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Contract & Claim Management

Der erste Claim ist der wichtigste

| Autor / Redakteur: Jürgen Hahn / Robert Horn

Projekte im Sondermaschinenbau unterliegen oft einer eigenen Dynamik. Umso wichtiger ist ein strukturiertes Claim Management.
Projekte im Sondermaschinenbau unterliegen oft einer eigenen Dynamik. Umso wichtiger ist ein strukturiertes Claim Management. (Bild: © sdecoret - Fotolia.com)

Die Abwicklung von Projekten des Sondermaschinenbaus birgt hohe Risiken für den Auftragnehmer. Um mit dem Projekt nicht in das kaufmännische Minus zu rutschen, ist es notwendig, dass der Auftragnehmer von der Angebotsphase an sein Projekt mit einem strukturierten Contract & Claim Management begleitet.

Oftmals stellt sich während der Abwicklung eines industriellen Projektes die Frage, wann der erste Claim an den Auftraggeber gestellt werden soll. Typische Antworten eines Auftragnehmers sind: „Wir sind doch gerade erst drei Monate dabei, das Projekt abzuwickeln. Verärgern wir jetzt nicht unseren Kunden, wenn wir einen Claim stellen?“ Oder auch: „Das regeln wir bei der Verhandlung der Schlussrechnung mit unserem Kunden.“ Beide Aussagen deuten darauf hin, dass das Stellen eines Claims an den Kunden als „unfein“ betrachtet wird.

Die Absicht dahinter mag sein, partnerschaftliche Beziehungen zwischen Auftragnehmer und Auftraggeber nicht zu gefährden. Diese Absicht ist nicht nur löblich, sie ist sicherlich essenziell für den Frieden im Projekt. Die Gegenfrage mag erlaubt sein, wie es um die „partnerschaftlichen Beziehungen“ im Projekt steht, wenn der Auftraggeber erst zum Schluss des Projektes erfährt, dass der Auftragnehmer von ihm signifikant mehr Geld für das Projekt haben möchte, als der Auftraggeber bei Vergabe des Projektes kalkuliert hat. Der Auftraggeber wird sicher verärgert sein. Seine zu erwartende Antwort an den Auftragnehmer wird lauten: „Das hätten Sie mir schon früher mitteilen können. Im Übrigen ist unser Budget ausgeschöpft.“

„Nicht in die vertragliche Röhre schauen“

Was Auftragnehmer und Auftraggeber häufig vergessen, ist, dass die meisten Projektverträge, so sie denn professionell gestaltet sind, Klauseln enthalten, welche fristbewehrt und formerfordernisbehaftet das Anzeigen von Ablaufstörungen, Abweichungen und Änderungen sowie deren kaufmännische und terminliche Konsequenzen für das Projekt zwischen den Vertragsparteien regeln. Werden diese Frist- und Formerfordernisse nicht beachtet, droht unter Umständen Anspruchsverlust für den Auftragnehmer, dem eigentlich eine Mehrvergütung/Bauzeitverlängerung zustünde.

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Um eben nicht in die Falle der Fristversäumnis bei der Anspruchsanmeldung zu tappen, ist es notwendig, zum einen die vertraglichen Frist- und Formerfordernisse bei der Anmeldung von Mehrforderungen zu kennen und zum andern diese auch vertragskonform anzuwenden. Dieses Vorgehen nützt beiden Vertragsparteien, dem Auftragnehmer wie auch dem Auftraggeber. Dem Auftragnehmer deshalb, weil er für sich anspruchswahrend wirkt und dokumentiert, und dem Auftraggeber, weil dieser frühzeitig weiß, welche Mehrkosten er in seinem Projektbudget nachkalkulieren muss.

