Talent-Management Strategische Nachfolgeplanung wird zum unternehmerischen Erfolgsfaktor

Unternehmen fällt es heute immer schwerer, schnell und kostengünstig qualifizierte Mitarbeiter zu rekrutieren und leitendes Personal langfristig zu binden. Eine Möglichkeit, beiden Herausforderungen frühzeitig zu begegnen, ist eine systematisch betriebene Nachfolgeplanung, die sich mit Software-Unterstützung auch noch vergleichsweise einfach und effektiv bewältigen lässt.

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Aktuelle Stimmen und Studien aus den deutschen Wirtschaftsverbänden konstatieren einen zunehmenden Mangel an qualifizierten Fachkräften. Die Gründe dafür sind vielfältig. Während der Bedarf an Hochqualifizierten in Deutschland steigt, nimmt das Erwerbspersonenpotenzial aufgrund des demografischen Wandels weiter ab.

Laut Institut für Arbeitsmarkt- und Berufsforschung (IAB) wird der Rückgang an qualifizierten Arbeitskräften durch die sinkenden Studienanfängerzahlen, insbesondere in den technischen Berufen, noch verstärkt. Dazu kommt, dass in den letzten Jahren immer mehr Hochqualifizierte das Land verlassen haben, um günstigeren Forschungs- und Arbeitsbedingungen im Ausland zu folgen.

Tatsache ist, dass es den Unternehmen heute zunehmend schwerer fällt, schnell und kostengünstig qualifizierte Mitarbeiter zu rekrutieren. Selbst wenn alle wichtigen Posten mit guten Leuten besetzt sind, ist es für jedes Unternehmen, insbesondere aber für kleine oder mittelständische Firmen, eine ständige Herausforderung, das Personal langfristig zu binden.

Wie lassen sich qualifizierte Arbeitskräfte zum Verbleib und zu einer Karriere innerhalb des Unternehmens motivieren? Und wie lässt sich im Falle der Kündigung schnell und ohne immensen Kostenaufwand ein geeigneter Nachfolger finden?

Nachfolgeplanung als strategische Aufgabe

Eine Möglichkeit, beiden Herausforderungen zu begegnen, ist eine durchdachte Nachfolgeplanung. Dabei geht es um die Identifizierung geeigneter Kandidaten im Unternehmen selbst, aber auch um eine systematische Personalentwicklung, die Mitarbeiter auf den Fall vorbereitet, dass sie eines Tages in bestimmte Schlüsselpositionen aufrücken.

Mit gezielten Trainings- und beruflichen Weiterbildungsmaßnahmen, durch die Zuweisung wechselnder Verantwortlichkeiten und Aufgaben und begleitet von fachkundiger Beratung können die Mitarbeiter auf jeder Hierarchieebene schrittweise auf neue Rollen oder höhere Positionen vorbereitet werden. Die Nachfolgeplanung und eine geeignete Technologie, diese umzusetzen, sind Investitionen auch in die Zukunft des Unternehmens.

Fachkräfte systematisch auf höhere Aufgaben vorbereiten

Der Gedanke, die Potenziale der Mitarbeiter zu erforschen und sie systematisch auf höhere Aufgaben vorzubereiten, mag selbst manchen Human-Resources(HR)-Managern wenn nicht absurd, so doch zumindest zu kompliziert erscheinen. Andererseits müssen sie sich nur einmal die Frage stellen, was es ein Unternehmen kosten kann, eine Führungskraft zu ersetzen. HR-Branchenexperten zufolge belaufen sich die Gesamtkosten für eine Neubesetzung auf das Eineinhalb- bis Vierfache eines Monatsgehalts.

Trotz der immensen Chancen, welche die Nachfolgeplanung eröffnet, wird sie vermutlich von nicht mehr als 20% der deutschen Unternehmen verfolgt. Ein Grund dafür ist sicher, dass eine systematisch betriebene Nachfolgeplanung, die das ganze Unternehmen umfasst, eine Menge Informationen erfordert und einen integrierten Ansatz nötig macht. Das ist ohne Software-Unterstützung kaum zu realisieren.

