KI in der Unternehmenskommunikation Kommunikationsprobleme kosten Unternehmen jährlich 11,5 Arbeitstage

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Ineffiziente Kommunikation am Arbeitsplatz führt zu messbaren Produktivitätsverlusten. Das geht aus einer Studie des KI-Unternehmens Grammarly hervor.

Kommunikation im Unternehmen macht 75 Prozent der Arbeitszeit von Fachkräften aus. Das geht aus Ergebnissen einer Studie von Statista im Auftrag des KI-Unternehmens Grammarly hervor. Aufgrund ineffizienter Kommunikation müsse fast ein Drittel der Angestellten in Deutschland wöchentlich fünf Stunden aufbringen. Auf ein Jahr gerechnet sind das elf Tage Produktionsverlust pro Angestellten. Die Kommunikationswege werden dabei zunehmend vielfältiger, wobei bisher der Schriftverkehr das am häufigsten genutzte Kommunikationsmittel ist. 13,4 Stunden verbringen Fachkräfte schreibend. Und dabei hat laut Umfrage der schriftliche Kommunikationsaufwand in den letzten zwölf Monaten zugenommen. Jeder zweite befragte Angestellte (59 %) hat einen solchen Anstieg festgestellt.

Eine weitere Herausforderung ergibt sich dadurch, dass vermehrt in einer Fremdsprache kommuniziert wird. Es ist schon heute keine Seltenheit mehr, dass Unternehmen global agieren oder Fachkräfte im Unternehmen aus dem Ausland kommen. Dies führt jedoch vermehrt dazu, dass von Fachkräften gefordert ist, auf Englisch zu kommunizieren. Dadurch erhöht sich der Kommunikationsaufwand zusätzlich. Laut den Studienergebnissen nutzen Fachkräfte Englisch vorwiegend für die Verständigung mit:

• Ausländischen Kunden

• Kollegen an internationalen Standorten

• Zusammenarbeit mit multinationalen Teams

75 Prozent der Befragten finden, dass die Kommunikation teilweise ineffizient abläuft. Grund dafür seien mangelnde Sprachkompetenz, zeitaufwändige Korrekturen unverständlicher Nachrichten oder der ineffiziente Gebrauch von KI-Tools. Die Folge: Zeitverlust, erhöhte Unternehmenskosten, Produktionseinbußen, Kundenabwanderung und schwindende Jobzufriedenheit.

Kommunikation auf Englisch erhöht Zeitverlust

Bei der Geschäftskommunikation auf Englisch steht die Sprachkompetenz im direkten Verhältnis zum Zeitverlust: Während 72 Prozent der Führungskräfte fließend bis verhandlungssicher sind, ist jeder dritte Angestellte lediglich konversationssicher. Demnach steigt der Zeitaufwand bei 63 Prozent der Angestellten mit geringen Englischkenntnissen, um Nachrichten in der Fremdsprache zu verfassen. Auf Englisch zu schreiben empfindet jeder zweite Befragte generell als zeitintensiver. Schwierigkeiten, ihre Gedanken auf der jeweiligen Sprache klar auszudrücken, haben laut Studie 41 Prozent der Befragten. 39 Prozent haben Probleme mit der Grammatik und jeder Vierte ist unsicher über den passenden Tonfall seiner Nachrichten im beruflichen Kontext.

Diese Herausforderungen führen dazu, dass sich über ein Drittel der befragten Angestellten wegen schlechter Kommunikation am Arbeitsplatz gestresst fühlen. Insbesondere die junge Generation Z sieht sich unter Druck, davon berichten 45 % der Altersgruppe. Dies kann sich negativ auf ihre Arbeitszufriedenheit auswirken und sogar die langfristige Bindung an das Unternehmen gefährden. Ein Drittel der Angestellten berichtet davon. Jeder Zehnte erwägt aus diesem Grund sogar einen Jobwechsel. Für ein Viertel aller Befragten führt ineffiziente Kommunikation zu Produktivitätseinbußen wie etwa verpassten Deadlines, längeren Projektlaufzeiten oder verzögerter Problemlösung.

Sind KI-Tools die Lösung?

Ein wachsender Anteil deutscher Fachkräfte setzt bereits auf KI-Tools, um die schriftliche Kommunikation zu optimieren. Hauptanliegen für Führungskräfte sind dabei die Reduktion des Zeitaufwands für Schreibaufgaben und die Steigerung der Produktivität. Auch Angestellte nutzen zunehmend KI-Tools – insbesondere um Grammatik-, Rechtschreib- und Zeichensetzungsfehler zu vermeiden. Erste Erhebungen deuten darauf hin, dass sich dies positiv auf die Qualität der Nachrichten auswirkt. KI-Schreibassistenten könnten zudem die Schreibzeit reduzieren. Auch um die Verständlichkeit von Nachrichten zu verbessern, nutzen Angestellte schon heute KI-basierte Lösungen. Fachkräfte, die remote oder hybrid arbeiten, nutzen dabei KI-Tools häufiger als ihre Kollegen, die ausschließlich im Büro arbeiten.

85 Prozent stellen ihren Angestellten KI-Lösungen zur Verfügung

Viele Unternehmen stellen mittlerweile KI-basierte Lösungen zur Verfügung. 85 Prozent der deutschen Führungskräfte haben diese Technologien in ihrem Unternehmen eingeführt, jedoch nutzen lediglich 58 Prozent der Angestellten diese aktiv. „Ein unkoordinierter und sporadischer Einsatz von KI kann zu einer signifikanten Lücke zwischen der Einführung solcher Tools und ihrer tatsächlichen Nutzung durch die Mitarbeiter im Unternehmen führen”, erklärt der Grammarly-CEO Roy-Chowdhury. Die KI-Implementierung müsse demnach strategisch erfolgen und von Schulungen begleitet werden, so Roy-Chowdhury weiter.

Doch bei allen Vorteilen, die KI den Unternehmen bieten kann, gibt es auch Bedenken, die berücksichtigt werden müssen. Dies gilt insbesondere für Themen wie Datenschutz, Sicherheit von Firmendaten und Qualitätskontrollen. Klare Richtlinien für die Auswahl eines KI-Anbieters könnten dabei helfen, Datensicherheit zu garantieren.

Die Grundstimmung der Führungskräfte bezüglich der Einführung von KI-Technologie ist trotzdem eher positiv: 84 Prozent der Führungskräfte stehen laut Studien der Einführung KI-basierter Lösungen positiv gegenüber.

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