Einkauf Der strategische Einkauf wird endlich strategisch

Administrative Aufgaben verhindern oft, dass der strategische Einkauf seine Aufgaben effizient umsetzen kann. Durch eine systematische Trennung von strategischen und administrativen Aufgaben können Effizienz und Effektivität gesteigert werden.

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Administrative Tätigkeiten sind so ziemlich das Gegenteil von Strategie, werden aber sehr häufig mit hohen Entscheidungsträgern in Unternehmen assoziiert, weil diese eine administrative Assistentin oder einen Assistenten beschäftigen, die/der sich um den Terminkalender und die Reiseplanung des Vorgesetzten kümmert. Deshalb fällt vielen Mitarbeitern zum Thema „Assistenz im Einkauf“ nur die Sekretärin des Einkaufsleiters ein. Dass auch im strategischen Einkauf eine Vielzahl von administrativen Aufgaben anfällt, die längst nicht alle von einem Sekretariat erledigt werden können, bleibt dabei meistens unberücksichtigt.

Strategische Aufgaben kommen zu kurz

Einige administrative Tätigkeiten (etwa das Erfassen von Kontaktdaten für Lieferantenlisten bei Ausschreibungen) werden in vielen Unternehmen durch „strategische“ Einkäufer ausgeführt. Dies führt gleich zu zwei Problemen, weil entweder

• aus Zeitmangel strategisch wichtige Aufgaben nicht (vollständig) erledigt werden

• oder administrative Tätigkeiten nicht konsequent abgearbeitet werden.

Ein eindrucksvolles Beispiel für strategische Aufgaben, die auf Grund der notwendigen administrativen Aufgaben zu kurz kommen, ist das Einbeziehen neuer Lieferanten in Ausschreibungen. Hat sich der strategische Einkäufer dazu entschlossen, eine umfassende Marktbetrachtung durchzuführen und eine Vielzahl von Lieferanten zu berücksichtigen, fehlt es ihm oft an Zeit und Motivation, bei allen Lieferanten persönlich anzurufen und diese zu einer Preisabgabe zu ermutigen. Tatsächlich kann in den meisten Ausschreibungen nur durch persönlichen Kontakt eine hohe Teilnahmequote gewährleistet werden. Dies führt zur Frage, wie es Unternehmen schaffen können, dass ihre strategischen Einkäufer sich tatsächlich nur mit strategische Aufgaben beschäftigen, anstatt im Tagesgeschäft „in administrativen Aufgaben unterzugehen“.

Adminitrative Tätigkeiten auslagern

Eine Lösung ist das „Herausschneiden“ aller administrativen Tätigkeiten im strategischen Einkauf und die Bündelung dieser Aufgaben in der Abteilung „Administration“. So kann das Ziel erhöhter Effizienz und Effektivität des strategischen Einkaufs erreicht werden. Der Effizienzvorteil zielt darauf ab, dass die administrativen Aufgaben nun durch kostengünstigere und auf administrative Aufgaben spezialisierte Assistenzkräfte erledigt werden. Im Zuge des strategischen Einkaufs fallen in allen fünf Prozessschritten administrative Aufgaben an. In der Abbildung unten werden die administrativen Aufgaben am Beispiel des ersten und vierten Prozessschritts dargestellt.

• Im ersten Schritt, der Bedarfsanalyse, kann die Assistentin durch kontinuierliche Spezifikationspflege einen wertvollen Beitrag zur Effizienzsteigerung leisten. Diese Aufgabe wird in der Praxis meistens nicht ausreichend wahrgenommen.

• Im vierten Schritt (Lieferantenanalyse und -auswahl) übernimmt die Assistentin den telefonischen Kontakt mit sämtlichen Lieferanten der Anbieterliste.

So kann sich der strategische Einkäufer besser auf die wirklich wichtigen Lieferanten und Angebote konzentrieren. Dies erweist sich vor allem bei großen Ausschreibungen als vorteilhaft.

Ein Beispiel aus der Praxis

Für einen Nahrungsmittelproduzenten wurde eine große Ausschreibung für strategisch wirksame Verpackungen durchgeführt. Sie gilt als ein wichtiger Verkaufshebel. Entsprechend wichtig war es, qualitativ hochwertige Angebote zu erhalten, die im Wettbewerb mit den derzeitigen Lieferanten bestehen können. Gleichzeitig war der Anreiz für alternative Produzenten vergleichsweise gering, weil die notwendigen Investitionskosten sehr hoch waren. Um trotzdem Wettbewerb zu erzeugen, wurde die Ausschreibung an mehr als 50 Lieferanten in Europa versandt. Alle Anbieter konnten dabei ankreuzen, welche Artikel sie als Muster zugesandt bekommen wollten. Um diesen Service zu gewährleisten und mit allen Lieferanten in ständigem Kontakt zu bleiben, kam der Assistenz eine wichtige Rolle zu. Die Musterbestellungen mussten zeitnah ans Lager weitergegeben werden und außerdem war eine entsprechende Übersichtsdatei zu pflegen.

Als Ergebnis hatte die Ausschreibung – trotz der hohen Investitionskosten aufseiten der Lieferanten – eine Rücklaufquote von über 50 %. Durch die klare Trennung zwischen strategischen und administrativen Aufgaben konnte die Effizienz des strategischen Einkaufsprozesses deutlich gesteigert werden. MM

* Dr. Bernhard Höveler ist geschäftsführender Gesellschafter der Höveler Holzmann Consulting GmbH in 40549 Düsseldorf, Tel. (02 11) 56 38 75-10, bernhard.hoeveler@hoeveler-holzmann.com

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