Suchen

Unternehmenssoftware

Größte SAP S/4HANA-Transformation im produzierenden Gewerbe

| Autor/ Redakteur: Rainer Wittwen / Melanie Krauß

Der global operierende Energiesystemhersteller Viessmann hat den Umstieg auf eine neue digitale Plattform auf Basis von SAP S/4HANA realisiert. Der reibungslose Go-Live erfolgte im Big Bang.

Firmen zum Thema

Die S/4-Transformation war für Viessmann ein unternehmenskritisches Zukunftsvorhaben.
Die S/4-Transformation war für Viessmann ein unternehmenskritisches Zukunftsvorhaben.
(Bild: Ruediger Nehmzow)

Viessmann wollte seine zentrale IT-Plattform fit machen für das digitale Zeitalter in globalen Märkten. Da lag es nahe, den anstehenden Umstieg auf S/4 frühzeitig anzugehen. Ziel war es, einen digitalen Kern zu etablieren und die Geschäftsprozesse durch Best Practices auf Basis von SAP S/4HANA weltweit zu harmonisieren und zu standardisieren.

„Ein langwieriges Unternehmensprojekt über fünf und mehr Jahre hätten wir uns nicht leisten können. Die S/4-Transformation ist für einen Global Player wie Viessmann ein unternehmenskritisches Zukunftsvorhaben von strategischer Bedeutung“, so Dr. Harald Dörnbach, Geschäftsführer Viessmann IT Service. „Zugleich war es das größte IT- Projekt in der Geschichte von Viessmann. Es ist daher ein Quantensprung, wenn sich so ein Vorhaben in kürzester Zeit und zu einem Bruchteil der Kosten realisieren lässt.“

Maßgeschneiderter Projektansatz, selektive Transformation

Viessmann entschied sich für einen selektiven Ansatz („smart Green“), entwickelt von CBS Corporate Business Solutions. Bei einem Upgrade-Projekt („System Conversion“) hätte man alle bestehenden Prozesse und Daten eins zu eins übernehmen müssen – auch Eigenentwicklungen und Prozesse, die nicht mehr zukunftsfähig sind und nicht mehr benötigt werden. Das erschien nicht sinnvoll.

Beim CBS-Ansatz wurden zunächst die Kernprozesse vom Business auf ihre Zukunftsfähigkeit überprüft. 80 % der Prozesse wurden ins neue S/4-System übernommen, da sie einen hohen Reifegrad haben. Der Rest wurde angepasst oder komplett nach den Business-Anforderungen neu designed. Bewährtes erhalten, Überholtes erneuern – so das Motto. Viessmann ging selektiv vor und hat sich auf die Prozesse konzentriert, deren Veränderung einen echten Mehrwert für das eigene Geschäftsmodell bieten. So konnte das Unternehmen von vornherein eine starke Hebelwirkung durch S/4 erwarten.

Die Viessmann-Verantwortlichen wussten: Wer seine Prozesse weltweit standardisieren möchte, benötigt dafür eine zentrale Steuerung. IT-Chef Dörnbach: „Die weltweiten Standards sollten durchgängig in der gesamten Gruppe gelebt werden. Daher haben wir Global Process Owner bestimmt, die einheitliche Prozess-Standards sicherstellen.“

Ein SAP-ERP-System mit einem Mandanten für alle Gesellschaften

Das SAP-ERP-System ist die zentrale Komponente der internationalen System-Landschaft bei Viessmann: 190 Buchungskreise, ein Mandant, auf den insgesamt 6000 User in 34 Ländern zugreifen. Dabei gilt es, 26 Sprachen zu berücksichtigen.

Das Transformationsprojekt umfasste mehrere Phasen. Am Anfang stand die S/4HANA Prozessanalyse, bei der alle Geschäftsprozesse auf ihre S/4-Tauglichkeit geprüft wurden. Dieser Schritt befasste sich mit den drei Bereichen User Experience, Prozesse und Applikationen. Dabei wurde analysiert, inwieweit sich bei Viessmann mobile Benutzeroberflächen (SAP Fiori) nutzen lassen, um die Bedienerfreundlichkeit zu erhöhen und Prozesse zu vereinfachen. Zudem wurde evaluiert, ob der Einsatz von Embedded Analytics für bestimmte Funktionsbereiche machbar ist.

Für Dr. Harald Dörnbach, Geschäftsführer Viessmann IT Service, war die Umstellung ein Quantensprung.
Für Dr. Harald Dörnbach, Geschäftsführer Viessmann IT Service, war die Umstellung ein Quantensprung.
(Bild: Viessmann)

Ziel war es außerdem, Optimierungspotenziale zu identifizieren und Viessmann-spezifische Prozessausprägungen wieder durch den SAP-Standard zu ersetzen. Ebenso wollte man herausfinden, wie sich mit S/4HANA-Innovationen echte Business Benefits (Wertschöpfung) erzielen lassen. Zudem galt es, die Applikationslandschaft zu vereinfachen und im Umfang zu reduzieren. Obsolete Add-Ons und überflüssige Eigenentwicklungen wurden zurückgelassen. Veraltete und redundante Lösungen sollten durch SAP Standard-Features ersetzt werden.

Danach folgte die Business Partner-Implementierung und die Einführung des neuen Hauptbuches (New G/L). Im finalen Schritt wurden dann sämtliche Daten in einem Big-Bang-Go-Live innerhalb eines Wochenendes aus dem alten ECC6-System auf S/4 migriert. In Teilen wurden dabei über zehn Jahre Historie übernommen. Die Migration wurde dann sogar ein Tag früher als geplant abgeschlossen.

