Nie wieder einen Reiseantrag ausfüllen müssen

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Dabei empfiehlt es sich, die Kreditkarten mit dem Privatkonto des Mitarbeiters zu verknüpfen. So rechnet der Mitarbeiter schneller ab. Er hat sogar einen Vorteil, denn in der Regel ist die Erstattung schneller auf seinem Konto als die monatliche Belastung durch die Kreditkarte.

Den größten Sprung in Sachen Prozessoptimierung ermöglicht eine entsprechende Software. Sie liefert unter anderem einen optimierten elektronischen Workflow, alle aktuellen Werte wie Währungskurse oder Pauschalen.

Software vereinfacht die Zuordnung zu Kostenstellen

Zudem schafft eine IT-Lösung Transparenz über den Stand jeder Abrechnung für Mitarbeiter wie für Vorgesetzte. Sie vereinfacht die Handhabung durch die automatische Zuordnung von Reisekosten zu Kostenstellen und die Möglichkeit zur Analyse. Schnittstellen zu allen gängigen Finanzbuchhaltungssystemen ersetzen die manuelle Eingabe und ermöglichen die Übergabe vieler Abrechnungen auf einmal.

Nutzt ein Unternehmen Software für die Reisekostenabrechnung, kann es außerdem sicher sein, dass alle rechtlichen Aspekte berücksichtigt werden, weil der Anbieter den aktuellen Stand der Gesetzgebung einpflegt.

Mietsoftware für Reisekostenabrechnungen bietet Vorteile

Reisekostenanwendungen entfalten ihre Vorteile besonders als Software as a Service. Dabei wird die Software vom Anbieter auf dessen Servern bereitgestellt, der Anwender greift via Internet darauf zu. Die Anwendung ist immer aktuell, jederzeit skalierbar und die Abrechnung erfolgt fair nach Nutzern.

Mitarbeiter können zudem von jedem Internetzugang aus ihre Abrechnungen eintragen, also bereits während der Geschäftsreise damit beginnen. Auch die elektronische Archivierung von Belegen ist teilweise möglich.

* Sabine Knöfel ist Gesellschafterin der HRworks GmbH mit Sitz in 79111 Freiburg im Breisgau

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