Meetings effektiv gestalten

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Tipp 1: Agenda erstellen und die Ziele definieren

Das erscheint selbstverständlich. Ist es aber nicht. Oft sagt bei Meetings ein Teilnehmer, kaum sind die geladenen Personen im Raum: „Lasst uns loslegen. Ich muss noch ...“ Und weil dies bei den anderen ähnlich ist, stürzen sich alle auf das erstbeste Thema. Wild debattieren sie darüber, ohne vorab zu klären:

Was müssen wir heute besprechen?

Welches sind die wichtigsten/dringlichsten Themen?

Welche Ziele wollen/können wir erreichen?

Welches Vorgehen ist sinnvoll?

Entsprechend unstrukturiert verläuft das Gespräch. Auch weil einige Teilnehmer zwar bereits körperlich, aber noch nicht geistig im Raum sind. Also überhören sie manches. Und entsprechend viele Rückfragen stellen sie später.

Oft haben die Teilnehmer zudem einen unterschiedlichen Kenntnisstand. Auch ihre Erwartungen sind verschieden. Einige möchten „Nägel mit Köpfen“ machen, andere nur mögliche Lösungen ausloten. Also rufen sie, wenn ihre Kollegen auf Beschlüsse drängen: „Stopp. Ich dachte, ...“

Deshalb sollte man sich zu Beginn eines Meetings über die Tagesordnungspunkte (Tops) und die damit verbundenen Erwartungen oder Ziele verständigen. Auch das Vorgehen sollte man erörtern. Ein Zeitplan bietet allen die gewünschte Orientierung.

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