Mit Unterstützung einer geeigneten Software kann diese sogar das ganze Unternehmen umfassen und dabei helfen, qualifizierte Mitarbeiter zu identifizieren und zu fördern, Listen über unternehmensinterne Talente zu erstellen, Wissenslücken und Know-how-Engpässe in bestimmten Bereichen früh zu erkennen und rechtzeitig Gegenmaßnahmen zu ergreifen.

Talent-Management braucht Software-Unterstützung

Ein Software-basiertes Talent-Management-System ermöglicht Anwendern stets den Zugriff auf aktuelle Berichte über Angestellte, die ihre Arbeitsleistung, ihre Qualifikationen inklusive Soft-Skills und ihre Aufgabenfelder umfassen. Darüber hinaus kann man mit den heute verfügbaren Tools Nachfolgepläne entwickeln, die auch Zeugnisse, Ausbildungsdaten, persönliche Ziele, Kompetenzen, Lohn- und Gehaltsdaten und viele andere Faktoren mit einbeziehen. Sie ermöglichen es sogar zu analysieren, was passieren könnte, wenn zentrale Führungspersönlichkeiten das Unternehmen verließen.

Diese Aufgaben mit Papier und Bleistift anzugehen, ist schwierig. Dagegen spricht schon allein die Notwendigkeit, Neueinstellungen möglichst schnell vorzunehmen. Denn wenn nicht rechtzeitig ein geeigneter Nachfolger gefunden wird, kann sich das – insbesondere bei Leitungspositionen – negativ auf die Umsätze und die strategische Positionierung des Unternehmens auswirken und auch die Leistung und Motivation der Mitarbeiter schwächen.

Um eine systematische Nachfolgeplanung sollten sich die Personalabteilung oder das HR-Team, die Geschäftsführung, die Abteilungsleiter und der IT-Leiter gemeinsam kümmern. Der Anstoß zu einem solchen Projekt kann von jedem Beteiligten ausgehen.

Systematische Nachfolgeplanung gemeinsam angehen

Wenn ein Unternehmen jahrelang ohne Nachfolgeplanung zurechtgekommen ist, sollte man die Diskussion darüber eventuell gerade dann anregen, wenn ein hochrangiger Mitarbeiter kündigt. Vielleicht können erste konkrete Schritte in dieser Richtung sogar verhindern, dass weitere Mitarbeiter gehen, Projekte liegen bleiben und wichtige Kunden abspringen.

Um die Unterstützung der anderen Abteilungen oder Hierarchieebenen zu bekommen, lässt sich jederzeit skizzieren, welche Kosten und Folgen mit dem Verlust von einem oder von mehreren qualifizierten Mitarbeitern verbunden sind. Unternehmen, die sich jahrelang darum bemüht haben, ihre Kosten in der Supply Chain und beim Personal zu reduzieren, sollten sich sicher davon überzeugen lassen, auch alle mit der Nachfolgeplanung verbundenen Ausgaben zu optimieren.

Mit einem die Nachfolgeplanung unterstützenden Talent-Management-System kann ein Unternehmen bis zu 20% der Kosten einsparen, die es für die Suche nach geeigneten Nachfolgekandidaten ausgeben müsste. Außerdem können Unternehmen ihre Vakanzen damit im Schnitt von vier auf zwei Monate reduzieren.

Talentförderung erleichtert Mitarbeiterakquisition

Ein ganz anderes Argument für die Nachfolgeplanung ist, dass sie auch den Mitarbeitern gegenüber transparent macht, welche Entwicklungs- und Aufstiegsmöglichkeiten ihr Arbeitgeber ihnen bietet. Das sollte im Normalfall dazu führen, sie an das Unternehmen zu binden und ihre Arbeitsleistung zu verbessern. Wenn es bekannt wird, dass ein Unternehmen es mit der Förderung seiner Mitarbeiter ernst meint, sollte es zudem einfacher sein, gute Leute von außen anzuwerben.

Herbert Wurst ist Regional Manager für Deutschland, Österreich und die Schweiz bei der Sumtotal Systems GmbH, 64347 Darmstadt-Griesheim.

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