Kreditorenmanagement verhindert das Überzahlen von Rechnungen

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Zwei Strategien gegen die Risiken im Kreditorenbereich

Trotz dieser zahlreichen Fallen: Unternehmen sind den operativen Risiken im Kreditorenbereich nicht schutzlos ausgeliefert, sondern es gibt Möglichkeiten, diesen Überzahlungen zu begegnen. Dazu zählen innerbetriebliche Maßnahmen, die mit eigenen Mitarbeitern durchgeführt werden. Zum anderen sind dies externe Experten, die sich professionell und systematisch mit dem Aufspüren von Überzahlungen im Kreditorenbereich beschäftigen. Beide Strategien können parallel zueinander eingesetzt werden.

Zunächst zu den Maßnahmen, die ein Betrieb aus eigener Kraft während der Rechnungsverarbeitung treffen kann: In mittelständischen Unternehmen stellen die buchhalterischen Prozesse lediglich Hilfsprozesse zur Unterstützung der Kernprozesse und zur Erreichung des Unternehmensziels dar. Trotzdem bietet kaum ein Geschäftsprozess so viel Optimierungs- und Einsparungspotenzial wie die Erfassung und Bearbeitung eingehender Rechnungen.

• Shared-Service-Ansatz: Die Standardisierung, Automatisierung und Spezialisierung in der Finanzbuchhaltung hat dazu geführt, dass immer mehr Unternehmen einen zentralen Rechnungseingang aufbauen. Das Shared-Service-Konzept basiert auf dem Ansatz, gleiche Prozesse aus mehreren Geschäftsbereichen in einer selbstständigen Organisationseinheit zusammenzuführen. Die Vorgänge im Kreditorenmanagement sind auf Grund ihres standardisierbaren und IT-gestützten Ablaufs besonders gut für eine Zentralisierung geeignet.
• Digitalisierung der Eingangsrechnungen: Die elektronische Rechnungsverarbeitung umfasst sowohl die elektronischen Rechnungen als auch die Umwandlung von Papierrechnungen. Das Einscannen optimiert die kosten- und zeitintensive manuelle Bearbeitung. Durch die Reduzierung des händischen Aufwands verringern sich häufige Erfassungsfehler, Zahlungsirrtümer und das Verlorengehen von Rechnungen.
• Order Matching: Dabei werden die eingehenden Rechnungen mit den Bestellaufträgen, Verträgen und anderen vorab definierten Einkaufs- und Zahlungsbedingungen aus dem ERP-System abgeglichen. Zusätzlich wird je nach Ausgestaltung des Systems überprüft, ob ein Beleg für den Wareneingang vorliegt.

Bis zu einem gewissen Grad lässt sich das Kreditorenmanagement auch noch während der Rechnungsverarbeitung durch die eigenen Mitarbeiter verbessern. Darüber hinaus ist eine Ex-post-Analyse der Fehler effizienter und billiger als weitere Investitionen in die Systemverbesserung.

• Controlling: Durch die Analysen und Auswertungen des Controllings können die Prozesse und Strukturen im Einkauf optimiert werden. Die operativen Methoden im Beschaffungscontrolling wie Materialstruktur, Lieferantenstruktur und Beschaffungsformeln verringern die Fehlerhäufigkeit im Kreditorenbereich.
• Interne Revision: Sie hat im Gegensatz zum Controlling eine vergangenheitsbezogene Funktion: Abgeschlossene Transaktionen werden überprüft, um Risiken zu erkennen und zu bewältigen. Vielfach führt die interne Revision nur Stichproben durch, so dass keine vollständige Sicherheit gewonnen wird.

Die internen Instrumente binden Mitarbeiter und sind deshalb teuer und unflexibel. Ein weiterer Nachteil bei Prüfungen durch die unternehmenseigenen Abteilungen besteht darin, dass der fachkundige Blick von Außen fehlt. Diese externe Sichtweise ist aber ausdrücklich erwünscht, um die Prozesse im Kreditorenmanagement zu optimieren.

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