Großinvestitionen Die teuersten Fehler beim Bau von Großanlagen und Fabrikgebäuden

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Während die Unternehmen bei der Beschaffung genau auf die Kosten achten, laufen ihnen die Kosten bei komplexen Großprojekten häufig davon. Diese Fehler sollten Sie unbedingt vermeiden.

Die Verteuerung von Energie und Rohstoffen, geopolitische Spannungen wie Russlands Überfall auf die Ukraine oder bevorstehende Marktveränderungen etwa infolge von strengeren Klimazielen machen auch dem deutschen Maschinen- und Anlagenbau zu schaffen. Die nach Umsatz und Beschäftigung zweitgrößte Industriebranche Deutschlands steht unter starkem internationalen Wettbewerbsdruck. Um konkurrenzfähig zu bleiben, investieren die Unternehmen und planen ein neues Werk oder eine neue Produktionsanlage.

Fehler bei der Auftragsvergabe

Unter Termindruck kommt es häufig zu Fehlern: Um schnell einen Generalunternehmer (GU) zu finden, wird in der Regel mithilfe eines Architektur- oder Planungsbüros eine Ausschreibung durchgeführt. Aber erst spät im Vergabeverfahren oder sogar erst nach der Nominierung des GU werden die Verträge verhandelt. Und dann kommt meist das böse Erwachen: Die Kosten explodieren.

Eine Großinvestition ist ein vergleichsweise komplexerer Vorgang als der Einkauf von Rohmaterialien oder Softwareprogrammen. In den Preisverhandlungen konzentrieren sich die Architekten und Bauingenieure auf die technischen Details. Dabei vernachlässigen sie die monetäre Vergleichbarkeit der Angebote und die wirtschaftlichen Risiken des Nachtragsmanagement.

Die Folge: Bei Mehrpreisforderungen gibt das Unternehmen nach, damit sich der Bau nicht durch lange juristische Verfahren verzögert. Ist der Auftrag vergeben, büßen die Unternehmen an Verhandlungsmacht ein, der GU ist in dann in der stärkeren Position und kann seine Forderungen leichter durchsetzen. Bei Millioneninvestitionen kommen so erhebliche Mehrkosten zustande, die den Etat sprengen und die Existenz des Unternehmens gefährden können.

Wichtig: Die Angebote monetär vergleichbar machen

Entscheidend ist deshalb die sorgfältige Vorbereitung der Auftragsvergabe. So ist bei der Ausschreibung, dem Request for Quotation (RfQ), darauf zu achten, dass das Angebot mit einem verbindlichen Preis-Commitment verbunden ist. Da zwischen RfQ und Auftragsvergabe manchmal Monate vergehen, können sich die Preise für einzelne Komponenten angesichts der hohen Inflation in der Zwischenzeit so verteuern, dass das Budget nicht mehr einzuhalten ist.

Die Ausschreibung muss deshalb so zu formuliert sein, dass die Angebote technisch vergleichbar sind und entsprechend monetär bewertet werden können. Unterschiede zwischen den Konzepten sind durch eine Bonus/Malus-Bewertung vergleichbar zu machen, in die die Präferenzen des Unternehmens einfließen. Bessere technische Konzepte oder Servicegarantien können so einen Bonus erhalten, schlechtere einen Malus, so dass die Angebote der Generalunternehmen auf Euro und Cent vergleichbar werden.

Das Nachtragsmanagement schon bei der Auftragsvergabe mitverhandeln

Ein häufiger Fehler ist die Vernachlässigung des Nachtragsmanagements. In der Regel kalkulieren die GU den Preis meist sehr knapp, um den Auftrag für die Anlage oder das neue Werk zu bekommen. Doch im Verlauf eines solchen Großprojekts sind nachträgliche Veränderungen technischer Details geradezu zwangsläufig. Hier wird es dann richtig kostspielig, wenn die Kosten solcher Änderungen nicht schon bei der Vertragsverhandlung geregelt wurden.

