Stechuhr to go Mobiles Zeiterfassungssystem ermöglicht Arbeitsdokumentation gemäß Entsendegesetz

Angestellte im Außendienst sind noch immer oft gezwungen, von Hand Stundenzettel auszufüllen, die dann mühsam in die elektronische Buchhaltung übertragen werden müssen. Das auf Mobile Services spezialisierte Unternehmen Motec-Data stellt auf der CMS 2011 in Berlin ein System vor, das diesen Aufwand reduziert und zugleich eine revisionssichere Dokumentation ermöglicht:

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Das von Motec-Data präsentierte System reduziert den Aufwand und ermöglicht eine revisionssichere Dokumentation: Die Mitarbeiter buchen sich über eine App oder mit einer schlichten SMS ein und aus, die Daten werden dann nach Vorgaben des Kunden aufbereitet und ihm über ein Web-Interface zur Verfügung gestellt. Das Tool prüft zudem, ob die Angaben dem Arbeitnehmer-Entsendegesetz entsprechen, und warnt, wenn Mitarbeiter vergessen haben, sich zu melden.+

Einrichten des Timetrackers ist unkompliziert

Das Einrichten des sogenannten Timetrackers ist unkompliziert: Eine Mitteilung mit Namen, Personal- und Mobilfunknummern sowie den Netz-Providern der Mitarbeiter reicht aus. Weitere Hard- oder Software ist nicht erforderlich.

Um die Kosten möglichst niedrig zu halten, stellt das Unternehmen eine Mobilfunknummer für jeden der verwendeten Provider zur Verfügung, über die man sich in der mobilen Zeiterfassung ein- und ausstempeln kann. Mittels einer SMS mit „ZA“ für „Zeiterfassung Anfang“ oder „ZE“ für „Zeiterfassung Ende“ wird so eine Zeitmarke für den gelisteten Mitarbeiter erzeugt.

Auch Pausen, Fahrzeiten sowie verschiedene Optionen wie Kostenstellen, Kunden- oder Auftragsnummern oder einzelne Einsätze lassen sich auf diese Weise anzeigen und dokumentieren. Für neuere Handys und Smartphones gibt es zudem eine App, welche den Status per Knopfdruck meldet – wahlweise über den Daten- oder den gewöhnlichen Gesprächstarif.

Zehn Jahre Archivierung in gesichertem Rechenzentrum

Neben der reinen Arbeitszeit können zusätzliche Angaben wie Objektnummer, Reinigungsart oder Auftragsnummer auf diese Weise übermittelt werden. Handelt es sich um ein GPS-fähiges Handy, lässt sich der Zeitstempel außerdem mit einer GEO-Ortung verknüpfen. Bestimmte Zielbereiche, etwa das Firmengelände, können dazu mit Namen hinterlegt werden, sodass die Position in der Dokumentation direkt benannt wird.

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