gesponsertFür Verlässlichkeit bei Lieferterminen und Markteintritten So gelingt eine effiziente Personalplanung

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Meisterplan, a product of itdesign GmbH

Im Maschinenbau ist es nicht immer einfach, Liefer- und Markteintrittstermine zu halten. Aber woran liegt das? Fehlen digitale Prozesse? Braucht es mehr Automatisierung? Nicht unbedingt. Oft ist die Antwort viel einfacher.

Der deutsche Maschinenbau steht für Qualität, Innovation und Zuverlässigkeit. Doch Termine für Lieferungen und Markteintritte einzuhalten, kann gelegentlich zur Herausforderung werden. Insbesondere dann, wenn man zum einen Zeitpunkt Auftragsflauten und Leerlauf hat und zum anderen Zeitpunkt dann wiederum völlig überlastete Mitarbeiter. Ein Ungleichgewicht, das die Abläufe ins Schwanken bringen kann.

Die gute Nachricht: Dagegen lässt sich etwas tun. Denn meist liegt dies an einer unübersichtlichen Personaleinsatz- bzw. Ressourcenplanung. Sie führt zu einer ungleichen Verteilung der Mitarbeiter. So sind einige immer überlastet, laufen Gefahr aus dem Unternehmen abzuwandern und Projekten droht der Engpass. Gleichzeitig haben andere wenig zu tun. Ihre ungenutzte Arbeitszeit – und ihr Potenzial – geht somit für immer verloren.

So schöpfen Unternehmen das Potenzial ihrer Mitarbeiter voll aus

Viele Bereichs- und Abteilungsleiter haben das Problem bereits erkannt. Angesichts der hohen Abstimmungsaufwände und begrenzten Ressourcen tun sie ihr Bestes, um den Einsatz ihrer Ingenieure, Entwickler und Co. zu koordinieren.

Ihr Ziel ist es unter anderem:

• Transparenz über den Einsatz der Mitarbeiter und Klarheit über die Prioritäten zu schaffen.

• Aufträge realistisch einzuplanen, sodass verlässliche Liefertermine genannt werden können.

• Immer zu wissen, welche Mitarbeiter verfügbar sind, um flexibel auf Engpässe reagieren zu können.

• Über Abteilungsgrenzen hinweg Einigkeit über die Planung zu erzielen.

• Die Zufriedenheit innerhalb der Teams zu erhöhen und so Fachkräfte zu halten.

Trotz ihrer Bemühungen, so vorausschauend und gleichmäßig wie möglich über die Abteilungen hinweg zu planen, geraten sie jedoch meist irgendwann an ihre Grenzen. Denn: In vielen Unternehmen wird für die Personalplanung nach wie vor auf Excel gesetzt. Die Gründe dafür sind größtenteils nachvollziehbar. So ist das Programm meist schon Teil der eigenen Tool-Landschaft. Außerdem gibt es im Team in der Regel mindestens einen Experten, der damit programmieren kann. Allerdings kann das Tool irgendwann einfach nicht mehr mit der Komplexität der Personalplanung mithalten.

Excel als Personalplanungs-Tool hat seine Grenzen

Auch die bestmögliche Tabelle scheitert in der Regel an wesentlichen Fragen. Zum Beispiel:

• Wie bekomme ich regelmäßig die Daten in die Tabelle? Und wie lässt sich das bei verschiedenen Teams und Tools umsetzen?

• Wie stelle ich sicher, dass die Daten aktuell und nicht redundant sind?

• Wie schütze ich meine Tabelle vor Anwendungsfehlern durch Kollegen?

• Wie mache ich die aktuelle Planung transparent?

Es wird schnell deutlich: Allein bei der Pflege der Tabellen und Zusammenarbeit gibt es viele Zeitfresser. Hinzu kommt aber auch, dass Excel sich nicht eignet, um einen Überblick zu bekommen. Irgendwann hat man einfach zu viele Zeilen, Spalten und Tabellenblätter mit wenigen Optionen zur dynamischen, visuellen Aufbereitung.

