Kosten für die Fortbildung steuersicher absetzen

Fortbildungsveranstaltungen im In- und Ausland steuersicher abzusetzen ist nicht immer ganz einfach, denn kaum ein Thema ist umstrittener zwischen Steuerzahlern und Finanzämtern. In keinem Bereich...

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Fortbildungsveranstaltungen im In- und Ausland steuersicher abzusetzen ist nicht immer ganz einfach, denn kaum ein Thema ist umstrittener zwischen Steuerzahlern und Finanzämtern. In keinem Bereich sonst setzen Steuerprüfer häufiger den Rotstift an. Kritisch geprüft wird vor allem eine eine mögliche private Mitveranlassung.Steuerlich absetzbare Kosten für Weiterbildung - ob im In- oder Ausland - entstehen für Selbständige generell immer dann, wenn durch entsprechende Veranstaltungen - Kurse, Seminare, Kongresse oder auch längere Studienreisen - der geschäftliche Erfolg gesichert werden soll. Der betriebliche Zusammenhang kann dabei direkt (zum Beispiel Studienreise zur Konkurrenzanalyse) oder auch indirekt gegeben sein (zum Beispiel Weiterbildungsmaßnahmen für Angestellte). Der von den Finanzämtern stets am kritischsten geprüfte Punkt ist bei Weiterbildungsmaßnahmen - vor allem im Ausland - immer eine mögliche private Mitveranlassung. Schon den Anschein sollten Sie deshalb bereits im Vorfeld, bei der Planung solcher Maßnahmen, unbedingt vermeiden. Häufigste Steuerfalle: Bleibt auf einer Weiterbildungsveranstaltung zu viel Zeit für private Unternehmungen - insbesondere an touristischen Brennpunkten - dann wertet das Finanzamt die Kosten insgesamt als Privatentnahme, verdeckte Gewinnausschüttung oder steuerpflichtiges Entgelt. Die Konsequenz dann: in jedem Fall hohe Steuernachzahlungen, da eine Aufteilung in beruflichen und privaten Anteil bei Weiterbildungsveranstaltungen prinzipiell ausgeschlossen ist. Keinen Zweifel an geschäftlichem GrundIhre Aufzeichnungen im Zusammenhang mit Weiterbildungsmaßnahmen (Reisetermin und -dauer, Anlass und Veranstaltungsablauf mit Zeitangaben, am besten dokumentiert mit den offiziellen Unterlagen zur Veranstaltung) sollten daher von vornherein keinen Zweifel an der geschäftlichen Veranlassung aufkommen lassen. Weiterbildung findet meist im Rahmen einer Geschäftsreise statt. Gerade deshalb lohnt es sich, die nachfolgend genannten steuersicheren Strategien einzusetzen, denn Kurs- und Reisekosten erreichen zusammengenommen häufig fünfstellige Summen schon bei einzelnen Veranstaltungen. Diese Kosten können bei Anerkennung die Steuerlast erheblich mindern.Doch Fort- und Weiterbildungsmaßnahmen - vor allem Studienreisen und Auslandskurse - nehmen die Finanzbehörden bevorzugt unter die Lupe, denn erfahrungsgemäß kommt es hier besonders häufig zu (steuerrechtlich nicht zulässigen) Überschneidungen von geschäftlichen und privaten Belangen. Wer hier Fehler macht, riskiert nicht nur die Streichung aller Kosten, sondern bei nicht korrekten Angaben auch noch ein Verfahren wegen Steuerverkürzung oder gar Steuerhinterziehung. Kosten für die eigene Ausbildung eines Selbstständigen sind keine Betriebsausgaben, sondern können nur als Sonderausgaben im Rahmen der Einkommensteuererklärung geltend gemacht werden. Maximalbeträge pro Jahr: DM 1800 beziehungsweise (bei auswärtiger Unterbringung): DM 2400. Kosten für Fort- und Weiterbildung in einem bereits ausgeübten Beruf beziehungsweise Geschäft sind dagegen prinzipiell