Einsparpotenzial in der indirekten Beschaffung So können Unternehmen ihre Prozesskosten senken

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Bei der Beschaffung von C-Teilen entstehen häufig unnötige Prozesskosten. Wie sich durch digitale Beschaffungsprozesse Zeit und Geld sparen lässt, zeigt das Beispiel des Elektrotechnikherstellers Doduco.

Bei der Beschaffung von C-Teilen entstehen Prozesskosten, die von vielen Unternehmen nicht wahrgenommen werden. In der indirekten Beschaffung können sie überproportionale Kostendimensionen erreichen, da diese C-Teile heute häufig immer noch sehr traditionell geordert werden. Dabei verstecken sich Prozesskosten, die sich dank automatisierter Prozesse reduzieren ließen. Ein Vergleich zwischen traditionellen und modernen Prozessen zeigt, wie groß der Vorteil für Unternehmen gerade bei Fachkräftemangel und in Krisenzeiten sein kann.

Innovation durch Prozessautomation

Kosten, die mit den betrieblichen Abläufen verbunden sind und ihnen zugerechnet werden können, lassen sich als Prozesskosten verbuchen – so die Theorie. Doch in der Praxis bleiben die Prozesskosten in Unternehmen häufig unbeachtet. Vor allem bei der Beschaffung von C-Teilen lohnt sich eine Analyse der Prozesskosten, denn diese übersteigen in vielen Fällen den Warenwert der tagesnotwendigen Artikel und Waren deutlich.

Im Fall des Elektrotechnikherstellers Doduco wurden bis 2006 die Bestellungen im Unternehmen wie damals üblich abgewickelt: Die Bedarfsanforderung wurde zuerst auf Papier oder E-Mail von einem Mitarbeiter vorgenommen. Danach erfolgte der Genehmigungsprozess durch die Abteilungsleitung und die Kontierungsprüfung durch das Controlling. Der Einkauf ergänzte die Lieferanten und übertrug die Daten händisch ins SAP-System. Dieser zeitaufwendige, manuelle Prozess wurde durch eine digitale Lösung ersetzt und verschlankt.

Zwei Rechenbeispiele für Effizienz

Ein Vergleich der Prozesskosten zwischen dem klassischen Beschaffungsprozess und dem mithilfe einer Beschaffungsplattform zeigt den drastischen Kontrast. C-Teile haben nur einen geringen Warenwert, sind jedoch essenziell für betriebliche Abläufe. In vielen Unternehmen läuft der Beschaffungsprozess noch manuell ab.

Ein Beispiel: Ein Dreher braucht Vierkantschrauben und recherchiert im Katalog. Bevor er bestellt, muss er eine Bedarfsanforderung (BANF) in SAP erstellen. Das kostet circa 15 Minuten Arbeitszeit. Leider sind die Vierkantschrauben – aufgrund aktueller Lieferprobleme – teurer als sonst. Daher muss der Vorgesetzte des Drehers den Kauf prüfen und genehmigen – weitere fünf Minuten Arbeitszeit. Nun prüft das Controlling, ob alle Daten korrekt sind, bevor es den Bedarf in SAP auslöst. Die BANF wird nun in eine Bestellung umgewandelt und vom Einkauf auf Preis und Liefertermin geprüft. Zusätzlich fragt der Einkauf beim Lieferanten bezüglich Verfügbarkeit und Liefertermin an.

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Der Zeitbedarf liegt nun schon bei mindestens 30 bis 45 Minuten. Nach Auftragsbestätigung muss die Ware nach Eintreffen geprüft werden. Der Eingang der Ware wird in SAP verbucht und der Dreher benachrichtigt. Diese Vorgänge brauchen ungefähr 15 Minuten Arbeitszeit. Zuletzt prüft die Finanzbuchhaltung die Rechnung und verbucht sie. Für die Freigabe müssen mindestens 10 bis 15 weitere Minuten Aufwand berechnet werden.

Insgesamt beläuft sich die Bearbeitungszeit für alle Prozessschritte auf insgesamt rund eine Stunde und 45 Minuten pro Bestellung! Das multipliziert mit dem internen Stundensatz ergibt irre Summen von Prozesskosten.

Kalkuliert man die Kosten, die Betriebe mit einer Beschaffungsplattform haben, entsteht das folgende Bild: Der anfordernde Dreher findet die passenden Vierkantschrauben rasch im Onlinekatalog der Beschaffungsplattform und legt sie in den Warenkorb. Dieser wird samt den Kontierungsdaten direkt in das ERP überstellt. Dort wird automatisiert eine BANF erzeugt. Wegen erhöhter Kosten der Vierkantschrauben muss der Vorgesetzte den Kauf prüfen und genehmigen. Da die Kontierungsdaten aber automatisiert im System übergeben wurden, muss das Controlling diese nicht mehr prüfen. Die BANF wird vom System automatisch in eine Bestellung umgewandelt – alle wichtigen Daten dafür sind bereits aus dem Online-Katalog übertragen worden. Der Einkauf prüft nur noch den Liefertermin der Auftragsbestätigung, die Wareneingangsprüfung erfolgt in SAP. Der Dreher erhält Bescheid, dass seine Schrauben angekommen sind. Die Rechnung wird im ERP automatisiert geprüft. Damit ist die Finanzbuchhaltung von der Prüfung entlastet.

Die Summe der Bearbeitungszeit für alle diese Bestellschritte beläuft sich dank des automatisierten Prozesses auf circa 30 Minuten. Das bedeutet, dass Unternehmen, die mit einer Beschaffungsplattform arbeiten, rund 70 Prozent an Zeit und Prozesskosten einsparen können.

Das Kostenoptimierungspotenzial erkennen und ausschöpfen

Die Beispielrechnung macht deutlich, dass es sich lohnt, die internen Beschaffungsprozesse genau in Augenschein zu nehmen und sie neu zu bewerten. Während bei Doduco früher die internen Prozesskosten für die indirekte Beschaffung in keinem Verhältnis zum Bestellvolumen der C-Teile stand, konnten mit der einen zentralen E-Procurement-Plattform neue Rahmenbedingungen für die indirekte Beschaffung unternehmensweit einheitlich geregelt werden. Diskussionen über abweichende Preise, Rechnungen oder fehlende Kontierungen gehören der Vergangenheit an. Im C-Teile-Management fokussiert sich der Einkauf jetzt maßgeblich auf wichtige strategische Analysen und die Optimierung des Katalogangebots.

In Zeiten des Fachkräftemangels kann eine Beschaffungsplattform dazu beitragen, Prozesse zu vereinfachen und Bearbeitungszeiten zu reduzieren. Mitarbeiter der einzelnen Abteilungen können sich ihrem Kerngeschäft widmen, da viele redundante Prozesse eliminiert werden. Damit profitieren Unternehmen nicht nur von geringeren Kosten und einem insgesamt dynamischeren Beschaffungswesen, sondern auch von zufriedeneren Mitarbeitern, da ihrer Arbeitszeit und Fachkompetenz eine viel höhere Wertschätzung zu Teil werden.

* Michael Petri ist Geschäftsführer und CCO der simple system GmbH

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