Am Ende bleiben keine Rechnungen mehr offen

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Auch bei Trumpf lagen die Eingangsrechnungen früher schon einmal mehrere Wochen im Fachbereich — heute können die involvierten Personen in der Finanzbuchhaltung jederzeit im Rechnungseingangsbuch sehen, bei wem sich welcher Vorgang befindet und wie dessen Bearbeitungsstatus ist. Verzögert sich die Freigabe, können sie sofort nachhaken.

Die schon früher hohe Skontoausnutzung von 94% konnte Trumpf dadurch noch einmal um rund drei Prozentpunkte auf 97% steigern – das macht immerhin einen Beitrag zwischen 90000 und 120000 Euro im Jahr aus. Diese Minderausgaben erzielt der Maschinenbauer allein dadurch, dass die Finanzbuchhaltung den Rechnungsbestand einsehen und vor dem Zahllauf bei Disponenten und Einkäufern nachfragen kann, wie der Stand ist und wo es eventuell Probleme gibt.

Vaillant hat die drei Waschkörbe für die Rechnungen ausrangiert

Auch die Vaillant Group in Remscheid arbeitet heute mit einer integrierten Lösung aus Rechnungserfassung und Freigabeworkflow. Die Waschkörbe hat man dort mittlerweile ausrangiert. In drei solche Riesenbehälter gepackt, gelangten früher Tag für Tag rund 650 Eingangsrechnungen auf die Schreibtische in der Kreditorenbuchhaltung. Von dort aus startete dann der zeitaufwendige, weil manuelle Genehmigungs- und Buchungsprozess, der heute vollelektronisch abläuft.

Deutsche Maschinenbauer sind traditionell stark international aufgestellt. Ein Großteil der Rechnungen fällt damit in den Landesgesellschaften an, weshalb es Ziel sein sollte, auch die ausländischen Standorte in die elektronische Rechnungsverarbeitung mit einzubeziehen. Da die SAP-Systeme der internationalen Produktions- und Vertriebsgesellschaften zumeist von der heimischen Zentrale aus gesteuert und gewartet werden, bietet sich eine in das ERP-System integrierte Lösung an.

Ausländische Standorte schicken die gescannten Dokumente in die Zentrale

Die typische Vorgehensweise besteht darin, dass die ausländischen Standorte ihre Eingangsrechnungen gescannt als Tiff-Dokumente auf den zentralen Server nach Deutschland senden. Dort werden sie dann ausgelesen, an lokalen Korrekturplätzen gegebenenfalls nachbearbeitet und anschließend in die Verbuchung oder Freigabe geleitet.

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