in unbegrenzter Höhe als Betriebsausgaben absetzbar. Bei Fort- und Weiterbildung geht es stets um eine Vertiefung bereits erworbener Kenntnisse oder um Spezialisierung in einem bereits ausgeübten Beruf oder Gewerbe.Private Interessen und Beruf trennenCoachings und Kurse, Seminare und Fachtagungen können einerseits die Geschäfte fördern, tragen nicht selten aber genauso zur privaten Bildung bei. Das liegt in der Natur der Sache. Um den steuerlichen Abzug nicht zu gefährden, ist es aber sinnvoll, solche Veranstaltungen gezielt auch unter steuerlichen Kriterien zu buchen. Dabei ist vor allem darauf zu achten, jeden Anschein einer Vermischung von privaten mit geschäftlichen Interessen zu vermeiden.Im Konfliktfall haben die Finanzgerichte bisher nach folgenden Kriterien entschieden: Bei allgemein bildenden Trainings - zum Beispiel NLP, Kommunikation, Persönlichkeitsbildung - ist eine steuerliche Berücksichtigung in aller Regel wegen privater Mitveranlassung ausgeschlossen. Weil sich, so die herrschende Auffassung, die Verbesserung der Kommunikationsfähigkeit eben sowohl beruflich als auch privat positiv auswirkt.Die beste Strategie: Sie weisen einen objektiven Zusammenhang mit Ihrer beruflichen Tätigkeit nach. Auch ein Persönlichkeitstraining kann nämlich dann zu den Betriebsausgaben zählen, wenn das Seminar auf einen spezifischen Teilnehmerkreis ausgerichtet ist und - nach Möglichkeit - auch noch einen konkreten Branchenbezug hat. Dafür spricht zum Beispiel ein homogener Teilnehmerkreis und eine entsprechend spezifische Seminarausschreibung. In diesem Fall ist der private Nutzen eindeutig untergeordnet und die Abzugsfähigkeit gewährleistet. Angehängte private Wochenendaufenthalte nach Fachtagungen können sehr teuer werden. Wegen des generellen Abzugsverbots sowohl privat als auch geschäftlich veranlasster Kosten können Ihnen wegen ein, zwei Tagen Privatvergnügen im Anschluss gleich die kompletten Reisekosten gestrichen werden. Die Ausnahme: Wenn Sie selbst einen Vortrag halten, liegt ein unmittelbarer Reiseanlass vor - in diesem Fall sind private Zusatztage im Anschluss an die Veranstaltung nach einem Urteil des Bundesfinanzhofs (30. 4. 1993) nicht steuerschädlich, die Kosten für An- und Rückreise bleiben steuerlich abzugsfähig.Anders ist es bei mittelbaren Reiseanlässen, wenn Sie also beispielsweise an einem Seminar, einer Messe oder einer Fachtagung als Besucher teilnehmen. In diesem Fall wirkt die Kombination des Nützlichen mit dem Angenehmen steuerschädlich. Je teurer Ihr Business-Trip war, desto höher die Gefahr, dass solche verbotenen Kombinationen herauskommen und die Kosten für Hin- und Rückreise komplett dem Rotstift eines Steuerprüfers zum Opfer fallen. Kostentrennung bei Tisch und BettTeuer kann es selbst dann werden, wenn Sie gar keine Kosten hatten: Bei Fach-Incentives und anderen attraktiven Firmen-Weiterbildungsmaßnahmen (häufig mit Promotion-Charakter) kann Ihnen in bestimmten Fällen der Wert der ganzen Reise als steuerpflichtige Einnahme (geldwerter Vorteil) zugeschlagen werden - und zwar immer dann, wenn die touristischen Aspekte der Reise überwiegen. Im Einzelfall kann dies dann mehrere tausend Mark Extra-Einkommensteuer bedeuten.Die steuersicheren Gegenstrategien: Achten Sie generell auf strikte Kostentrennung. Und im Zweifel bleibt Ihnen noch ein Ausweg: Dokumentieren Sie anhand verschiedener