Unternehmenssoftware Meilenstein Auftragsdurchlauf

Bei der Einführung einer Unternehmenssoftware sind einige Einflussgrößen zu berücksichtigen.

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Bei der Einführung einer Unternehmenssoftware sind einige Einflussgrößen zu berücksichtigenIn MM 38 wurde das Auswahlverfahren für ein ERP-System (Enterprise Resource Planning) geschildert. Dieser Beitrag beschäftigt sich mit der Systemeinführung als dem weitaus schwierigeren Teil des Gesamtprojektes. Meistens wird bereits Software zur Auftragsabwicklung, Warenwirtschaft oder PPS (Produktionsplanung und -steuerung) eingesetzt. Dabei handelt es sich entweder um Standardsoftware, die im Laufe der Nutzungsdauer an die individuellen Anforderungen des Unternehmens angepasst wurde, oder um Individualsoftware, die anhand spezieller Vorgaben eigens entwickelt worden war.Die Funktionalität eines modernen Standardsystems geht meist weit über die im Un-ternehmen bisher genutzte hinaus. Verbunden mit dieser Funktionalitätserweiterung ist eine notwendige Überarbeitung der Abläufe, bestenfalls in Form einer Geschäftsprozess-Modellierung. Aus der individuellen Ausgangsbasis im Unternehmen leiten sich für die Einführung einer neuen ERP-Software vier typische Projektaufgaben ab:- Die Anpassung der Geschäftsprozesse an das neue ERP-System. Die Entscheidung, ein neues System zu installieren, geht in vielen Fällen mit einer geplanten Optimierung der Geschäftsprozesse einher.- Akzeptanz für die neue Software bei den Anwendern. Mit der Einführung neuer Programme müssen die Mitarbeiter die gewohnte Umgebung verlassen und sich neben neuer Maskengestaltung und Bedienungsweise auch noch an andere, neu gestaltete Abläufe gewöhnen. Alle Anwender müssen daher ausreichend geschult sein.Dazu gehört jedoch nicht nur die mechanische Beherrschung der Steuerung in der Programmoberfläche, sondern auch ein Verständnis der grundlegenden Abläufe im System.- Notwendige Datenübernahmen aus dem Altsystem. Die laufenden Daten müssen in den meisten Fällen übernommen werden. Dies betrifft Stammdaten (Kunden- und Liefe-rantenstammdaten, Artikel, Preistabellen, Stücklisten und Arbeitspläne etc.) ebenso wie Bewegungsdaten (offene Bestellungen an Lieferanten, Angebote und Aufträge von Kunden, laufende Fertigungsaufträge) und möglicherweise auch Historiedaten (Kundenstatistiken, Preisentwicklung, Lieferabrufe). Bei Finanzbuchhaltungs- und Lohnbuchhaltungssystemen kann je nach Umstellungszeitpunkt dieses Spektrum noch erweitert werden: im laufenden Geschäftsjahr sind offene Posten und Buchungssätze des laufenden Jahres ebenso zu übernehmen wie die Lohnkonten der abzurechnenden Mitarbeiter.Neben der technischen Definition der Konvertierung von Datensätzen ist dabei eine Planung des Übernahmezeitpunktes notwendig. Vor der endgültigen elektronischen Konvertierung sind rechtzeitige Testübernahmen mit eingehender Prüfung der Datensätze beispielsweise durch Key-User, (die für die Betreuung des neuen Systems eine Schlüsselfunktion in ihrer Abteilung übernehmen), empfehlenswert.- Der erfolgreiche Umstieg in den Echtbetrieb. Die entscheidende Phase des Einführungsprojekts ist schließlich der Echtlauf des neuen Systems. Dazu sind einige maßgeblich wichtige Entscheidungen zu treffen, die in vielen Fällen über Erfolg und Misserfolg des Projekts bestimmen. Ein Parallelbetrieb bietet sich an, um eine schrittweise Aufnahme des Echtbetriebs zu ermöglichen.Die Alternative ist eine Stichtagsumstellung, also der Echtbetrieb mit einem „Big Bang“. Sie bietet sich besonders dann an, wenn aufgrund besonderer Konstellationen (beispielsweise der Übergang von Rechenzentrumsbetrieb auf eine Inhouse-Lösung) eine stufenweise Ablösung unmöglich ist. Das Risiko ist dabei jedoch am größten.Nur wenn die Punkte eins bis drei erfüllt sind, ist eine stabile Ausgangs-position für Punkt vier und damit eine wesentliche Voraussetzung für den Projekterfolg geschaffen. Gerade bei komplexeren Projekten ist dies äußerst schwierig zu beurteilen. Um für das Unternehmen eine möglichst hohe Sicherheit für den Echtbetrieb zu erreichen, sollte dieser von einem eigenen Meilenstein im Projekt abhängen:Dem Test des Auftragsdurchlaufs in einem Workshop.Die für den Geschäftsbetrieb unabdingbaren Funktionen, die so genannten „Vitalfunktionen“ des Unternehmens, müssen von dem neuen Programm abgedeckt sein, bevor der Sprung in den Echtbetrieb gewagt werden kann. Weniger wichtige Funktionen können auch noch später angepasst oder eingerichtet werden. Aus diesem Grund sollten alle entscheidenden Abläufe im „Workshop Auftragsdurchlauf“, der als Entscheidungsinstanz für die Freigabe der geplanten Umstellung angesehen werden kann, genau und vollständig geprüft werden. Diese entscheidende Veranstaltung kann folgendermaßen ablaufen:- Basis des Workshops ist eine Testdatenübernahme, die den aktuellen Datenbestand im System gewährleistet.- Ausgewählte aktuelle Geschäftsvorfälle, die alle wesentlichen Funktionen enthalten, (zum Beispiel Einkauf mit Bestellabwicklung und Lagerbuchung, Kundenauftragsabwicklung mit Konstruktion, Stücklistenauflösung, Fertigungsrückmeldung und Auslieferung), dienen als Vorgabe für den Workshop. Sie werden im neuen System durchgeschleust und damit die erfolgreiche Abdeckung der Prozesse dokumentiert.- Anwender aus den betroffenen Abteilungen (gegebenenfalls unterstützt durch Berater und Key-User) sind gefordert, die Fälle selbstständig im Programm abzuhandeln.- Alle notwendigen Dokumente und Transferdateien für Datenübermittlungen werden im Workshop erzeugt und auf Richtigkeit der enthaltenen Daten geprüft.- Übergaben in die Finanzbuchhaltung wie Verbuchung von Ausgangsrechnungen werden getestet.Ist die „Generalprobe“ in allen Punkten erfolgreich, so sind die Weichen für einen Echtbetrieb mit dem neuen System gestellt: Alle Vitalfunktionen sind darin abgedeckt; die Anwender sind in der Lage, den Geschäftsbetrieb damit am Leben zu erhalten. Alle überlebensnotwendigen Dokumente (Bestellung, Auftragsbestätigung, Lieferschein, Rechnung) können erzeugt werden. Die erfolgreiche Weiterführung der Abläufe mit den übernommenen Datenbeständen ist gewährleistet.Gibt es jedoch gravierende Probleme, (etwa Hardware-Instabilität, Fehler bei der Dokumentenerstellung) oder können die Anwender ohne fremde Hilfe das System noch nicht richtig bedienen, so ist von einer Umstellung zunächst abzusehen. Von der Behebung dieser Schwierigkeiten sollte die Freigabe des Echtbetriebs abhängen.