IT-Infrastruktur Kostenfaktor Leerzeiten

Lässt sich in kleinen Unternehmen der Mitarbeitereinsatz noch mit Papier und Bleistift oder einer Excel-Tabelle durchführen und mit der Auftragsplanung in Übereinstimmung bringen, ist der benötigte...

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Lässt sich in kleinen Unternehmen der Mitarbeitereinsatz noch mit Papier und Bleistift oder einer Excel-Tabelle durchführen und mit der Auftragsplanung in Übereinstimmung bringen, ist der benötigte Aufwand für mittlere und größere Betriebe auf diese Weise nicht mehr effizient zu bewerkstelligen. Hier helfen Personaleinsatzplanungssysteme (PEP)Maschinen laufen nicht von selbst. Sie müssen bedient und gewartet, manchmal auch ersetzt werden. Werden die Mitarbeiter nicht gleichzeitig auf diesen Prozess optimiert, ist jede Produktionsplanungs- und Steuerungssoftware praktisch wertlos. Hinzu kommt, dass jede geleistete Überstunde sowie anfallende Leerzeiten zusätzlich Geld kosten. „Personaleinsatzplanungssysteme sind für Fertigungsbetriebe zu wichtig, um nur als Teil des HR-Sektors zu existieren“, sagt Dr. Matthias G. Kausch, Pressesprecher bei der Erlanger Astrum GmbH. Effizient eingesetzt stellen sie das Bindeglied zwischen Produktionsplanungs- und -steuerungssystemen (PPS) und Human-Resources-(HR-)Systemen dar. Diese beiden Funktionsbereiche sind in Unternehmen meist noch zwei eigenständige Segmente, die unabhängig voneinander betrachtet werden. „Erst durch die Interaktion eines PEP-Systems wird eine Durchgängigkeit der Systeme erzeugt“, so Kausch.Die Papier- und Kartonfabrik Varel GmbH und Co. KG aus Varel, Hersteller von Wellpappenrohpapieren und Karton für Verpackungszwecke, zählt zu den modernsten Betrieben der Papierindustrie. Das Unternehmen hat sich für die Personaleinsatzplanungs-, Zeitwirtschafts- und Zeiterfassungssoftware SP-Expert des Erlanger Softwarehauses entschieden. Die Papier- und Kartonfabrik beschäftigt rund 320 Mitarbeiter. Die Produktion im 24-Stunden-Betrieb mit nur wenigen Stillständen im Jahr erfordert ein ausgeklügeltes Schichtmodell mit den unterschiedlichsten Arbeitszeit- und Entlohnungsmodellen für Produktion, Werkstätten und Verwaltung. Die Personalzeiterfassung wurde bislang auf Stempelkarten vorgenommen. „Die Auswertung unterschiedlichster Arbeitszeitmodelle in einem Vielschichtbetrieb stellte jeden Monat einen erheblichen manuellen Zeitaufwand für die Personalabteilung dar, der mit steigender Mitarbeiterzahl manuell kaum zu bewältigen war“, so Norbert Nitsch, Projektleiter bei Varel. Ursprünglich war geplant, nur die Zeiterfassung zu realisieren. Es stellte sich jedoch schnell heraus, dass nur die Verknüpfung von Schichtplanung mit einer Soll-Ist-Planung und Stempelzeiten eine ausreichende Datenbasis darstellt, um alle wichtigen Informationen zum Mitarbeitereinsatz an zentraler Stelle zu verwalten und um die komplexe Bewertung der Zeiten sowie die Personalabrechnung zu automatisieren. „Mit der Einführung der elektronischen Personaleinsatzplanung hat die Transparenz stark zugenommen. Die Mitarbeiter erhalten die für sie relevanten Informationen über Terminals direkt vor Ort. Missen will das System niemand mehr.“Perfekte Planung auch bei ZeitarbeitFalsch besetzte, über- oder unterbesetzte Abteilungen kann sich heute kein Industrieunternehmen mehr leisten. Jedoch erschweren kurzfristige Einflüsse wie unvorhergesehene Ausfälle, verändertes Kundenverhalten oder Saisoneinflüsse eine sichere Planung. Das Modul Personaleinsatzplanung X/Time-PEP der GFOS mbH in Essen soll eine optimale Pesonalplanung ermöglichen, so dass die richtigen Mitarbeiter zur richtigen Zeit am richtigen Ort eingesetzt werden. Die Software unterstützt sowohl alle Schichtmodelle als auch die stundenbezogene Planung in definierten Zeiträumen. Um die bedarfsorientierte Mitarbeiterplanung