Strategie Change Management – Definition, Prozess und Methoden

Wirkungsvolles Change Management ist essentiell, um eigene Wettbewerbsvorteile zu sichern und neue Potenziale aufzuspüren. Doch wie gelingt der Wandel und was gibt es zu beachten?

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Definition: Was ist Change Management?

Als Change Management bezeichnet man sämtliche Vorgänge und Tätigkeiten, die Unternehmen vornehmen, um neue Strategien, Strukturen, Verhaltensweisen und Prozesse in einem Unternehmen zu implementieren und festigen.

In der Praxis zeichnet sich Change Management dadurch aus, dass Akteure des Unternehmens, wie beispielsweise das Top Management, bewusst Veränderungen von Organisationsbereichen herbeiführen. Es geht dabei um den koordinierten Übergang vom Status quo in eine neue Situation. Das Ziel: eine nachhaltige Veränderung.

Dabei ist es wichtig, den Change Management Prozess möglichst effizient und effektiv zu durchlaufen und dabei stets die Akzeptanz der Mitarbeiter zu sichern. Nur wenn alle Beteiligten den Wandel unterstützen und diesen im Arbeitsalltag leben, kann Change Management erfolgreich sein.

Aktiv oder reaktiv

Veränderungsmanagement kann einem bestehenden Wandel im Organisationsumfeld folgen oder diesen vorwegnehmen. Das reaktive Change Management folgt Veränderungen im externen Umfeld der Organisation. Hierzu zählen:

• politische Strukturen

• gesetzliche Vorgaben

• Veränderungen des Wettbewerbs

• neue Technologien

Um die etablierte Marktposition zu erhalten, gibt es für Unternehmen oft keinen anderen Weg als den Wandel.

Im Gegensatz dazu muss das aktive Veränderungsmanagement nicht auf externe Vorgaben reagieren, sondern kann Veränderungen antizipieren und frühzeitig den Wandel der Organisation einleiten. Besonders im Bereich wirtschaftlicher und technologischer Entwicklungen führt dieser Schritt voraus zu einem Wettbewerbsvorteil.

Für eine erfolgreiche Change Management Strategie ist es häufig hilfreich, wenn der Veränderungen nicht top-down, oder bottom-up induziert werden, sondern ein Mittelweg gelebt wird: Das Management formuliert eine klare Change Management Strategie, während die Mitarbeiter in die Schritte des Change Management Prozess einbezogen werden. Eine entsprechende und fortwährende Qualifikation des Personals ist hierbei entscheidend, denn nur mit dem richtigen Wissen können sie den Wandel gut annehmen.

Was sind Change Management Ziele? Wieso ist Change notwendig?

Die digitale Transformation der Märkte erfordert ein starkes Umdenken von Unternehmen. Organisationen, die der Geschwindigkeit der digitalen Veränderungen nicht folgen wollen oder können, werden langfristig abgehängt und verlieren ihre Position im Wettbewerb. Davon sind neben den Produktionsprozessen auch die Strukturen im Unternehmen und die Organisationskultur betroffen. Nur Firmen, die das Tempo des Wandels mitgehen oder sogar übertreffen können, erzielen auf lange Sicht einen Vorteil am Markt. Dabei sind Veränderungen nicht als einmaliger Ablauf zu sehen, sondern als kontinuierlicher Prozess.

Gesteuert wird der unternehmensweite Wandel durch das Change Management, mit dem Ziel, den Wettbewerbsvorteil auch in einem Umfeld steter Veränderungen kontinuierlich auszubauen. Entsprechende Weiterbildungen des Personals sichern nicht nur das technische Know how in den eigenen Reihen, sondern fördern auch das Verständnis der Mitarbeiter für das Veränderungsmanagement.

Change Management am Beispiel von Volkswagen

Ein prägnantes Beispiel für eine grundlegende Veränderung in der deutschen Wirtschaft ist Volkswagen: Da der Markt für Autos mit Verbrennungsmotor langfristig schrumpfen aller Voraussicht nach schrumpfen wird, braucht der Automobilhersteller neue Geschäftsmodelle. Infolge des Diesel-Skandals 2015 hat sich der Konzern einem strikten Elektrifizierungs-Kurs verschrieben.