Die Projektdynamik im Griff

Erfahrene Auftraggeber und Auftragnehmer wissen, dass industrielle Projekte einer erheblichen Dynamik im Projektverlauf unterworfen sind. Dieser Dynamik muss von beiden Seiten mit strukturierten Mitteln des Projektmanagements und des Claim Managements begegnet werden. Warum ist der erste Claim der wichtigste? Ganz einfach deshalb, weil dieser bestimmt, wie im Projektverlauf die Vertragsparteien miteinander umgehen.

Setzt man voraus, dass partnerschaftliche Beziehungen zwischen Auftraggeber und Auftragnehmer in der Projektabwicklung ein hohes Gut sind, so wird klar, dass der erste Claim, wie auch allen anderen Claims im Projektverlauf, diesem Primat des fairen Miteinanders der Parteien im Projekt durch eine prüffähige und begründete Ausführung folgen muss. Hier ist kein Pokern gefragt; hier ist eine transparente Vorgehensweise zwischen den Vertragsparteien im Fokus. Merke: Berechtigte, vertragskonforme Mehrforderungen im Projekt sollten vergütet werden.

Projektverträge, die Frieden und nicht Zwietracht zwischen den Vertragsparteien im Projekt fördern sollen, definieren das wechselseitige Leistungssoll des Vertrages eindeutig. Ferner enthalten diese Vertragswerke geeignete Regelungen mit angemessenen Fristen zur Behandlung von Ablaufstörungen, Abweichungen, Änderungen und deren Konsequenzen für die Parteien im Projekt. Es stellt sich jedoch die Frage, was eine angemessene Frist ist.

Die richtige Frist finden

Wäre „angemessen“ nicht eine Fristsetzung bis zur Abnahme der Sondermaschine durch den Auftraggeber? So würde sich der Auftragnehmer alle Optionen zur Mehrforderungsanmeldung offenhalten. Dem ist zwar so. Jedoch steht dem entgegen, dass diese Vorgehensweise unter anderem dahin führen würde, dass dem Auftraggeber die Instrumente genommen werden würden, zeitnah und für ihn kostenminimierend Problemstellungen im Projekt zu beseitigen, die in seinen Verantwortungsbereich fallen, wie etwa häufig zu späte Konstruktionsfreigaben oder vielfältige Änderungsanordnungen an den Auftragnehmer.

Projekte im Sondermaschinenbau drehen sich häufig um spezielle und teure Einzelanfertigungen. Ein effektives Claim Management sollte deshalb von Anfang an praktiziert werden.
Projekte im Sondermaschinenbau drehen sich häufig um spezielle und teure Einzelanfertigungen. Ein effektives Claim Management sollte deshalb von Anfang an praktiziert werden. (Bild: © Moreno Soppelsa - Fotolia.com)

Der Gegenpol hierzu wären extrem kurze Fristen für den Auftragnehmer, Ablaufstörungen, Abweichungen und deren Konsequenzen, innerhalb derer er diese gegenüber dem Auftraggeber anzeigen respektive substantiieren müsste. Dies würde ebenfalls die partnerschaftlichen Beziehungen im Projekt stören, da es dem Auftragnehmer nahezu nicht mehr möglich wäre, seine berechtigten Kompensationsansprüche dem Auftraggeber sorgfältig, prüffähig und für den Auftragnehmer anspruchswahrend darzulegen.

„Gute Verträge müssen beiden Parteien Spaß machen“, das sind wahre Worte, gelassen ausgesprochen. Dies setzt eine vorausschauende Vertragsgestaltung und Kenntnis der kaufmännischen Verträge auf beiden Seiten voraus. Dazu gehören auch die technischen Fachbereiche im Projekt, deren Mitarbeiter die vertraglichen Frist- und Formerfordernisse zur Anmeldung, Dokumentation und Behandlung von gestörten Projektverläufen zwingend kennen müssen.

* Dipl.-Ing. Jürgen Hahn ist Leiter der Beratung bei der 1155PM consultants GmbH in 14482 Potsdam, Tel.: (03 31) 8 67 50-1 50, expertise@1155pm.de

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