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Risiko

Darum kann Facility Outsourcing danebengehen

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Anforderungen präzise und messbar definieren

Nicht ohne Grund gibt es bei „en gros“ eingekauften Facility Services häufig eine hohe Quote an Reklamationen und gerichtsanhängigen Streitigkeiten. Viele Auftraggeber müssen „klein beigeben“ – und sind daran selbst schuld. Sie versäumen es, die Qualitätsanforderungen präzise und messbar zu definieren und die Leistungen rechtssicher abzunehmen. Zudem müssen Leistungen und Kosten kontinuierlich kontrolliert, untersucht, bewertet und optimiert werden – nach dem betriebswirtschaftlichen Grundsatz „ohne Controlling keine Kostenreduktion“.

Bei Aufträgen mit Output- oder Ergebnisorientierung fehlen allerdings die Steuerungsmöglichkeiten, denn mangels Leistungsbeschreibungen weiß niemand, wann was überhaupt zu leisten ist und auf welchem Qualitätslevel. Experte Knuf: „Die Fachabteilungen müssen sich hinterher im Tagesgeschäft damit auseinandersetzen und die Mängellisten schreiben, aufgrund derer die Geschäftsleitungen womöglich zu dem Schluss gelangen, dass Outsourcing nichts taugt. Ich habe noch kein Unternehmen kennengelernt, das nach einiger Zeit über solche Verfahren positiv berichtet.“

Die Qualität von Facility Services stehe und falle mit der Qualität der Kommunikation zwischen den Gebäudemanagern auf Auftraggeberseite und den Dienstleistungskräften des Auftragnehmers. Nur bei einem ständigen, unterbrechungsfreien Austausch könne eine Zusammenarbeit mit komplexen und personalintensiven Prozessen funktionieren, betont Holger Eickholz, Geschäftsführer der Niederberger-Gruppe, eines bundesweit tätigen Dienstleisters im infrastrukturellen und technischen Gebäudemanagement.

Vielen Einkaufsverantwortlichen sei beispielsweise nicht bewusst, dass selbst die Flächenreinigung von Industrieestrichen kein Nullachtfünfzehn-Gewerk darstelle, sondern filigraner Abstimmungen zur Berücksichtigung von Betriebsabläufen und Sicherstellung kurzfristiger Verfügbarkeit bedürfe. Mit dem Grad von Transparenz und Entbündelung steige die Steuerbarkeit. Durch Einzelvergaben an Dienstleister, die auf bestimmte Bereiche wie Gebäudereinigung oder technische Services spezialisiert seien, ließen sich nachweislich Leistungs- und Effizienzverbesserungen erzielen.

„Zudem ist Dienstleistungseinkauf in der Industrie ein Vertrauenskauf, bei dem die persönlichen Erfahrungen mit dem Unternehmen und seine handelnden Personen eine entscheidende Rolle spielen“, so Eickholz. Konzernstrukturen aufseiten des Dienstleisters stünden oftmals der dafür nötigen Kundennähe entgegen, sagt der Geschäftsführer der Niederberger-Gruppe, die als einer der wenigen nationalen Anbieter nicht zentralistisch organisiert ist. Stattdessen gliedert sie sich in rechtlich selbstständige Regionalgesellschaften, die vor Ort eigenverantwortlich gegenüber ihren Kunden agieren.

Der Fokus liegt auf Gewinnmaximierung

Alexander Redlein von der TU Wien­ ergänzt: Viele Dienstleister stünden im Eigentum von Investmentfonds und „damit im reinen Fokus auf Gewinnmaximierung“. Bei Mergers and Acquisitions erfolge teilweise eine Neuausrichtung der Strategie und damit der Produkte. „Auch geht damit häufig ein Wechsel der Ansprechpartner einher und Facility Services ist immer noch ein People Business.“

Qualifizierte Leistungsverzeichnisse lassen sich auf Basis von Standardtexten erstellen, die beispielweise vom Deutschen Verband für Facility Management e. V. (Gefma), dem Berufsverband der Real Estate and Facility Managers (Real-FM) oder der STLB-Bau, einer Einrichtung des Bundesinstituts für Bau-, Stadt- und Raumforschung, bezogen werden können.

Zur Weiterentwicklung von Qualitätsstandards hat Anfang 2019 die Gefma einen interdisziplinär besetzten Arbeitskreis „Ausschreibung und Vergabe im Facility Management“ gestartet, der branchengerechte Vorlagen für Verträge und Leistungsbeschreibungen sowie Beschaffungsstandards erarbeitet. Die Vorlagen sollen auf möglichst viele Anwendungsfälle übertragbar sein.

Viele Auftraggeber glauben, sich mit einem Outsourcing aller Sorgen entledigen zu können. Ein Irrtum! Sie tragen nicht nur das Qualitätsrisiko von Verschmutzungen oder Anlagenausfällen aufgrund mangelhafter Wartung. Sie stehen auch in der Haftung, etwa für Unfälle oder Gesundheitsschäden, die etwa Mitarbeiter oder Dritte erleiden. Diese gesetzlich verankerte Betreiberverantwortung lässt sich nicht vollständig auf einen Dienstleister übertragen. Die Pflicht, Risiken zu identifizieren und zu minimieren, bleibt in jedem Fall beim Auftraggeber. Im Fall eines Falles wird ihm ein Organisationsverschulden wegen mangelhafter Steuerung und Kontrolle angekreidet. Er haftet straf- und zivilrechtlich.

„Der Wunsch von Auftraggebern nach einem Rundum-sorglos-Paket bei der Beauftragung einer Facility-Management-Firma ist häufig nur schwer zu erreichen. Der Wunsch, mit möglichst geringem Aufwand Facility-Management-Leistungen zu vergeben, führt in der Praxis häufig dazu, dass ungeeignete Vertragsvorlagen oder Leistungsverzeichnisse verwendet werden. Ein zunächst ersparter Zeit- und Kostenaufwand bei der Ausschreibung führt oft zu kostspieligen Nachträgen oder minderwertiger Leistung“, heißt es vonseiten der Immobilienjuristen von Rödl & Partner.

* Manfred Godek ist freier Journalist und Kommunikationsberater in 40789 Monheim am Rhein, Tel. (0 21 73) 69 06-11, godek@godek.onmicrosoft.com

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