Kalkulationsmodul zur Vertriebssteuerung

Das Vertriebssteuerungssystem Delphin umfasst alle Kundenaktivitäten von der Kundenakquisition bis zu After Sales-Aktivitäten (Customer Relationship Management). Eine Kernkomponente ist das...

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Das Vertriebssteuerungssystem Delphin umfasst alle Kundenaktivitäten von der Kundenakquisition bis zu After Sales-Aktivitäten (Customer Relationship Management). Eine Kernkomponente ist das technologieorientierte Kalkulationsmodul.Das Vertriebssteuerungssystem Delphin zeichnet sich durch ein integriertes technolgieorientiertes Kalkulationsmodul aus, das schnell sehr präzise Kalkulationen geniert. Das Kalkulationsmodul selbst ist als Ebenenmodell aufgebaut und basiert in einer ersten Ebene zunächst auf einem formalen Kalkulationsablauf, wie er in jedem Lehrbuch zur Zuschlagskalkulation nachlesbar ist. Die zweite Ebene bezieht sich auf die Branchentechnologie und die dritte Ebene auf die firmenspezifische Detailanpassung. In der Einführungsphase erfolgt zunächst das systematische Aufarbeiten von Fachwissen, das im Wesentlichen nur den hochqualifizierten Angebotsbearbeitern bekannt ist. Das System muss mit den relevanten Informationen versorgt und anwendungsbezogen konfiguriert werden.In der Anwendungsphase erfolgt die kundenbezogene und kalkulatorische Tagesarbeit sowie die intervallmäßige Systempflege. Die technologische Wissensgrundlage und die rechnergestützte Abwicklung ermöglicht eine genaue und schnelle Kalkulation. Für die Systempflege sind einfach zu bedienende Hilfsmittel vorhanden. Geänderte Kostensätze, zusätzliche Arbeitsgänge, neue Formeln und so weiter können jederzeit ins System eingepflegt werden. Das Kalkulationswissen in der Firma lässt sich somit ständig auf dem neuesten Stand halten. Realisiert wird dies durch ein frei konfigurierbares Datenbankkonzept und durch einen universellen Formeleditor mit logischen Operatoren.Die Entwicklung des Kalkulationsmoduls erfolgte in einem Verbundprojekt an Hand eines konkreten Anwendungsfalles in einem Zulieferunternehmen.Der Systemanbieter, das Unternehmen SEV, lieferte das Basissystem Delphin, entwickelte das Softwarekonzept und erstellte die Software. Die Anwenderfirma erarbeitete das Pflichtenheft, stellte das fertigungstechnische und kaufmännische Know-how zur Verfügung und lieferte längerfristige Anwendererfahrungen. Die Fachhochschule Augsburg (Fachbereich Maschinenbau) übernahm die Projektkoordination, die Daten- und Formelerarbeitung mit anwenderbezogenen Softwaretests und die Einführung in den Alltagsbetrieb.Allgemeine SystemübersichtDie Grundmodule des Verkaufssteuerungssystems sind nachfolgend aufgelistet:- Adress- und Partnerverwaltung. Dies ist die zentrale Kundenakte mit Such- und Wiedervorlagefunktionen (Bild 1).- Vorgangsverwaltung. Termine mit Wiedervorlage, Aktivitäten, Berichte und Notizen.- Berichtswesen. Verwaltung der Berichte, zum Beispiel Reiseberichte der Außendienstmitarbeiter.- Anfrageerfassung und Disposition. Jede einzelne Position der Anfrage wird erfasst. Dabei wird geprüft, ob die Artikel- oder die Zeichnungsnummer bereits vorhanden ist. Wenn ja, dann ist die Kalkulation vorhanden und kann in das neue Angebot kopiert werden. Mit der Dispositionlassen sich die noch offenen Anfragepositionen den Kalkulatoren zuweisen; zugleich erlaubt sie eine Übersicht über den Stand der Angebotsbearbeitung.- KalkulationKostenermittlung auf der Grundlage der Material- und Bearbeitungskosten, sowie der erforderlichen Zuschläge und gültigen Rabattsätze.- Angebotserstellung Übernahme der Dokumentenvorlage, der Kalkulationsdaten, der hinterlegten Liefer- und Zahlungsbedingungen beziehungsweise deren individuellen manuellen Eingabe und Generierung von Aktivitäten mit Wiedervorlage. - SerienbrieffunktionenDirektmarketing auf Datenbankbasis.- DokumentenverwaltungUnterstützung der Korrespondenz mit Datenbankfunktionen.