Process Director macht Wareneingang effizient

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Software hilft auch bei der Optimierung interner Abläufe

Auch die internen Abläufe – vorher geprägt durch lange Hauspostwege und häufige telefonische Nachfragen – hat Sappi jetzt optimiert. Mit dem Einlesen und der Buchung eines Lieferscheins wird automatisch eine E-Mail an den Empfänger verschickt. Dieser ist also umgehend informiert, sobald seine Bestellung eintrifft, und kann über einen Link den Originallieferschein einsehen. Der Erhalt wird direkt im System über eine Notiz mit Zeitstempel bestätigt.

Nachdem die Implementierung am ersten Standort, im deutschen Stockstadt, innerhalb von zwei Wochen erfolgreich abgeschlossen war, folgte im September die Installation in den Werken in Ehingen (Deutschland) und Nijmegen (Niederlande). Dabei haben Sappi und Readsoft den Implementierungsprozess so weit standardisiert, dass das IT-Team von Sappi ab Oktober die Process-Director-Installation und -Schulung für die sechs weiteren Standorte selbstständig durchführen konnte.

Im Mai 2011 wurde schließlich mit Gratkorn in Österreich das Warenlager der letzten verbliebenen Niederlassung mit dem Process Director ausgestattet. Zu dem Zeitpunkt hatte es sich bei Sappi schon herumgesprochen, dass die Lösung sehr gut funktioniert und die Arbeit tatsächlich deutlich erleichtert. Die österreichischen Kollegen freuten sich dann schon darauf, als der Process Director bei ihnen eingeführt wurde.

Transparentere Archivierung und zufriedene Mitarbeiter

Dass die Lagermitarbeiter als Endanwender den Process Director nicht nur akzeptieren, sondern ihn als klar arbeitserleichternd wahrnehmen, liegt natürlich auch an den Eigenschaften der Lösung: an ihrer einfachen Bedienbarkeit, ihrer hohen Geschwindigkeit und ihrer Stabilität. Sappi-Erfahrungen nach ist der Schulungsbedarf extrem gering. Von Beginn an gab es nur wenige Startprobleme, keinen ungeplanten Mehraufwand und einen entsprechend geringen Bedarf an IT-Support. Wegen der Flexibilität und leichten Erweiterbarkeit des Process Director konnten kleinere Anpassungen kurzfristig realisiert werden.

Weil Empfänger von Nichtlagerlieferungen automatisch eine E-Mail-Benachrichtigung erhalten, werden die Lagermitarbeiter heute wesentlich seltener durch telefonische Nachfragen aus anderen Abteilungen gestört. Sämtliche Dokumente wie auch die gescannten Lieferscheine stehen jetzt digitalisiert direkt in SAP und Process Director zur Verfügung und können mit einem Klick eingesehen werden – so entfällt auch das Anfertigen und Zustellen von Kopien.

Michael Sproger ist Manager Global SAP MM Systems bei der Sappi Papier Holding GmbH in 8101 Gratkorn (Österreich)

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