Projektergebnisse erfolgreich präsentieren

Projektarbeit steht und fällt nicht nur mit der Qualität der Ergebnisse, sondern auch mit der Art und Weise, wie die Ergebnisse den Entscheidungsträgern präsentiert werden. Nur sorgfältige...

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Projektarbeit steht und fällt nicht nur mit der Qualität der Ergebnisse, sondern auch mit der Art und Weise, wie die Ergebnisse den Entscheidungsträgern präsentiert werden. Nur sorgfältige Vorbereitung garantiert den Präsentationserfolg.Projekte enden in der Regel damit, dass die Ergebnisse einem mehr oder weniger großen Zuhörerkreis vorgestellt werden müssen. Mitentscheidend für die Akzeptanz der Resultate ist neben der Qualität des Erarbeiteten auch die Art und Weise, in der die Ergebnisse vorgestellt werden. Wohl jeder hat schon einmal eine Präsentation über sich ergehen lassen müssen, die im Wesentlichen aus einem langatmigen, stammelnd vorgetragenen und mit dicht beschriebenen Folien aufbereitetem Vortrag bestand. Dass es auch anders geht, will der vorliegende Beitrag zeigen, in dem Werkzeuge und Vorgehensweisen vorgestellt werden, mit denen man eine Präsentationen erfolgreich gestalten kann. Einer Tatsache muss man sich aber bewusst sein: Präsentieren - sprich: das Vorzeigen, Vorstellen, Darstellen, Begreiflichmachen - hat nichts mit Showbusiness zu tun, sondern ist harte Arbeit und erfordert ein hohes Maß an Vorbereitung. Eine gute Präsentation macht es möglich, die Zuhörer von der Qualität der Arbeit respektive der Projekt-ergebnisse zu überzeugen und dem betreffenden Projekt einen optimalen Abschluss zu geben.Eine Präsentation ist durch folgende Merkmale gekennzeichnet:- Die Durchführung erfolgt in der Regel vor einer Gruppe von Menschen (also vor mindestens zwei Personen).- Eine Präsentation ist immer die geraffte Darstellung der tatsächlichen Arbeit und beinhaltet die Reduktion auf die wesentlichen Informationen und Inhalte.- Präsentieren heißt, bezogen auf den vorliegenden Beitrag: Darstellung der Vortragsinhalte mit Hilfe eines Tageslichtprojektors auf eine Wand/Leinwand.- Die Ziele sind eindeutig definiert: Was soll erreicht werden und was muss dazu präsentiert werden? Abhängig von der Zielsetzung erfolgt die Auswahl der Inhalte und deren Detaillierungsgrad.Das auf Folie Kopieren eines dicht beschriebenen Blattes macht noch keine Präsentation. Eine erfolgreiche Präsentation entsteht vielmehr aus dem Zusammenspiel unterschiedlicher Faktoren. Aus den in Bild 1 dargestellten Kernelementen einer Präsentation lässt sich das folgende Ablaufschema einer guten Präsentation ableiten (Bild 2).Verzögerungen vorab einkalkulierenDie Vorbereitung und Durchführung einer guten Präsentation setzt eine Reihe elementarer Grundkenntnisse voraus, die es dem Vortragenden erleichtern die unterschiedlichen Zusammenhänge, die auf den Teilnehmer wirken, besser zu verstehen und gezielt einzusetzen. Bei einer Präsentation können unterschiedliche Hilfsmittel zum Einsatz kommen. Im Regelfall dürften dies Folien sein, die mit einem Tageslichtprojektor an die Wand geworfen werden. Die Vorbereitung einer Präsentation beginnt stets mit der Frage: Was will ich erreichen? Was muss ich dafür tun? Die Vorbereitung der Präsentation selbst umfasst dann elf Schritte, die in Bild 3 dargestellt sind. Auf einige der Schritte soll im Folgenden näher eingegangen werden. Zunächst einmal geht es darum, Schwerpunkte zu setzen. Das heißt: Was muss ich zeigen? Was muss der Teilnehmer unbedingt wissen? Was sollte ich zeigen? Worüber sollte ich sprechen? Was kann ich zeigen respektive