“) die finale Zuordnung nur situativ vorgenommen werden kann. Bis Ende Mai wird die Referenzierung nahezu komplett abgeschlossen sein.Die Referenzierung zwischen E-Class und UNSPSC ist nützlich - aber nur für die Anwender der referenzierten Releases. Viele Unternehmer nutzen aktuell das E-Class Release 4.1. Da die E-Class-Versionen 4.1 und 5.1 in Teilen nicht homogen (skalierbar) aufeinander aufbauen, ist eine Referenztabelle auch zwischen diesen Versionen zwingend. Die vom IfCC erstellte Referenztabelle erleichtert den Umstieg von 4.1 auf 5.1 und gibt den Anwendern der 4.1-E-Class-Version die Möglichkeit auch die UNSPSC Referenzierung zu nutzen.Die Referenzierung wird den Kommunikations- und Informationsfluss innerhalb eines Einzelunternehmens, innerhalb eines Konzerns und zwischen nicht verbundenen Unternehmen vereinfachen und beschleunigen.

Der Erfolgsschlüssel liegt in dem abgestimmten Warengruppenkonzept, das zur internen, aber auch zur unternehmensübergreifenden Steuerung eingesetzt wird. Die den Warengruppen zugeordneten Teile werden so erst analysierbar; falsch zugeordnete Teile, Doppelbenennungen und so weiter werden sichtbar - die Datenqualität und somit auch die Analysequalität steigt, bei gleichzeitig sinkender Analysezeit. Werden die Warengruppen mit Lieferenten- und Einkaufsgruppen verknüpft, lassen sich interne Zusammenhänge aufzeigen. Dies ist ein wesentlicher Baustein für die Lieferanten- und Einkäuferbewertung. Die Verknüpfung mit Branchen-codes wie zum Beispiel dem NAICS hilft, sich im internationalen Umfeld noch besser zu positionieren. Der Weg ist vorgezeichnet: Referenzierung zwingt zum internen Daten-Großputz, vereinfacht die aktuellen Strukturen und erhöht so die Wettbewerbsfähigkeit.Machen Sie die Probe: Nehmen Sie sich zehn Minuten Zeit und schauen Sie sich ihre Warengruppen, gegebenenfalls auch die unterschiedlichen Warengruppensysteme und die zu gebuchten Teile/Bestellungen an. Je komplexer der Aufbau, desto höher der Aktionsbedarf. Große Konzerne steuern mit 200 Warengruppen ihren Konzern, auf der operativen Ebene gliedern sie sich dann in etwa 1500 Warengruppen auf. Die Durchgängigkeit zwischen operativer und strategischer Ebene schafft Transparenz und beschleunigt das Geschäft.