Das Fazit: Wenn Sie die Potenziale flexibel eingesetzter Mitarbeiter wirklich nutzen wollen, reicht Excel einfach nicht aus. Sie brauchen eine Alternative – und zwar ein Personal- und Ressourcenplanungs-Tool, das

• sich an Ihre Tool-Landschaft anbinden lässt und aktuelle Daten automatisch bezieht.

• einen echten Überblick schafft – über alle Projekte, deren Priorisierung, Abhängigkeiten und die Kapazitäten der Mitarbeiter.

• Ihnen die Auswirkungen von Änderungen in Echtzeit zeigt und Sie unterstützt, Szenarien zu simulieren.

• es Stakeholdern einfach macht, auf einer gemeinsamen Datenbasis zusammenzuarbeiten.

Ein Beispiel für eine solche Software ist die projektübergreifende Personal- und Ressourcenplanung von Meisterplan.

Besserer Überblick und maßgeschneiderte Ansichten mit Meisterplan

Meisterplan ist intuitiv und wurde speziell für die projektübergreifende Personal- und Ressourcenplanung entwickelt. Die Software verschafft Ihnen schon auf Basis weniger Daten genau den Überblick, den Excel nicht bieten kann. Das Herzstück der Software sind die für verschiedene Nutzergruppen maßgeschneiderten Ansichten.

Drei der Highlights der Software sind:

• Der Portfolio Designer, der Projekte, Mitarbeiter und wichtige Meilensteine in einem einzigartigen, grafischen Überblick vereint. Hier ist es möglich, die Auswirkungen verschiedener Personaleinsatz-Szenarien in Echtzeit zu simulieren.

• Der Team Planner, der es Teamleitern einfach macht, die Auslastung ihrer Mitarbeiter im Blick zu behalten, Kapazitätsanfragen zu bearbeiten und Stammdaten zu pflegen.

• Die Roadmap, mit deren Hilfe Sie über Abteilungen hinweg Transparenz zur aktuellen Auftragslandschaft schaffen.

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Erfolgsbeispiel: Excelitas Technologies Corp.

Wie das Ganze in der Praxis aussehen kann, zeigt das Beispiel der Excelitas Technologies Corp. Der OEM-Anbieter aus dem Photonikbereich hat lange Zeit auch auf Excel gesetzt. Allerdings gab es immer wieder Zugriffskonflikte, Probleme mit der Übersichtlichkeit und mit der spontanen Anpassung von Planungen. Daher entschied sich das Unternehmen, Meisterplan einzusetzen.

Dadurch konnten einige Verbesserungen erzielt werden:

• Statt rund 50 Mitarbeitern, wird inzwischen die Zusammenarbeit von mehr als 250 Mitarbeitern über mehrere Standorte hinweg koordiniert.

• Die Abteilungen erkennen Engpässe weit im Voraus, sodass Stellen rechtzeitig besetzt werden können.

• Das Management kann auf Basis von verlässlichen Zahlen zwischen Plan-Alternativen entscheiden.

• Stakeholder haben weniger Berührungsängste, weil die Zugriffsrechte klar und die Ansichten auf ihre Bedürfnisse zugeschnitten sind.

Als Folge werden mehr Kundenprojekte pünktlicher ausgeliefert.

Die Vorteile von Meisterplan - mehr Aufträge und noch zufriedenere Kunden

Der Einsatz von Meisterplan bringt nicht nur operative Vorteile. Er verbessert auch wichtige Business-KPIs. Denn die vorausschauende Planung

• erlaubt eine zuverlässige Kommunikation mit Kunden, wodurch es weniger Eskalationen gibt.

• sorgt für eine optimale Auslastung der eigenen Mitarbeiter. Dadurch sinkt die Quote von externen Mitarbeitern, Fachkräfte bleiben im Unternehmen und es können gleichzeitig mehr Projekte in der gleichen Zeit erledigt werden.

• führt zu eingehaltenen Lieferterminen. Dadurch müssen Unternehmen weniger Vertragsstrafen zahlen und erhalten potenziell mehr Folgeaufträge, weil die Kunden zufriedener sind.

Überzeugen Sie sich selbst!

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