„Selective Data Transition“ ohne technische Einschränkungen

Der technische Migrationsansatz für die „Selective Data Transition“ sah folgendermaßen aus: Zunächst wurde ein S/4-System aufgebaut. Relevantes Customizing wurde übernommen und auf S/4 angepasst, relevante Eigenentwicklungen wurden ebenfalls mitgenommen. Schließlich folgte die Migration der Daten und der Go-Live im Big Bang. Mithilfe der Standardsoftware CBS ET Enterprise Transformer for SAP S/4HANA wurden alle Daten aus dem Quellsystem ins neue S/4 System übertragen – minimal-invasiv im Near-Zero-Downtime-Verfahren, ohne längere Unterbrechung des laufenden Betriebs. CBS ET ist die weltweit erste umfassende Standardsoftware, mit der sich bestehende Prozess- und Systemlandschaften ganzheitlich und flexibel nach S/4 überführen lassen.

Erfolgreicher Go-Live im Big Bang

Bei dem Go-Live wurden insgesamt 28 Produktionseinheiten in 34 Ländern sowie weltweit 78 Vertriebsorganisationen auf S/4HANA migriert. Der Scope umfasste mehr als 6000 Business-Objekte, rund 37.000 SAP-Tabellen und 190 Buchungskreise mit insgesamt 30 Mrd. Datensätzen. Mehr als 6000 User waren von der weltweiten Umstellung betroffen. Der Transfer umfasste alle SAP-Module: FI, AM, CO, MM, WM, PP, SD, HCM, CS, PS, QM und PM.

Alles verlief völlig reibungslos. „Rückblickend war es die ruhigste Umstellung, die ich bisher in meiner Karriere in der Unternehmens-IT erlebt habe“, berichtet Viessmann-IT-Serviceleiter Dörnbach. „Wir haben am Morgen nach dem Go-Live auf Incidents gewartet, aber es kam nichts. Alle Prozesse in S/4 funktionierten von Anfang an rund. Produktion, Versand, Lager – sämtliche Bereiche liefen unter Volllast ohne Unterbrechung weiter.“ Die User konnten im neuen S/4HANA-System genau dort an Bestellungen, Lieferungen, Fakturen oder Projekten weiterarbeiten, wo sie vor dem Go-Live-Wochenende aufgehört hatten.

High-Speed-Implementierung zu geringen Kosten

Folgende Faktoren sorgten für das Gelingen des Projekts:

  • 1. die funktionsübergreifende, enge Zusammenarbeit von Prozessverantwortlichen, Key Usern, Viessmann IT Service und CBS-Beratern,
  • 2. die starke Fokussierung auf die Geschäftsprozesse,
  • 3. die intensive Vorbereitung und das wiederholte Testen der End-to-End-Prozesse in S/4,
  • 4. die Unterstützung und die Governance durch das Top-Management sowie
  • 5. das integrierte Projektmanagement mit Zeit- und Risikomanagement.

Das Erfolgsgeheimnis war die Transformationsstrategie. „Der CBS smart Ansatz hat die Implementierungszeit deutlich verkürzt und signifikant Kosten gespart“, sagt Dörnbach. „Zudem hat uns diese selektive Migration einen direkten Umstieg nach S/4HANA ohne technische Einschränkungen ermöglicht.“ Das Fazit der Verantwortlichen fällt durchweg positiv aus. „Jetzt verfügen wir über unternehmensweit integrierte digitale Geschäftsprozesse. Unsere Zukunftsplattform 2025 steht”, so der IT-Serviceleiter weiter.

Viessmann profitiert von deutlichen Prozess-Verbesserungen, spürbaren Effizienzvorteilen in vielen Geschäftsbereichen sowie einer reduzierten Komplexität in der gesamten IT-Infrastruktur. Durch die neue ERP-Plattform sind kritische Ersatzteile schneller verfügbar. Möglich wird dies durch eine interne Priorisierung bei Engpässen. Daraus folgen reduzierte Lagerbestände, die für weitere Einsparpotenziale sorgen. All diese Nutzenvorteile werden sich positiv auf die Zufriedenheit der Viessmann-Kunden auswirken.

Zusätzlich hat Viessmann Innovationen wie Integrated Business Planning (IBP) und MRP live (Material Resource Planning) realisiert. In der Materialbedarfsplanung etwa konnte die Berechnungszeit von früher sechs Stunden auf jetzt nur noch 50 Minuten drastisch verkürzt werden. Dies entspricht einer Zeitersparnis von 86 %. Dadurch lassen sich die Abläufe innerhalb der Lieferkette schneller und besser abstimmen. Viessmann erhöht damit den Service Level in der Logistik.

Gelungene Kooperation der Projektpartner auf Augenhöhe

Letztendlich basiert der Projekterfolg auch auf dem engen Miteinander der Partner. „Die Zusammenarbeit mit CBS verlief sehr gut. Es war eine hervorragende Kooperation auf Augenhöhe mit extrem kurzen Kommunikationswegen“, resümiert Dörnbach. „CBS hat seine Expertise als Qualitätsführer und Pionier für anspruchsvolle High-Speed-S/4HANA-Transformationen unter Beweis gestellt und war ein wertvoller Partner für uns. Der maßgeschneiderte Projektansatz war bahnbrechend und hat uns einen entscheidenden Schritt vorangebracht.“

* Rainer Wittwen ist Consulting Director bei CBS Corporate Business Solutions in 69115 Heidelberg, Tel. (0 62 21) 33 04-0, kontakt@cbs-consulting.de, www.cbs-consulting.com

Dieser Beitrag ist urheberrechtlich geschützt. Sie wollen ihn für Ihre Zwecke verwenden? Kontaktieren Sie uns über: support.vogel.de (ID: 46096213)