Auch das autonome Fahren ist ein Faktor, der die Zukunft der Automobilindustrie verändert. Um auch zukünftig weiterhin ganz oben mitzuspielen, durchläuft Volkswagen schon jetzt den digitalen Wandel. Nicht nur das Produkt Auto verändert sich dabei, auch Prozesse wie Produktion, Produktionssteuerung und IT-Infrastrukturen müssen dabei der Change Management Strategie des Konzerns folgen.

Volkswagen

„Wir brauchen auch 2030 noch viele Menschen in der Produktion“

Um erfolgreiches Change Management zu betreiben, nimmt Volkswagen zunächst die Qualifikationen der Mitarbeiter ins Visier und betrachtet dabei alle Leistungsebenen im Unternehmen. Um die Umstellung auf Elektromobilität im Bereich der Produktion erfolgreich zu vollziehen, bedarf es massiver Umschulungen der Beschäftigten.

Gestartet wird hierbei auf der Ebene der Teamsprecher und Meister, bevor auch das obere Management für den Wandel geschult und sensibilisiert wird.

Ziel dieser Vorgehensweise ist es, anschließend die Mitte der Belegschaft von der Notwendigkeit des Wandels zu überzeugen und so bei der Anpassung der Change Management Strategie Unterstützung aus allen Ebenen zu erhalten.

Um den Change Management Prozess zu fördern, setzt Volkswagen auf sogenannte Transformationslotsen. Folgendes müssen sie mitbringen:

• Sie identifizieren und beseitigen unternehmensinterne Hindernisse.

• Sie überzeugen Mitarbeiter von der Notwendigkeit des Wandels und nehmen sie mit auf die Reise durch den Change Management Prozess.

• Veränderungen sind auf diese Weise nicht von oben vorgegeben, sondern werden auf jeder Ebene des Volkswagen-Konzerns mitgestaltet und gelebt.

• Das nimmt Ängste, beschleunigt den Vorgang des Veränderungsmanagements und bildet Commitment innerhalb der eigenen Reihen.

Der Change Management Prozess

Den einzig wahren Change Management Prozess, der sicher zum Erfolg führt, gibt es nicht. Vielmehr ist eine Transformation für jedes Unternehmen und seine Mitarbeiter immer auch ein Stück weit eine individuelle Herausforderung. Dennoch existieren einige spezifische Phasen, die sich im Change Management anbieten, um einen schnellen, effizienten und langfristigen Erfolg zu erzielen.

Change Management nach Lewin

Ursprünglich als Modell zur Veränderung sozialer Gruppen gedacht, entwickelte Kurt Lewin 1949 sein 3-Phasen-Modell. Dieses Schema, das auch im Change Management herangezogen werden kann, beinhaltet drei Stufen im Veränderungsprozess:

• Unfreezing: Im Schritt des Unfreezing wird der Wandel vorbereitet. Ist-Situation und Beweggründe für die geplante Veränderung werden analysiert und aufgezeigt, Mitarbeiter werden in die Diskussion einbezogen, um sie auf den Wandel vorzubereiten und Akzeptanz zu schaffen.

• Moving: Das Moving dreht sich um die Umsetzung der neuen Strukturen und Strategien. Eine kontinuierliche Kommunikation, wie auch die begleitende Überwachung des Vorgehens sind hierbei relevant.

• Freezing: Die abschließende Phase bildet das Freezing. Neue Verhaltensweisen und Vorgänge werden etabliert und festgesetzt.

Change Management nach Kotter

John P. Kotter entwickelte auf Lewin aufbauend ein eigenes Modell für eine erfolgreiche Change Management Strategie. Dafür brach er Lewins Ansatz herunter, bis er acht Stufen für den optimalen Change Management Prozess herausgearbeitet hatte. Nach Kotter teilt sich der Schritt des Unfreezing in vier Schritte auf. Es wird das Gefühl der Dringlichkeit erzeugt, eine Führungskoalition aufgebaut, Strategien werden entwickelt und anschließend die Visionen des Wandels kommuniziert.

In den Bereich des Moving fallen bei Kotter die Befähigung der Mitarbeiter, wie auch das Erzielen schneller Erfolge. Abschließend werden Veränderungen eingeleitet und die neuen Ansätze in der Organisationskultur verankert.