Reiseangebote, dass Ihre Reiseplanung den Fiskus gerade wegen zusätzlicher privater Tage insgesamt sogar günstiger gekommen ist als ein reiner Business-Trip - zum Beispiel aufgrund der Nutzung von Spezial-Reisetarifen. Nur in solchen Fällen wirken private Zusatztage auch bei mittelbaren Reiseanlässen nicht steuerschädlich.Für Motivationsreisen muss gezahlt werdenWenn Sie Angestellte oder freie Mitarbeiter zu Weiterbildungsveranstaltungen schicken, können Sie diesen im Rahmen der üblichen Spesenpauschalen (also maximal DM 46 bei 24 Stunden Abwesenheit im Inland) lohnsteuerfrei und ohne Sozialversicherungsbeiträge auszahlen. Unternehmer und andere Selbständige können Arbeitnehmern auch den doppelten Betrag steuer- und sozialabgabenfrei auszahlen, wenn sie die zweite Hälfte zu 25% pauschal versteuern. Dies gilt analog auch für Auslandsreisespesen - siehe unter Auslands-Spesensätze. Ist ein Mitarbeiter mit seinem eigenen Pkw zur Weiterbildung unterwegs, kann der Arbeitgeber seit dem 1. Januar 2001 58 Pfennig (bis 2000: 52 Pfennig) pro tatsächlich gefahrenem Kilometer steuerfrei auszahlen. Dies gilt natürlich auch dann, was häufig vergessen wird, wenn ein Familienangehöriger auf einer Fahrt zu einer solchen Veranstaltung mit seinem Privatwagen als Chauffeur fungiert. Die Finanzämter erkennen allerdings maximal 40 000 Kilometer pro Jahr auf dieser Pauschalbasis an.Alles, was darüber hinaus- geht, ist als Arbeitsentgelt lohnsteuerpflichtig. Steuerprüfer achten insbesondere auch darauf, ob eine Weiterbildungsmaßnahme - vor allem im Ausland, mit touristischen Akzenten - möglicherweise als Incentive, als Motivationsreise zu werten ist. Bei Beschäftigten wäre der Gesamtwert der Reise dann steuerpflichtiges Arbeitsentgelt, bei Inhabern Privatentnahme oder verdeckte Gewinnausschüttung - mit entsprechender Nachzahlungspflicht.Die steuersichere Strategie: Dokumentieren Sie mit geeigneten Unterlagen prinzipiell immer die eindeutige betriebliche Veranlassung jeder Fortbildungsmaßnahme und sichern Sie dies mit einer darauf abgestimmten Reiseorganisation ab.Die komplette Auflistung der Auslands-Spesensätze würde den Rahmen dieses Beitrags sprengen; die vollständige Übersicht von Andorra bis Zypern können Sie jedoch jederzeit tagesaktuell im Internet von der Homepage des Bundesfinanzministeriums herunterladen: www.bundesfinanzministerium.de.Der Wert von Incentivereisen ist in der Regel voll als steuerpflichtige Einnahme zu verbuchen, vor allem dann, wenn Ehegatten als Reisebegleitung mit eingeladen werden. Da dies gerne vergessen wird, kommt es bei Steuerprüfungen wegen solcher geldwerter Vorteile häufig zu Nachzahlungen in vierstelliger Höhe. Die Steuerpflicht entfällt nur dann, wenn die Motivationsreise auch unter steuerlichen Aspekten strategisch geschickt als reine Studienreise organisiert worden ist.Nach einer Entscheidung des Bundesfinanzhofs (Urteil vom 22. 1. 