worüber kann ich sprechen? Zweckmäßigerweise erfolgt die Wiedergabe der Inhalte kurz, knapp und unter Verwendung von Schlagworten, die sich beim Teilnehmer einprägen. Ein wichtiger Aspekt jeder Präsentation ist der Zeitbedarf. Generell kann man sich an folgender Faustregel orientieren: Was ich in 10 Minuten lesen kann, darüber kann ich in rund 45 Minuten sprechen. Faustegel 2 lautet: Die Dauer eines Vortrages sollte maximal eine Stunde (plus Diskussionszeit!) betragen. Denn danach lässt die Konzentration der Teilnehmer erfahrungsgemäß nach. Außerdem vermeidet man durch ein solches Zeitlimit, dass der Vortrag weitschweifig wird, und stellt sicher, dass er sich auf das Wesentliche beschränkt. Faustregel 3 besagt: Schon von vorneherein Zeitverzögerungen mit einplanen. Die Erfahrung zeigt, dass man in der vorgegebenen Zeit eigentlich immer nur die Hälfte von dem bringen kann, was man eigentlich vortragen wollte.Ein Grund für solche Verzögerungen können beispielsweise Zuhörereinwände sein. Gleichgültig, wie sicher man sich als Vortragender in seiner Argumentation fühlt - eines kann immer passieren, nämlich dass Teilnehmer anderer Meinung sind und mitten im Vortrag Einwände haben. Wer darauf nicht gefasst ist, kommt dann schnell ins Schleudern. Deshalb sollte man bereits bei der Vorbereitung überlegen, wie damit umzugehen ist. Viele Einwände lassen sich vorwegnehmen - etwa dann, wenn das, was vorgestellt wird, Schwachstellen enthält, wenn der Vortragende die Teilnehmer durch bestimmte Aussagen ganz bewusst ,,provoziert" oder wenn sich in der Zuhörerschaft Personen befinden, die für ihre ,,Widerspruchsfreudigkeit" bekannt sind. In diesen Fällen kann man sich bereits in der Vorbereitungsphase geeignete ,,Abwehrstrategien" oder Gegenargumente zurechtlegen. Bei unerwarteten Publikumseinwänden sollte man versuchen, sie zu klassifizieren: Ist es ein echter, berechtigter Einwand oder ,,nur" ein Störversuch? Wenn es sich um einen berechtigten Einwand handelt, kann der Vortragende wie eben besprochen vorgehen, das heißt, den Diskussionsfaden aufnehmen. Ansonsten empfehlen sich folgende Reaktionen:- Man bittet mit den Hinweis, dass man den ,,roten Faden" nicht verlieren möchte, um die Rückstellung des Diskussionsbeitrags. Ein absichtlicher Störer des Vortrages wird dann mit hoher Wahrscheinlichkeit von seinem Tun ablassen.- Man räumt den Einwand sofort aus - vorausgesetzt, die Klärung des Sachverhaltes kann rasch erfolgen.- Der Vortragende versucht, durch gezieltes Nachfragen herauszufinden, aus welchem Grund der Einwand vorgebracht wird. Missverständnisse lassen sich dann sofort beheben. Störer kommen schnell in Argumentationsnöte.Ob berechtigt oder nicht: Man sollte immer offen auf einen Einwand reagieren. Völlig falsch wäre es, Verärgerung zeigen oder die jeweilige Person ,,anzugreifen". Bleibt der Präsentierende ruhig und sachlich, hat er die Teilnehmer rasch auf seiner Seite. Potentielle Störenfriede deklassieren sich dann selbst.Rechtschreibfehler wirken peinlichAuch der Auswahl und Vorbereitung der Medien sollte man gebührende Aufmerksamkeit schenken. So ist es zweckmäßig, vor Beginn der Präsentation die Folien auf ihre Lesbarkeit hin zu prüfen - auch durch Auflegen auf einen Tageslichtprojektor: Ist der Druck fehlerfrei? Können Text und Bilder auch noch in größerem Abstand einwandfrei gelesen werden? Außerdem sollte man die Folien immer gegenlesen lassen. Schreibfehler in Präsentationsunterlagen sind eine peinliche Angelegenheit, denn sie weisen auf eine schlechte Vorbereitung der Präsentation hin. Der vorliegende Beitrag wird fortgesetzt.