Change Management nach Krüger

Ein fünfstufiges Modell für den erfolgreichen Change Management Prozess entwickelte Wilfried Krüger:

• 1. Während der Initialisierungsphase werden der Bedarf für Veränderungen festgestellt und Schlüsselfiguren bestimmt, die den Wandlungsprozess positiv beeinflussen.

• 2. Die Konzeption gibt dem Wandel Struktur. Ziele und darauf aufbauende Maßnahmen werden festgelegt.

• 3. In der Mobilisierung werden die festgelegten Maßnahmen vorbereitet. Die Veränderungen müssen innerhalb der Organisation kommuniziert und Bedingungen für deren Durchführung geschaffen werden.

• 4. Vorletzte Phase ist die Umsetzung, bei der die vorab festgesetzten Maßnahmen durchzusetzen sind, um den Wandel zu vollziehen.

• 5. Abschließend garantiert die Verstetigung, dass neue Strukturen dauerhaft erhalten bleiben und kein Rückfall in alte Muster stattfindet. Besonders in der Anfangszeit dieser Phase liegt die Verantwortung hierzu in der Hand der Führungskräfte.

Konzept der lernenden Organisation

Das Konzept der lernenden Organisation vertritt den Ansatz, dass es fünf Disziplinen zu beherrschen gilt, die für eine lernende Organisation essentiell sind. Hier steht weniger die Organisation, als vielmehr das Individuum oder das Team im Mittelpunkt der Betrachtungen.

Schlüsselfaktoren sind persönliches Streben nach Entwicklung, Reflexion des eigenen Denkens, eine gemeinsame Vision, erhöhte Leistungsbereitschaft in der Gruppe und das Denken in vorhersehbaren Systemen.

Komplexe dynamische Systeme

Organisationen sind komplexe Systeme, die im Change Management nur erfolgreich sein können, wenn sie über ausreichend dynamische Fähigkeiten verfügen. Es geht dabei um das Vermögen, Probleme systematisch zu lösen und Chancen zu ergreifen, indem die Ressourcenbasis gezielt verändert und entwickelt wird.

Veränderungsmanagement kann in Unternehmen dann erfolgreich sein, wenn ausreichend Flexibilität besteht, um das komplexe System von der Basis an zu entwickeln. Die Fähigkeit zur dynamischen Reaktion gilt als Grundlage zur Innovations- und Wettbewerbsfähigkeit.

Was macht ein Change Agent?

Ein Change Agent ist als Berater im Change Management Prozess zu sehen. Er bringt den Wandel aktiv voran, indem er Entscheidungssituationen klärt, Konflikte löst und Neuerungen stützt. Dabei agiert er sowohl auf wirtschaftlich-technologischer Ebene, wie auch im unternehmenspolitischen und sozialen Bereich.

Der Einsatz von Change Agents zielt darauf ab, den Wandel im Unternehmen nachhaltig zu gestalten. Diese Nachhaltigkeit kann nur erreicht werden, wenn der Change Agent es schafft, dass die Mitarbeiter sich mit dem Wandel und den neuen Verhaltensweisen identifizieren und Zuversicht in ihr Können und ihren Beitrag zur Veränderung entwickeln.

In welchen Phasen sind Führungskräfte beim Change Management gefragt?

Führungskräfte tragen wesentlich zum Erfolg der Change Management Strategie bei. Ihre Rolle ist die der Change Agents mit Fokus auf die sozialen Aspekte und Verunsicherungen, die der Wandel mit sich bringt. Die Aufgabenschwerpunkte von Führungskräften liegen daher in der Kommunikation mit den Mitarbeitern, wie auch im Zuhören und Bekräftigen.

Um Akzeptanz für den Wandel zu erzeugen, ist es wichtig, dass die Führungsriege des betroffenen Unternehmens sämtliche Punkte des Veränderungsprozesses offen legt und bespricht: Warum und wie soll der Change stattfinden und wohin soll er führen?

Im Gespräch mit den Mitarbeitern werden oft auch Sorgen und Befürchtungen offengelegt. Mitarbeiter fragen sich: Werde ich dem Wandel gewachsen sein? Was passiert mit meiner Position während oder nach dem Veränderungsprozess? Hier sind Verständnis, aktives Zuhören und Geduld seitens der Führungskräfte gefragt.