innerhalb der Produktion gewährleisten zu können, entschließen sich immer mehr Unternehmen für den Einsatz einer elektronischen Personaleinsatzplanung. Die intensive Zusammenarbeit mit verschiedenen Zeitarbeitsfirmen zur Überlassung von Leiharbeitern („Kontraktoren“) erhöht die Anforderungen an die Personaleinsatzplanung erheblich. So sind zum Beispiel bei einem der GFOS-Kunden in der Regel 180 Kontraktoren pro Woche im Einsatz. Sieht der Teamleiter, dass der Bedarf auch nach eventuellen Versetzungen nicht abgedeckt ist, werden Kontraktoren mit entsprechender Qualifikation angefordert. Mit der Anforderung an die Leiharbeitsfirmen wird der genaue Einsatzzeitpunkt hinsichtlich Datum, Uhrzeit, Schicht- und Bereichszuordnung bekannt gegeben. Nach Bearbeitung kommen die Daten aufbereitet zurück und werden den entsprechenden Qualifikationsmerkmalen zugeordnet. Die Stammdaten der Personen werden zur weiteren Bearbeitung in die X/Time-Software eingepflegt. Zeitbuchungen der Kontraktoren werden auf einem gesonderten Zeitkonto gespeichert und dienen den Partnern später als Bearbeitungsgrundlage der Rechnungsstellung sowie zur internen Rechnungskontrolle. Mit der Integration zum Zeit-Management X/Time-ZM lassen sich darüber hinaus Schichtmodelle, Schichtgruppen, Zeitmodelle und Kostenstellen automatisch abgleichen.Ganzheitliche LösungenDas Internet ist auch an der Zeitwirtschaft nicht vorübergegangen. Die Primion Technology AG nutzt die Web-Browser-Technik als Applikationsstandard für ihre Zutritts- und Zeitwirtschaftssysteme. Die ASP-Zeitwirtschaft des Unternehmens wird mittels eines Internet-Browsers über das Internet verfügbar gemacht und ist in seinem Leistungsumfang skalierbar. Individuelle Arbeitszeitmodelle, Übersichten, Auswertungen und Statistiken werden mit dem System „My e-time“ kundenindividuell realisiert. Buchungsdaten werden über das Telefonnetz oder Internet zum Host Server übermittelt. Weitere Module wie Personaleinsatzplanung, Ausweiserstellung mit Bild, Buchungen ab PC-Arbeitsplatz oder An-/Abwesenheitstableau runden die Weblösung ab. „Die My-e-time-Anwendung ist betriebssystem-unabhängig, lediglich ein Internet-Zugang mit dem Browser MS-Explorer, Version 5.5, oder Netscape, Version 6.x, sind auf der Benutzerseite auf einem PC erforderlich“, erläutert Dipl.-Ing. (FH) Heinz Roth, Gründer und Vorstandsvorsitzender der Primion AG.Als einer der führenden Hersteller von Informationstechnik für das Erfassen von Zeit- und Betriebsdaten, für Zutrittskontrolle und Kommunikationssoftware gilt die PCS Systemtechnik GmbH in München. Kunden aus den Bereichen Industrie, Banken, Versicherungen, Handel, Dienstleistung sowie öffentliche Auftraggeber schätzen dabei die Softwareunabhängigkeit von PCS. Für SAP-Kunden bietet PCS als zertifizierter Softwarepartner Datenerfassungs-Lösungen aus einer Hand.So setzt auch Bosch Siemens Hausgeräte GmbH, München, das HR-(Human-Ressources-)Modul der Unternehmenssoftware SAP R/3 ein sowie das zertifizierte ZK/PZE-Subsystem Dexicon von PCS in der Zentrale und den acht Werken mit angeschlossenen Niederlassungen. Dieses Subsystem für Zutrittskontrolle und Personalzeiterfassung verwaltet alle Daten zentral und kommuniziert mit SAP-HR. Durch Kombination der Zutrittskontrolle (ZK) mit der Personalzeiterfassung (PZE) an den Eingängen konnte eine kostenoptimierte, ganzheitliche Lösung für etwa 1100 Mitarbeiter realisiert werden. Es wurden Terminals des Typs Intus 3300 mit Semigrafik-Touchdisplay, integrierter Ethernet-Schnittstelle und kontaktlosen Leseverfahren eingesetzt. Zusätzlich waren rund 1000 Fremdnutzer einschließlich Handwerkern, Reinigungskräften und Besuchern in der Konzernverwaltung zu berücksichtigen. Klarer Vorteil: Der Verwaltungsaufwand konnte durch standortübergreifende Vergabe von Berechtigungen zur ZK und PZE erheblich reduziert werden.