Am Ende bleiben keine Rechnungen mehr offen

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Trumpf arbeitet entsprechend der IT-Strategie in allen Produktionsgesellschaften und den großen Vertriebsgesellschaften mit SAP R/3. In das System ist auch die Rechnungsverarbeitung integriert. Für den Rollout in den vier Schweizer Gesellschaften im Frühjahr 2009 wurde beispielsweise die OCR-Erkennung im Rechnungsleser so konfiguriert, dass andersartige Rechnungsaufbauten sofort erkannt werden und auch das Runden von Rappenbeträgen möglich ist.

Trumpf-Auslandsgesellschaften an elektronische Rechnungserfassung angeschlossen

Ein Jahr nach Einführung sind neben Trumpf Werkzeugmaschinen, Trumpf Lasertechnik, der Holding- sowie der Vertriebs- und der Baugesellschaft am Stammsitz auch die Schweizer Standorte sowie deutsche Tochtergesellschaften in Saalfeld, Neukirch und Puchheim angeschlossen. Als nächstes soll die Produktionsgesellschaft in Farmington im US-Bundesstaat Connecticut integriert werden.

Bei Vaillant läuft der Rechnungseingang streng zentral: Wer auch immer auf der Welt als Lieferant mit dem Heizungsbauer in Verbindung steht, adressiert seine Rechnungen seit jeher an die Remscheider Geschäftsadresse der Vaillant GmbH, der Muttergesellschaft des Konzerns. Bei einer Rechnungslänge bis zu drei Seiten kommen pro Jahr rund 400000 Seiten zusammen.

Die Vaillant Group hat nach der Einführung der FIS-Lösung in Deutschland zunächst ihre Standorte in der Slowakei, Frankreich und Großbritannien an das System angeschlossen, weitere Nationen sollen folgen. Für jedes Land bietet die Software entsprechende Erkennungsmechanismen für die Beleglesung sowie eine eigene Benutzeroberfläche in der jeweiligen Sprache.

Buchhaltung und Accounting werden zentralisiert

Jede Landesgesellschaft soll dabei selbstständig bleiben und ihr eigenes Rechnungswesen führen. Gleichzeitig werden mit der Einführung des Genehmigungsworkflows die Buchhaltungsstützpunkte in den einzelnen Staaten zentralisiert und das Accounting in Ländern mit mehreren Standorten an einem Punkt zusammengefasst, in der Regel in der Produktionsstätte. Die Freigabeprozesse mit weiteren Standorten, etwa für Vertrieb und Marketing, können dann komplett elektronisch ablaufen.

Winfried Althaus ist Abteilungsleiter FIS/edc bei der FIS GmbH in Grafenrheinfeld

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