MRO-Mehrwertdienstleistungen C-Teile-Beschaffung vom Kosten- zum Wertschöpfungsfaktor überführen

Abspecken ist nicht nur an den Hüften in, auch Prozesse sollen schlanker werden. Angesichts ihres hohen Optimierungspotenzials stehen immer wieder MRO-Beschaffungsprozesse im Fokus – besonders die sogenannten C-Teile. Im Stückpreis niedrig, verursachen sie oft hohe administrative Kosten. Maßgeschneiderte MRO-Mehrwertdienstleistungen sollen helfen, die Kosten in Wertschöpfung zu überführen.

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Viele Unternehmen der industriellen Produktion verwalten für ihren Instandhaltungsbedarf zahlreiche verschiedene Lieferanten mit unterschiedlichen Bestellsystemen und verschiedenen Standorten. Bearbeitungsaufwand und Verwaltungskosten auch beim Einkauf von C-Teilen sind entsprechend hoch. „Leistungsfähigen, flexiblen MRO-Zulieferdienstleistern (MRO – Instandhaltung, Wartung und Reparatur) kommt daher als beratenden Partnern eine tragende Rolle zu. Denn der Einkauf von MRO-C-Artikeln stellt nicht nur einen Kostenfaktor dar, sondern birgt auch große Chancen zur Rationalisierung bis hin zur Wertschöpfung. Diese Potenziale gilt es, gemeinsam mit dem Kunden zu erschließen“, sagt Andreas Lenz, Leiter Marketing bei Brammer.

‚One-Stop-Shopping’ straffen

Ein Weg, Bestellprozesse zu optimieren, ist die Konsolidierung des Lieferantenstamms. Dazu bündelte Brammer beispielsweise die Einkaufskanäle eines großen Unternehmens der Papierindustrie und minimierte die Lieferantenanzahl von 65 auf 8 – und damit die Kosten im Beschaffungsprozess. „Es geht nicht darum, den Wettbewerb zu reduzieren. Vielmehr ist es einfach kosteneffizienter, den C-Teile-Einkauf im Sinne von ‚One-Stop-Shopping’ auf eine oder wenige zuverlässige Bezugsquellen zu straffen“, ergänzt Lenz.

Geht die Konsolidierung des Lieferantenstamms mit einer parallel dazu eingerichteten E-Business-Lösung einher, lassen sich weitere Einsparpotenziale identifizieren, wie das Beispiel eines mittelständischen Industrieunternehmens zeigt: „Insbesondere beim Einkauf von niedrigpreisigen, standardisierten C-Gütern für Wartung und Instandhaltung waren bei uns viele Mitarbeiter involviert“, schildert der Einkaufsleiter. „Von der Bedarfsidentifikation über Genehmigungsverfahren sowie Bestellvorgang- und -prüfung bis hin zur Zahlungsanweisung gestalteten sich die Prozesse als äußerst zeitaufwendig und zu komplex. Manuelle Tätigkeiten verlängerten beziehungsweise verteuerten den Bestellablauf unnötig.“

Das ist kein Einzelfall: In der Praxis übersteigen die Kosten für die Beschaffung eines C-Teils oft seinen Preis. Laut einer Brammer-Untersuchung kann ein Bestellvorgang schnell bis zu 20 Prozessschritte auslösen und zwischen 70 und 120 Euro kosten.

E-Business für schlanke Bestellprozesse

Bei dem genannten Industrieunternehmen riet Brammer zu einer Reorganisation des Einkaufs im MRO-Bereich. Es bekam über ‚Brammer Online’, das ist die internetbasierte Brammer-Bestellplattform für Firmen ohne eigenes E-Procurement-System, einen kundenspezifischen Account. Dadurch haben nun autorisierte Mitarbeiter Zugriff auf alle europäischen Brammer-Lagerbestände inklusive der dazugehörigen Daten- und Sicherheitsdatenblätter. Das sind zirka 600.000 rund um die Uhr verfügbare Produkte führender Hersteller. Die Mitarbeiter können im vorliegenden Beispiel nun aus dem elektronischen, dynamischen Produktkatalog die benötigten C-Teile auswählen, und die Bestellung wird direkt im Brammer-ERP generiert und unmittelbar ausgeliefert.

„Durch das Weglassen und Automatisieren von nicht wertschöpfenden Tätigkeiten, wie etwa unnötige Freigaben und Buchungen, verkürzt sich der Bestellvorgang deutlich. Bei einem voll integrierten und automatisierten Procure-2-Pay-Prozess liegen die Bestellkosten im Schnitt bei nur noch rund 23 Euro. Damit lohnen sich nun auch kleinere Lose an Bestellungen im C-Teile-Bereich“, so Heiko Rumpl, Group E-Business Director bei Brammer.

Die Zeiten manueller Beschaffung sind vorbei

Das macht sich auch in dem besagten Unternehmen bemerkbar: Seit dem Go-Live gehören dort die Zeiten manueller Beschaffung endgültig der Vergangenheit an. Vorbei auch die papierbasierten Genehmigungsprozesse und das mehrfache Erfassen von Bestelldaten: Weitere positive Effekte: Die Versorgungssicherheit „in time“ ist hergestellt, der Lagerbestand deutlich gesunken und falsche beziehungsweise abgelaufene, also nicht mehr verwendbare Produkte, gibt es nicht mehr.

„Auch für Großunternehmen mit eigenem Marktplatz sind die Brammer-Lösungen interessant. In diesem Fall richten die MRO-Spezialisten das sogenannte ‚Brammer E-Procurement’ ein, bei dem ‚Brammer Online’ direkt in das kundeneigene Beschaffungssystem integriert und an das Warenwirtschaftssystem angekoppelt wird. Dort stehen dann alle relevanten Artikeldaten – Artikelnummern, Bestelleinheiten, kundenspezifische Preise – zur Verfügung. Das führende System bleibt nach wie vor das jeweilige Firmen-E-Procurement, sodass die Mitarbeiter weiterhin ihre gewohnten Genehmigungs-Workflows, Kontierungsobjekte et cetera nutzen können“, so Rumpl weiter.

Mit Insite-Lösungen MRO den Spezialisten überlassen

Ebenfalls der Versorgung mit C-Teilen dient „Brammer Insite“. Auf dem Firmengelände des Kunden richtet Brammer Bestandssysteme ein, berät hinsichtlich Produktauswahl und Anwendungen und schult die Mitarbeiter. Auf diese Weise profitiert der Hersteller von geringen Personal-, Bestands- und Prozesskosten. So wählte etwa ein führender Hersteller von Tissue-Produkten Brammer als strategischen Partner für seine MRO-Beschaffung aus. Brammer richtete auf dem Firmengelände ein Brammer Insite ein, von dem aus die Beschaffung der MRO-Produkte inklusive C-Teile abgewickelt wird. Zusätzlich schlüsselt Brammer vor Ort viele Artikel um und erreicht so nebenbei eine Verbesserung der Datenqualität.

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