1993) gibt es nämlich Ausnahmen von der Steuerpflicht. Zentrale Bedingung: Die Reise dient nachweislich ausschließlich betrieblichen Zwecken, zum Beispiel mit einem umfassenden Tagungs- oder Seminar-programm, das wie ein vergleichbarer normaler Arbeitstag organisiert ist und kaum Zeit für private Unternehmungen lässt. Weitere Kriterien: homogener Teilnehmerkreis der Studienreise, kein typisches Touristenzentrum als Veranstaltungsort, keine Schiffsreise.Keinen Raum lassen für PrivatesWenn Sie Fort- und Weiterbildungsveranstaltungen ohne Probleme absetzen möchten, müssen diese ganz generell auf die beruflichen Belange der Teilnehmer zugeschnitten sein und dürfen - zumindest offiziell - praktisch keinen Raum für privaten Nutzen bieten. Gleiches gilt für Studienreisen. Die Oberfinanzdirektion Berlin bringt die Haltung der Finanzverwaltung in einem internen Erlass zum Thema Studienreisen wie folgt auf den Punkt: ,,Das Erlebnis eines fremden Landes darf nicht mehr als Annehmlichkeit, sondern muss überwiegend als harte Studienarbeit empfunden werden."Wenn Sie Ärger mit dem Finanzamt vermeiden wollen, setzen Sie deshalb konsequent die folgenden Strategien um: - Dokumentation der betrieblichen Veranlassung: Sorgen Sie stets für einen eindeutigen Nachweis der betrieblichen Veranlassung der Weiterbildungsmaßnahme, zum Beispiel mit internen Aktenvermerken, einer klaren Zieldefinition (was bringt die Weiterbildung konkret für den Betrieb) und anderen Dokumenten. Ideal und praktisch von keinem Steuerprüfer zu erschüttern ist immer ein unmittelbarer Anlass für eine Studienreise, zum Beispiel in Verbindung mit einem eigenen Vortrag auf einer Fachtagung.- Touristische Aspekte vermeiden: Verzichten Sie auf Weiterbildungsveranstaltungen in typischen Touristen-zielen im Ausland - dies gilt als ,,K.-O.-Kriterium" und praktisch als Beweis für eine steuerschädliche nicht unerhebliche private Mitveranlassung Ihrer Bildungsreise. Die zur Verfügung stehende Zeit für Freizeitaktivitäten sollte nicht über 20% der Gesamtreisezeit liegen. - Berufsspezifisch buchen: Buchen Sie keine Veranstaltungen im Ausland, wenn Sie das entsprechende Know-how (insbesondere Sprachtraining) ohne weiteres auch im Inland einkaufen könnten. Wer geschäftlich benötigtes Französisch unbedingt in einem Schloss an der Loire lernen will, zahlt dies in der Regel privat - es sei denn, es handelt sich um ein Spezial-training, das ganz berufsspezifisch tatsächlich nur dort angeboten wird. Auch Veranstaltungen, die durch Fachverbände organisiert werden, werden meist problemlos anerkannt.- Beweise sichern: Auslandsveranstaltungen ohne Anwesenheitstestat (Bestätigung der regelmäßigen Teilnahme an der Veranstaltung) müssen in aller Regel steuerlich nicht anerkannt werden.- Allgemeinbildung ist Privatsache: Allgemein bildende Kurse - zum Beispiel Grundlagen-Sprachkurse in einer gängigen Fremdsprache oder Grundlagenkurse im Bereich Computer- und Internet-Schulung: Kosten für allgemeine Einführungskurse - werden steuerlich generell nicht berücksichtigt (BFH-Urteil vom 22. 7. 1993). Besser also, wenn derartige Schulungen zusätzlich einen berufs- und branchenspezifischen Zuschnitt haben.Wochenenden bleiben abzugsfähigWichtig: Werden trotz aller Vorsichtsmaßnahmen doch einmal Reisekosten in Verbindung mit Weiterbildungsmaßnahmen zu Recht gestrichen (womit zum Beispiel bei privat angehängten Wochen-enden zu rechnen ist), bleiben die reinen Kosten für Fachtagungen oder Seminare dennoch in jedem Fall abzugsfähig. Außerdem gilt folgende Erfahrungstatsache: In Jahren mit überdurchschnittlichen Gewinnen nicken Finanzbeamte derartige Ausgaben erfahrungsgemäß reibungsloser ab als ausgerechnet in Verlustjahren.Die Faustregel lautet daher: Je erfolgreicher Sie geschäftlich sind, umso mehr können Sie ohne Angst vor dem Rotstift des Steuerprüfers in Fort- und Weiterbildung investieren.