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Darum kann Facility Outsourcing danebengehen

| Autor/ Redakteur: Manfred Godek / Melanie Krauß

Konsequent auslagern, was nicht zum Kerngeschäft gehört – das Modell wird von vielen Unternehmen favorisiert. Aber nicht jeder macht damit gute Erfahrungen. Gebäude-Services sind ein exemplarisches Beispiel für das Auseinanderklaffen von Anspruch und Wirklichkeit.

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Beim Facility Service hängen an einer Komplettvergabe häufig noch mehrere Subunternehmen.
Beim Facility Service hängen an einer Komplettvergabe häufig noch mehrere Subunternehmen.
(Bild: ©FrameAngel - stock.adobe.com)
  • Um das gesamte Leistungsspektrum abdecken zu können, müssen auch Komplettanbieter häufig auf Subunternehmer zurückgreifen.
  • Einsparungen durch Outsourcing werden überschätzt – gelegentlich steigen die Kosten sogar.
  • Auch wenn Facility Services outgesourct werden, ist das Unternehmen selbst haftbar für Unfälle oder Gesundheitsschäden.

Die massiv beworbenen Komplettvergaben stehen zurzeit im Fokus der Expertenkritik. Man biete sämtliche erforderlichen Facility Services – „angepasst an die Bedürfnisse Ihrer Immobilie“ und zum Paketpreis günstiger als die Summe ihrer Teile, verspricht die Werbung selbst kleinerer Anbieter. Das kommt gut an. „Alles aus einer Hand“ erweist sich seit den 1960er-Jahren nicht nur als zugkräftiger Slogan, sondern auch als tragfähiges Konzept. Vorausgesetzt, die „eine Hand“ hat tatsächlich alles im Griff.

Nach der Überzeugung von Holger Knuf, Leiter des Internationalen Instituts für Facility Management, ist Skepsis angebracht. „Es gibt gar kein Unternehmen, das eine Gesamtheit von Facility Services anbietet, ohne erhebliche Subvergaben mitzukonzipieren. Aus diesen Subleistungen ergeben sich Probleme, weil sie nicht richtig gesteuert werden und weil die Steuerung nicht hinlänglich mit dem Erstdienstleister vereinbart wurde“, warnt der Experte.

Eine Studie der Marktforschungsgesellschaft Lünendonk & Hossenfelder bestätigt dies sehr eindrucksvoll. Demnach sind die Kompetenzfelder von Gebäude-­Dienstleistern wie folgt verteilt: Reinigung (33,1 %), Gebäudetechnik Immobilie (17,1 %), Sicherheit und Wachdienste (9,5 %) und industrielle Reinigung (2,5 %). Selbst bei den sogenannten „integrierten Anbietern“ werden die Gebäudereinigung zu 25,5 %, die Gebäudetechnik Immobilie zu 23,5 % und die Garten-/Landschaftspflege zu 4,7 % als Leistungsspektrum angegeben.

Die komplette Range kann also nur anbieten, wer die fehlenden Ressourcen hinzukauft. „Genau hierfür fehlt es überall an tauglichen Steuerungsmodellen, Instrumenten, Grundverständnissen, Verfahren und Monitoringsystemen“, so Knuf.

Koordination mit eigenen Ressourcen hat sich bewährt

Aus genau diesem Grund setzt die Heidelberger Druckmaschinen AG, die über 80 % der Leistungen im Bereich Industrieservices outsourct beziehungsweise hinzukauft, auf eine Gewerke-bezogene Zusammenarbeit mit Spezialisten. Dies gilt unter anderem für die Reinigung, die Heizungs-, Klima-, Lüftungs- und Sanitärtechnik sowie für Krananlagen, Aufzüge und Rolltreppen, Brandmeldeanlagen und Bauleistungen. „In bestimmten Schlüsselbereichen übernimmt Heidelberg sogar innerhalb der Gewerke die Koordination mit eigenen Ressourcen, um einen reibungslosen Betrieb der Produktion und den Erhalt der Gebäude und Anlagen sicherzustellen, und verzichtet daher auf einen Komplettdienstleister“, so Unternehmenssprecher Matthias Hartung. „Dieses Konzept hat sich bisher in der Praxis sehr gut bewährt.“

In vielen Unternehmen sind es die Einkaufsabteilungen, die unter der Prämisse „Kostenreduzierung“ Komplettvergaben favorisieren. Dies allerdings ist eine Rechnung mit einigen Unbekannten. „Durch die erforderlichen Untervergaben ist der vermeintliche Multidienstleister sogar strukturell teurer und deutlich unflexibler in der Leistungserbringung“, berichtet Andreas Dittmar, Berater bei der Refa Consulting GmbH. „Im Tagesgeschäft muss sich der Auftraggeber selbst mit den einzelnen – fremd beauftragten – Handwerkern und Reinigungskräften auseinandersetzen. Der versprochene ‚eine‘ Ansprechpartner steht nur auf dem Papier.“ Zuweilen gelangten sogar Firmen, denen man aus Qualitätsgründen selbst keine Aufträge erteilen würde, als „Sub“ sozusagen durch die Hintertür ins Haus.

Eine Garantie dafür, dass die erwarteten beziehungsweise versprochenen Einsparungen realisiert werden, gibt es laut einer Studie der Technischen Universität Wien jedenfalls nicht. „Es gibt immer mehr Nachweise dafür, dass die Kosteneinsparungen überschätzt wurden und die Kosten nach dem Outsourcing manchmal höher sind“, so Prof. Dipl.-Ing. Mag. Dr. Alexander Redlein, Leiter der Forschungsgruppe Immobilien und Facility-Management an der TU Wien. Zudem bestehe die Gefahr eines Know-how- und Kontrollverlustes, wenn komplette Managementfunktionen aus der Hand gegeben würden.

Weniger Kosten bedeutet oft auch weniger Qualität

Generalvergaben erfolgen häufig auf Basis von Ergebnisvereinbarungen. Beim Blick auf den günstigen Gesamtpreis gerät leicht außer Acht, wie die Leistungen überhaupt zustande kommen. Welche Konsequenzen damit verbunden sein können, berichtet Ingo Klötzer, Ressortleiter Werkverträge im Vorstand der IG Metall: „Wenn man auf dem Markt tätig sein will, kann man im Wesentlichen nur an den Schrauben Personalkosten oder effiziente Organisationsstruktur drehen oder man wählt die dritte Variante und bietet eine Leistung an, die man beim Kunden für den Preis gar nicht erbringen kann. Später prüft man statt jeder einzelnen Lüftungsklappe eben nur jede zweite.“

Eine pointierte Beschreibung zwar, die sich allerdings mit den Beobachtungen der Experten weitgehend deckt: Letztendlich läuft alles auf das Thema Qualität hinaus. Organisatorisch bekommt man das Outsourcing komplexer Prozesse nur schwer in den Griff. Und schlecht bezahlte Mitarbeiter bringen nur selten Topleistungen.

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