Das Ende der Informationsinseln

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Um dieses Problem zu lösen, können die Informationsquellen zunächst zentral zusammengefasst werden. Dabei wird der Informationsgehalt nicht verändert, sondern allen Mitarbeitern zur Verfügung gestellt. Es entsteht ein Geräteinformationssystem (GIS), das auf die jeweiligen Unternehmensprozesse abgestimmt ist (Bild 1). Informationsänderungen können historisch gespeichert werden, so dass die Nachvollziehbarkeit gewährleistet ist.

Geräteinformationssystem liefert genau benötigte Informationen – und zwar alle

In einer Schnittstelle zum ERP-System werden die wichtigsten Daten übergeben. Abteilungsspezifische Reports werden aus dem Geräteinformationssystem generiert und den entsprechenden Benutzern zur Verfügung gestellt. Die Akzeptanz wird gefördert, indem die Mitarbeiter genau die Informationen erhalten, die sie benötigen.

In einem Geräteinformationssystem können Geschäftsprozesse genau so abgebildet werden, wie sie tatsächlich bestehen. Aus diesen Anforderungen leiten sich die wesentlichen Funktionen eines Geräteinformationssystems ab, mit deren Hilfe es in einer Organisation erfolgreich eingesetzt werden kann.

• Benutzergesteuerte Ansichten und Rechte: Bei der personalisierten Anmeldung im Geräteinformationssystem erhält der Benutzer die Ansichten, die er für seine Aufgabe benötigt. Es wird darauf verzichtet, zu viele Informationen anzuzeigen. Zudem erhält der User entsprechende Lese- und Schreibrechte.
• Selektive Darstellung der Informationen: Für die Auftragssteuerung müssen die wichtigsten Informationen im Geräteinformationssystem übersichtlich je Bedarfsgruppe transparent aufbereitet werden. Entsprechende Informationsfilter selektieren die Daten bedarfsgerecht. Die Filter werden nach den Anforderungen der jeweiligen Mitarbeiter eingestellt.
• Unterstützung von Informationsprozessen: Mittels individueller, personalisierter Prozesse erfahren alle involvierten Mitarbeiter über das Geräteinformationssystem sofort die für sie notwendigen Informationen sowie Änderungen und können entsprechend darauf reagieren. Wichtiger Workflow in einem GIS ist beispielsweise der aktuelle Vertriebsstatus des Gerätes: ver-kauft, vermietet, reserviert oder frei.
• Einmalige Dateneingabe zur Vermeidung redundanter Daten: Informationen werden nur einmalig in ein System eingegeben. Dies erfolgt durch berechtigte Mitarbeiter. Für andere sind die Informationen „voreingestellt“. Ein Geräteinformationssystem stellt die bereits eingegebenen Informationen den entsprechenden Mitarbeitern zur Verfügung.
• Abbildung bestehender und zukünftiger Geschäftsprozesse: ERP-Systeme unterstützen oft nur einen Standardprozess, der häufig seine Ursprünge in der Konsumgüterindustrie hat. Anpassungen an die kundenspezifischen Prozesse der Investitionsgüterindustrie sind mit kostenintensivem Programmieraufwand verbunden. Hinzu kommt, dass bei jedem Release-Wechsel Funktionstests der Änderungen erforderlich sind, da die benutzerspezifischen Anpassungen vor dem Roll-out nicht getestet werden. In firmenspezifisch entwickelter Software können Geschäftsprozesse dagegen so abgebildet werden, wie sie tatsächlich bestehen.

Geräteinformationssystem wird schrittweise eingeführt

Da ein Unternehmen meistens nicht die Möglichkeit hat, bestehende Prozesse grundsätzlich neu aufzusetzen, wird ein Geräteinformationssystem schritt- und abteilungsweise eingeführt (Bild 2). Die im Geräteinformationssystem abgebildeten Funktionen können so besser getestet und erweitert werden.

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