Alle solche vorhersehbaren technischen Optionen sollten durch einen Change-Management-Katalog erfasst und die Preise dafür festgelegt sein, so dass der GU hier keinen zusätzlichen Spielraum für ungerechtfertigte Preiserhöhungen hat. Je genauer die Gewerke im Vertrag spezifiziert sind, umso geringer ist der Hebel des GU für Mehrpreisforderungen nach der Vergabe.

Preis- und Zeitrisiken identifizieren und entsprechend incentivieren

Genauso wichtig ist es, mit dem GU eine verbindliche Zeitschiene für den Bau der Anlage zu vereinbaren, die, ausgehend von der Auftragsvergabe den Start- und Endtermin definiert. Bei Verzögerungen sollten Pönalen wirksam werden, sodass der GU einen Anreiz hat, den Rückstand aufzuholen. Umgekehrt kann er durch Abschlagszahlungen belohnt werden, wenn er bei wichtigen Meilensteinen in der Realisierung der Großinvestition im Zeitplan liegt.

Angesichts der volatilen Rohmaterialpreise empfiehlt sich eine anreizorientierte Vertragsgestaltung. Eine Fixpreisklausel würde allein dem Generalunternehmer das Risiko höherer Preise aufhalsen, dass er dann auf den Gesamtpreis aufschlagen würde. Umgekehrt würden ihm Preissenkungen zu ungerechtfertigten Gewinnen verhelfen. Bei einer Preisgleitklausel hätte der GU keinen Anreiz, im Fall steigender Preise nach günstigeren Lösungen für den Auftraggeber zu suchen.

Die Lösung ist die Kombination von Preisgleitklauseln mit dem Open-Book-Verfahren: Wenn er berechtigte Mehrpreisforderungen durch geringeren Materialverbrauch oder anderen Maßnahmen kompensieren kann, gibt es einen Bonus.

Berechtigte Claims gegenüber dem Generalunternehmer verhandeln

Viele Unternehmen erkennen nicht, wenn ihnen berechtigte Ansprüche gegenüber dem Generalunternehmer entstehen. Etwa weil aufgrund technischer Änderungen weniger Material erforderlich ist oder weniger Tage-Aufwand entsteht. Klar, dass der GU die geringeren Kosten dem Unternehmen nicht aus eigenem Antrieb vergüten wird. Es liegt an dem Auftraggeber, diese Claims gegenüber dem GU einzufordern. Das vernachlässigt ein Großteil der Unternehmen, weil sie sie nicht erkennen. Unserer Erfahrung nach verhandeln sie zwei von drei berechtigten Claims nicht.

Denn die Interessen der meisten am Bau Beteiligten sind nicht darauf ausgerichtet, solche Ansprüche gegenüber dem GU zu verfolgen. Der Architekt kümmert sich um die technische Realisierung des Baus. Der Bauleiter hat den Zeitplan im Auge, verständlich angesichts von Personalmangel und Material-Lieferproblemen. Der Projektleiter fokussiert sich auf den Zeitplan und das Budget. Und dem Einkauf des Unternehmens fehlt es an der technischen Kompetenz, um diese Claims zu erkennen, ganz abgesehen davon, dass er nicht vor Ort auf der Baustelle ist.

Deshalb sollten die Unternehmen die Schnittstelle zwischen Baustelle, Fachabteilung und Einkauf richtig managen, um solche Claims zu verhandeln. Es sollte unbedingt einen Verantwortlichen geben, der Informationen über technische Veränderungen vom Bauleiter erhält, sie monetär bewertet und die Claims dem Einkauf übermittelt.

Fazit: Unternehmensführung ist in der Verantwortung

Das kontinuierliche Monitoring der Großinvestitionen gehört heute zu den wichtigsten Aufgaben für den Vorstand oder die Geschäftsführung. Unberechtigte Mehrpreisforderungen abzuwehren und berechtigte Claims gegenüber dem Generalunternehmen durchzusetzen – beides entscheidet maßgeblich über die zukünftige Rentabilität der neuen Anlage oder Fabrik.

* Yurda Burghardt ist Partnerin bei der Negotiation Advisory Group

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