- TerminplanerTerminplaner mit Anbindung an die Aktivitäten der Kundenakte/Wiedervorlage und Teamkoordination.- StatistikIndividuell gestaltbare Auswertung der Vertriebsarbeit, zum Beispiel Angebotstopf, Auftragsstatistik, verlorene Aufträge, Managementinformation und so weiter.Zur Angebotserstellung ist zunächst der organisatorische Ablauf festzulegen (wer macht was?) und schließlich die Angebotserstellung selbst auszuführen (was kostet ein Teil?).Die Disposition der AngebotserstellungEingehende Anfragen werden mit den Kundeninformationen, wie zum Beispiel Zeichnungsnummer, Anfragenummer, Stückzahl, Werkstoff, Grobabmessungen und so weiter in einer Liste gesammelt. Aus dieser Liste rufen sich die Sachbearbeiter die zur Bearbeitung anstehenden Aufgaben ab. Dem Mitarbeiter steht eine Übersicht über die Aktivitäten gegenüber dem Kunden zur Verfügung (Bild2).Die Eingabemaske spiegelt den arbeitsgangbezogenen Kalkulationsablauf wider (Bild 3). Ein vom Kalkulator gemäß Zeichnung festgelegter Arbeitsgang wird im linken Feld unter Verfahren angewählt. Die hierzu ausgewählte Maschine wird im zweiten Feld (rechts daneben) markiert. Als weitere Voraussetzung zur Berechnung der Bearbeitungszeiten ist in den weiter rechts liegenden Feldern der Werkstoff und der Schneidstoff anzugeben. Wird im zentralen mittleren Feld schließlich noch der Durchmesser d angegeben, ermittelt das System mit den in einer Datenbank hinterlegten Grunddaten bereits den Vorschub f und die Schnittgeschwindigkeit vc. Nach manueller Eingabe der Zeichnungsinformationen ,,Länge l" und der Anzahl der Schnitte i, errechnet sich die Hauptzeit th. Im mittleren Feld sind die zugrundeliegenden Daten angezeigt und können vom Bearbeiter übernommen oder abgeändert werden. Mit weiteren gespeicherten Informationen, wie zum Beispiel dem Maschinenstundensatz, errechnet das System nach ebenfalls hinterlegten, vom Anwender frei definierbaren Formeln, die Bearbeitungskosten. Ferner können mit der Rüstzeittaste die vorhandenen Rüstinformationen zur Maschine ausgewählt und die Rüstkosten ermittelt werden. Ist ein Arbeitsgang abgeschlossen, erscheinen dessen Kostenwerte im unteren Feld und der nächste Arbeitsgang steht zur Bearbeitung an. Etwaige Änderungen lassen sich durch einen Doppelklick im jeweiligen Eingabefeld starten. Branchenbezogen kalkulierenAlle kalkulierten Arbeitsgänge sind im unteren Feld zur Übersicht aufgelistet. Nach vollständiger Eingabe aller Arbeitsgänge erfolgt über eine weitere Eingabemaske die Berechnung der Aufschläge. Auch diese sind in einer Datenbank hinterlegt und erscheinen automatisch. Sie können ebenfalls kontrolliert und übernommen oder bedarfsweise abgeändert werden. Nach Durchlauf dieses Moduls steht der Angebotspreis fest und das Angebot kann über eine Word- Formatvorlage ausgedruckt werden.Bei der Zuschlagskalkulation unterscheidet sich die formale Vorgehensweise bei verschiedenen Produkten kaum, egal ob es sich um die Herstellung eines Zahnrades oder einer Kirschtorte handelt. Die Herausforderung besteht vielmehr darin, die einzusetzenden Kalkulationswerte branchen- und technologiebezogen zu ermitteln. Die für eine bestimmte Branche gültigen Formeln, Algorithmen und Grunddaten müssen im System erst verfügbar gemacht werden. Der Wert des hier behandelten Kalkulationsmoduls liegt nun gerade da-rin, dass diese technologischen Vorarbeiten für Zulieferbetriebe bereits geleistet sind. Das einzelne Unternehmen kann dann auf dieser Grundlage aufbauend, seine individuellen Daten, Rechenverfahren und Erfahrungswerte in das System einfügen.Die Systemkonfiguration und -administration unterscheiden sich nur insofern, dass bei der Ersteren zunächst das relevante Firmenwissen aufzubereiten ist, wogegen sich die Letztere nur auf die Aktualisierung des bestehenden Systems beschränkt. Die Eingabevorgänge sind bedienungstechnisch gleich. Das Kalkulationssystem stützt sich auf die nachfolgend aufgeführten Komponenten:- VerfahrenslisteDer Betrieb erfasst zunächst seine zu kalkulierenden Tätigkeiten. In unserem Beispiel sind es Arbeitsgänge zur Herstellung von Einzelteilen. Diese Verfahrensliste kann jederzeit dem technischen Stand des Unternehmens angepasst werden.