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Weiterhin sollten sie eine Kultur aufbauen, in der Ermutigungen an der Tagesordnung sind und in der ein offener Erfahrungsaustausch stattfinden kann, so dass Mitarbeiter auch eigene Ideen in den Change Management Prozess einbringen können und sie neugierig werden auf das, was die Zukunft bringen wird.

Was sind die häufigsten Fehler beim Change Management und wie kann man ihnen begegnen?

Wo Menschen agieren, werden Fehler gemacht. Auch das Change Management läuft selten problemlos ab. Die häufigsten Punkte, an denen es hakt, sind mangelhafte Kommunikation, unentdeckte Widerstände und Machtkämpfe in der Belegschaft.

Für entsprechende Akzeptanz des Wandels bei den Mitarbeitern ist es unerlässlich, dass Sinn und Ziele der anstehenden Veränderungen deutlich offengelegt werden. Unverständnis und Unwissenheit führen zum Stillstand oder zur absichtlichen Blockade.

Aufgabe der Führungskräfte als Change Agents ist es, darauf zu achten, dass alle Informationen bis in die unterste Ebene vordringen und dort auch verstanden werden. Denn das reine Versenden einer Botschaft führt nicht automatisch dazu, dass diese beim Empfänger wie erhofft ankommt. Der Prozess sollte professionell ablaufen und vermitteln, dass eine Change Management Strategie dahinter steckt. Ein wenig Veränderung hier und ein bisschen Wandel dort, ohne sinnvollen Zusammenhang, werden kein Commitment bei den Betroffenen erzeugen. Hilfreich sind dabei die unterschiedlichen Change Management Modelle, die eine feste Struktur in den Ablauf bringen.

Gute Kommunikation und erkennbare Strukturen sichern auch personelle Treiber für den Change Prozess, die den Spirit des Wandels im Unternehmen verbreiten. Um diese Treiber vom Paradigmenwechsel zu überzeugen, ist es wichtig, von der Belegschaft geäußerte Bedenken anzuhören, ernst zu nehmen und diese als Impulse in den weiteren Prozess zu integrieren.

Barrieren des erfolgreichen Wandels sind auch interne Machtkämpfe. Angst um die eigene Position und Entscheidungsmacht im Unternehmen führt zu Widerstand. Auch das Gefühl nicht aktiv im Change Management Prozess eingebunden zu sein, verhindert, dass Mitarbeiter aller Ebenen sich positiv mit den Neuerungen identifizieren. Werden Widerstände aufgedeckt, können sie auch als Potential für den Wandel genutzt werden. Verbesserungen des Change-Kurses ermöglichen Lernschleifen, die den Weg des Wandels vielleicht verlängern, dabei jedoch Schritt für Schritt optimieren.

Soll ein Unternehmen sich langfristig verändern, ist es essentiell, auch die Unternehmenskultur anzupassen. Für die Motivation der Mitarbeiter sind schnelle Erfolgserlebnisse im Wandel notwendig. Auf Durststrecken ohne fühlbare Erfolge, geht die positive Einstellung zu den Veränderungen sonst verloren.

So selbstverständlich es klingt, für ein erfolgreiches Change Management müssen auch genügend Ressourcen vorhanden sein: Zeit, Budget, Know how, IT-Infrastrukturen, Kapazitäten bei Management und Mitarbeitern. Eine Knappheit bei diesen Faktoren blockiert den Wandel erheblich.

Change Management als Mammutaufgabe mit Zukunftscharakter

Change Management ist eine umfangreiche Aufgabe, bei der es viele Aspekte zu beachten gibt. So individuell wie das Unternehmen, das es zu wandeln gilt, sind auch die Ansätze, die hierfür gewählt werden können. Ängste und Zweifel in der Belegschaft können zu Widerständen führen und den Change blockieren, aber auch Euphorie und Begeisterung sind Emotionen, die im Unternehmenswandel zu finden sind und die diesen wiederum positiv stärken.

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Change Agents holen die Mitarbeiter dort ab, wo sie stehen, um sie auf die Reise durch den Wandel mitzunehmen und sorgen für eine reibungslose Umsetzung. Von besonderer Bedeutung sind dabei eine offene Kommunikation und die aktive Einbindung der Mitarbeiter aller Ebenen, um Akzeptanz für die Veränderungen zu erzielen. Wird der Wandel offen angegangen und die Change Management Strategien umfassend geplant, garantiert das Change Management die Zukunftsfähigkeit der Organisation am Markt.

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