Online-Beschaffung

Die Frankfurter Flughafen AG rechnete es detailliert vor: Die Beschaffung eines Bleistiftes kostet genau 286 DM und dauert 182 Minuten. Durch die elektronische Beschaffung über das Internet sind es...

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Im betrieblichen Einkaufswesen lassen sich noch erhebliche Kosten sparenDie Frankfurter Flughafen AG rechnete es detailliert vor: Die Beschaffung eines Bleistiftes kostet genau 286 DM und dauert 182 Minuten. Durch die elektronische Beschaffung über das Internet sind es nur noch 35 DM und 18 Minuten pro Bestellung. Ersparnis: 251 DM. ,,Beschaffungskosten", so die Angaben der Bremer Schuricht GmbH, Kataloghändler für Elektrobauteile, Messtechnik und Automatisierung, ,,liegen in der deutschen Industrie im Schnitt bei 159 bis 300 DM pro Bestellvorgang und lassen sich durch ein Online-Bestell-System sowie die zentrale Steuerung des elektronischen Datenaustauschs und Zahlungsverkehrs um bis zu 50% reduzieren. Die Deutschen Post World Net und Lufthansa Air Plus, die jüngst gemeinsam den Marktplatz Trimondo gründeten, setzen noch eins drauf und wollen allein durch die Prozesskostenreduzierung bis zu 80% Einsparungen beim Bezug von indirekten Gütern (Büromaterialien, Werkzeuge, Computerzubehör oder Hygieneartikel) einsparen.Umfangreiche BestellvorgängeIn der Tat ist der herkömmliche Bestellvorgang ein umfangreiches Procedere und besteht - vom Anlegen der Bestellanforderung bis zum Ausdruck und Faxversand an den Lieferanten - aus mindestens sieben Schritten. Wer dagegen eine E-Procurement-Lösung einsetzt, profitiert vor allem durch beschleunigte Einkaufsprozesse. Genehmigungsverfahren, Budgetkontrolle, Anlagenbuchhaltung werden automatisch abgewickelt oder entfallen ganz. Bis zum Wareneingang der bestellten Artikel laufen alle Prozesse online ab, und auch die Zahlungsmodalitäten werden über ein ausgeklügeltes Gutschriftsverfahren elektronisch geregelt. Dies bedeutet vor allem eine Erleichterung des Rechnungscontrollings: Alle Daten sind im System vorhanden, im Idealfall erfolgt eine direkte Rechungsübertragung vom Lieferanten in das ERP-System des Auftraggebers. Zu den wichtigsten Voraussetzungen für das reibungslose Funktionieren einer E-Procurement-Anwendung zählen Online-Produktkataloge. Sie müssen grafisch so aufgearbeitet werden, dass sie auch von Internet-unerfahreren Mitarbeitern einfach und sicher bedient werden können: vorzugsweise mit dem Layout eines Papierkatalogs. Effektiv wird E-Procurement nur dann, wenn in einem System mehrere Kataloge gleichzeitig nutzbar sind, was nur mit einer einheitlichen Datenstruktur möglich ist. Nachdem in relativ kurzer Zeit 160 verschiedene Katalogsprachen durch E-Procurement-Systeme geisterten, wurde vor zwei Jahren mit BMEcat, dem einheitlichen Online-Standard für Produktkataloge, die babylonische Sprachverwirrung beendet. Wie die Zukunft des E-Procurement aussieht, sagt der Hauptgeschäftsführer des BME Bundesverband für Materialwirtschaft und Einkauf e.V., Dr. Holger Hildebrandt: ,,Die Antwort auf diese Frage ist eindeutig: rosig. E-Procurement ist für den Einkauf in deutschen Unternehmen, ganz gleich, ob Großunternehmen oder Mittelständler, derzeit die größte Herausforderung." Große Unternehmen können in der Tat bereits enorme Einsparpotenziale durch den Internet-Einkauf aufweisen. So bestätigt beispielsweise Dr. Stefan Bungert, einer der beim Computerriesen IBM für E-Business zuständigen Manager: ,,Wir haben mit E-Procurement die Wende geschafft und zusammen mit anderen Maßnahmen damit weltweit 9,1 Mrd. US-Dollar eingespart." Die US-Konzerne General Motors und Ford wollen gar bis Ende 2001 sämtliche Beschaffungsvorgänge - von der Büroklammer über Maschinenteile bis hin zu Dienstleistungsverträgen - über elektronische Marktplätze vertreiben. Ein Durchbruch auf RatenDennoch ist der Weg zum E-Procurement ein ,,Durchbruch auf Raten", so der Titel eine Marktanalyse von American Express. So ist Ariba, amerikanischer Pionier für E-Procurement-Lösungen, heute mit weltweit gerade mal 550 Kunden Marktführer auf diesem Gebiet. Damit hat Ariba einen Marktanteil von 36% in der Welt und von 47% in Europa. Die Gilde der Unternehmensberater, die bis vor kurzem schwindelerregende Marktprognosen für E-Procurement herausgab, schwenkt jetzt um und publiziert ,,realistischere" Vorhersagen. Eine Umfrage des Internetforschungsunternehmens Jupiter unter Einkäufern großer Unternehmen macht wenig Hoffnung auf einen neuen Boom. Und die Bonner Unternehmensberatung Simon, Kucher & Partner fand bei einer Befragung von 16 deutschen, schweizerischen und österreicherischen Großunternehmen heraus, dass beim Thema elektronische Beschaffung zwischen optimistischen Prognosen und der Realität eine beachtliche Lücke klafft. Prof. Hermann Simon, Mitbegründer und Vorstand des Beratungshauses, verkündete anlässlich des kürzlich veranstalteten E-Business-Strategieforums: ,,Das Internet wird eine begrenzte Rolle in der industriellen Beschaffungs- und Zulieferkette spielen." Grund: die mangelnde Digitalisierfähigkeit der allermeisten Produkte. Auch eine Emnid-Studie förderte kürzlich zu Tage, dass das Internet zwar als Informationsmedium akzeptiert wird, doch Bestellvorgänge nach wie vor hauptsächlich über Fax und Telefon stattfinden, obwohl nötige Infrastrukturen zur Online-Geschäftsabwicklung vorhanden sind. Immerhin nutzen 42% der Befragten das Internet vor allem für die Suche nach neuen Lieferanten und Produkten. Dass letztlich nur 3% online bestellen, hat gute Gründe: 18% der Einkäufer gaben an, ab einer bestimmten Auftragssumme die Zustimmung eines Vorgesetzten einholen zu müssen. 