- RessourcenlisteDie Ressourcen mit denen die Arbeitsgänge durchgeführt werden, sind in einer Liste (im Beispiel Maschinenliste) erfasst. Sie enthält auch bestimmte Grunddaten, wie zum Beispiel die Maschinenstundensätze.- VerknüpfungsangabenSie sind notwendig für Plausibilitätsabfragen und zur Anwenderunterstützung, zum Beispiel welche Ressource bearbeitet welche Arbeitsgänge.- VerfahrensattributeAttribute beeinflussen Zeiten und Kosten. In unserem Beispiel sind dies die Werkstoffe und die Schneidstoffe. Schwer bearbeitbare Werkstoffe erfordern zum Beispiel einen höheren Zeit- und Kostenaufwand.- ParameterUnter Parametern sind alle eingegebenen Werte zur Berechnung von Größen und die Ergebniswerte zu verstehen. Zum Beispiel beeinflusst der Eingabeparameter ,,Drehlänge" den Ergebniswert ,,Hauptzeit", wobei ein ganz bestimmter Werkstoff als Attribut berücksichtigt ist.- FormelnFormeln errechnen aus den Eingabeparametern die Ergebniswerte, die entweder in die Kalkulation eingehen und/oder wiederum als Eingabeparameter für weitere Berechnungen dienen. Die Formeln sind vom Anwender (Systemadministration) mittels Formeleditor frei definierbar (Bild 4).- Technologische Werte (Schnittwerte)Eine besondere Bedeutung kommt der Schnittwertermittlung zu. In Abhängigkeit der Attribute Werkstoff und Schneidstoff, sowie abhängig von Maschinen und Werkzeugen, wird als Grundgröße die Schnittgeschwindigkeit und Vorschub sowie abgeleitete Größen wie die Hauptzeit ermittelt.- ZuschlagsgrößenKalkulatorische Zuschläge für Gemeinkosten, Verteilzeiten und Provisionen sind ebenfalls in getrennten Listen definiert.Angebot dient als BasisdokumentAus Gründen der Kalkulationsgenauigkeit wird die Arbeitsplanerstellung bereits in der Kalkulationsphase mit einer sehr exakte Datenermittlung hinsichtlich der Schnittwerte und des Zeitbedarf sdurchgeführt. Dies ist wirtschaftlich möglich, weil auf Grund vieler automatisierter Vorgänge die Angebotserstellung dennoch schnell und rationell durchführbar ist. Es bietet sich im Auftragsfalle an, diese bereits vorhandenen Ergebnisse dann auch im PPS-System und in der NC- Programmierung weiterzuverwenden. Diese Praxis hat sich im Anwenderunternehmen bereits durchgesetzt. Das Angebot ist auch ein Basisdokument für weitere technische, logistische und kaufmännische Prozesse im Betrieb, wie zum Beispiel für das Beschaffungswesen und die Buchhaltung. Deshalb ist das beschriebene Kalkulationsmodul auch in Verbindung mit Dokumentenmanagement- und Workflowsystemen einzusetzen.Modularer Aufbau macht flexibelDer harte Preisdruck erfordert einerseits eine sehr genaue Kalkulation mit dem spitzen Bleistift, andererseits sollte das Angebot möglichst kurzfristig abgegeben werden. Da die Kunden Angebote bei mehreren Lieferanten einholen, kommt nur ein Teil der aufwendig und genau erstellten Angebote als Auftrag zurück. Die Angebotserstellung wird so zum Mengen- und Kostenproblem, wodurch ein latenter Widerspruch zwischen Qualität und Erstellungsaufwand des Angebotes existiert. Hinzu kommen noch besondere verkaufsfördernde Dienstleistungen, wie zum Beispiel die Abgabe von nach Abnahmemengen gestaffelten Angebotspreisen und so weiter. Die Grundfunktionen sind nahezu branchenneutral gestaltbar; andere dagegen können detailliert an das jeweilige Know-how des Unternehmens und dessen Branche angepasst werden. Hierzu gehört zum Beispiel die Angebotskalkulation. Auf dieser Tatsache beruht die Philosophie des beschriebenen Verkaufssteuerungssystems Delphin, dessen Aufteilung in Module für die branchenneutrale Vertriebsabwicklung und Module für die branchenbezogene Preiskalkulation eine schnelle und flexible Firmenanpassung ermöglicht.