Nie wieder einen Reiseantrag ausfüllen müssen

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Die bisherige Zettelwirtschaft rund um Reisekostenabrechnungen ist nicht nur teuer, sie ist auch fehleranfällig, denn bei der Reisekostenabrechnung gibt es viele Variablen, die sich stets ändern, etwa Währungskurse und gesetzliche Pauschalen.

Software zur Reisekostenabrechnung hat stets aktuelle Daten

Mit einem traditionellen Offlineverfahren ist es so gut wie unmöglich, diese Vielzahl an Variablen mit den korrekten Werten zu füllen. Im Gegensatz etwa zu einer Software, die standardmäßig aktuelle Umrechnungskurse und die richtigen Pauschalen enthält.

Es ist auch wenig sinnvoll, von den vom Bundesfinanzministerium festgelegten Pauschalen abzuweichen, denn die Geltendmachung der Differenz bedeutet für den Mitarbeiter und für das Unternehmen Zusatzaufwand, selbst wenn gute Softwarelösungen die Differenzbeträge und lohnsteuerpflichtigen Beträge automatisch berechnen. Es ist zudem weitaus einfacher und für das Unternehmen günstiger, wenn es von der Reisekostenerstattung die Sachbezüge abzieht, statt dass der Mitarbeiter den geldwerten Vorteil versteuert.

Fristen setzen für das Einreichen der Reisekostenabrechnung

Mit einfachen Mitteln lässt sich die Abrechnungsdisziplin der Mitarbeiter verbessern. Mitunter leiden Unternehmen darunter, dass Reisekosten mit großer Verspätung abgerechnet werden. Wer Fristen für die Einreichung von Reisekosten setzt, hat das Problem im Griff. Werden fehlerhafte Abrechnungen konsequent an den Mitarbeiter zurückgeschickt, steigt die Qualität der Abrechnungen.

Damit die Mitarbeiter ihr Geld schneller zurückerhalten und motivierter abrechnen, empfiehlt es sich, die Erstattung über Kreditoren, also über die Finanzbuchhaltung statt über die Lohnbuchhaltung abzuwickeln. Erstere arbeitet meistens im Rhythmus von Tagen oder Wochen, während die Personalabteilung erst am Monatsende überweist.

Kreditkarten für Unternehmen günstiger als Barvorschüsse

Ein weiterer Kostentreiber sind Barvorschüsse: Sie sind kostenintensiv und in modernen Reisekostenprozessen nicht notwendig. Sie können durch Kreditkarten ersetzt werden. Der Einsatz von Firmenkreditkarten kann zu schnelleren Abrechnungen verhelfen.

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