65% legen am liebsten die Bestellvorgänge in der Registratur ab. Das Beratungshaus KPMG befragte europäische Einkäufer, von denen gar 78% interne Organisationsprobleme als wichtigsten Hemmfaktor für die Einführung eines elektronischen Beschaffungssystems angaben. Auch Lieferanten, die im Internet unbestritten einen weltweiten Absatzkanal finden würden, scheuen Online-Marktplätze und so genannte Reverse Auktionen (Auktionen, die von der Nachfrageseite - also dem Einkauf - ausgelöst werden). Die Lieferanten fürchten allzu große Transparenz und letztlich den Druck auf die Preise. Wettbewerbsvorteil nicht nur mit PreisZu diesen Ergebnissen kommt eine aktuelle Studie der Masaï-Gruppe, einer Unternehmensberatung, die sich auf die Kostenoptimierung im Einkauf spezialisiert hat. ,,Das Einkaufsvolumen macht bei Industrieunternehmen durchschnittlich 60% des Umsatzes aus. Eine Senkung der Einkaufskosten um 5% verbessert die Marge im Durchschnitt um 3%. In diesem Sinne muss man dem Einkauf eine Schlüsselfunktion für den Unternehmenserfolg zumessen", behauptet Marc Staudenmayer. Frage also: Wie senke ich meine Einkaufskosten schneller und weiter als dies meine Konkurrenten schaffen? Staudenmayer: ,,Bei dieser Frage trennt sich im Einkauf die Spreu vom Weizen: Nur durch Preisverhandlungen kann ich keine dauerhaften Wettbewerbsvorteile für mein Unternehmen schaffen, denn die Einkaufskosten eines Unternehmens sind Funktion von Spezifikationen, Menge und Einkaufspreis." Eine europaweite Analyse der Masaï-Projekte seit 1996 ergab, dass die Optimierung der Spezifikationen einen größeren Anteil an den Gesamteinsparungen hat als die Optimierung des Einkaufspreises an sich. Die Optimierung der Spezifikationen setze aber voraus, dass der Einkauf es schafft, seine internen Bedarfsträger, die Lieferanten und in manchen Fällen auch die Endkunden an einen Tisch zu bringen mit dem Ziel der Optimierung der Einkaufskosten. Neue Anforderungen an die EinkäuferDafür benötige der Einkauf zwei Grundvoraussetzungen: erstens Know-how, um Spezifikationen zu überarbeiten, zu vereinfachen oder zu standardisieren und zweitens die Unterstützung der Geschäftsführung. Staudenmayer: ,,Diese Grundvoraussetzungen sind in den wenigsten Fällen gegeben." Der Einkäufer der Zukunft benötigt demnach Fähigkeiten für bereichsübergreifendes Projektmanagement, um die Einkaufskosten zu optimieren sowie für den Umgang mit elektronischen Medien (E-Purchasing und E-Procurement), wobei E-Purchasing (Einkauf) das Aushandeln von Preisen über elektronische Marktplätze bedeutet und E-Procurement (Beschaffung) das Abwickeln einer Bestellung über elektronische Medien ist. Dass es bei beiden Begriffen mittlerweile eine linguistische Grauzone gibt, liegt laut Staudenmayer daran, dass die aktuelle Software beide Funktionen verschmilzt. ,,In Zukunft werde ich die gleiche Software für das Verhandeln und die Bestellabwicklung verwenden."Dabei wird künftig laut Staudenmayer ein Großteil des standardisierbaren Einkaufsvolumens über abhängige elektronische Marktplätze laufen. Unabhängigen Marktplätzen gibt der Einkaufsexperte kaum Überlebenschancen: ,,Sie werden mittelfristig verschwinden."Bedeutende Potenziale zur Optimierung der Einkaufskosten sehen die Masaï-Experten vor allem in mittelständischen Unternehmen. Dieses ,,Rückgrat der deutschen Wirtschaft", wie es die Betreiber des Online-Marktplatzes Allago formulieren, kauft jährlich indirekte Güter und Dienstleistungen im Wert von 300 Mrd. DM ein. Diese profitable Zielgruppe aber scheut noch zurück vor den Kosten für eine E-Procurement-Lösung, die in die Hunderttausende gehen können. Abhilfe wollen Mietlösungen, so genannte ASP-Modelle schaffen, wie sie CaContent oder Onventis anbieten. Ein anderer gangbarer Weg ist die Beauftragung von Einkaufsdienstleistern, beispielsweise Atrada, Mercateo oder ProBuy.Die breite Masse kleinerer und mittlerer Unternehmen kann nach Meinung dieser Marktplatzbetreiber zum Gewinner der Online-Märkte werden: So könnte künftig ein kleines Unternehmen seinen Laserdrucker zusammen mit 50 anderen Käufern auf einem der Business-to-Business-Marktplätze ordern und damit einen entsprechenden Preisnachlass beim Lieferanten erwirken. Zusätzlicher Vorteil: der Fall des Rabattgesetzes.