Reisekosten schnell und einfach abrechnen

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Die händische Verarbeitung vorhandener Papierunterlagen wurde erstmals durch maschinelle Prozesse ersetzt. Auch im Laufe der Übernahme des obigen Bereiches von Mannesmann-Hartmann & Braun durch den Westinghouse-Konzern wurde das Reisekostenprogramm aufgrund seiner Funktionalität und Zuverlässigkeit beibehalten. Bis heute läuft es auf den Servern und wird zur Abwicklung der Reisekosten eingesetzt. Das ist besonders dann von großem Vorteil, wenn eine Abteilung zeitweise von externen Mitarbeitern unterstützt wird und ein kleines Team temporär auf 200 reisende Mitarbeiter anwächst, wie es bei Westinghouse durchaus vorkommt.

Die Basis des kompletten Abrechnungsprozesses bildet ISR-Reisekosten, in dem alle anfallenden Reisedaten gesammelt und verarbeitet werden. Sämtliche Dienstreisearten im In- und Ausland, wie etwa Einsatzwechseltätigkeiten oder Montageeinsätze, werden dabei berücksichtigt. Alle nötigen Informationen, wie zum Beispiel Reisedauer, Arbeitszeit und -ort, Kilometer, Sonderzulagen, Einzel- oder Sammelreise und vieles mehr, werden nach der Erfassung durch die Mitarbeiter über vor Ort auf den Baustellen befindliche PC oder Laptops den zuvor hinterlegten tariflichen (beispielsweise Bundesmontagetarifvertrag), firmeneigenen sowie Steuerrichtlinien (zum Beispiel Verpflegungs- und Übernachtungspauschalen, Kilometergeldsätzen, Fremdwährungskursen oder anderen Kostenerstattungen) automatisch zugeordnet.

Damit ermöglicht das Programm eine korrekte Berechnung der angefallenen Reisekosten, verrechnet diese mit Vorschüssen und trennt Firmenausgaben von Privatausgaben. Umfangreiche manuelle Arbeiten, die nicht nur großen Aufwand bedeuten, sondern zusätzlich das Controlling deutlich erschweren, wurden bei Westinghouse durch nachvollziehbare, verlässliche Prozesse ersetzt. Jedem Mitarbeiter kann eine individuelle Reiseordnung zugewiesen werden, sodass sich das Programm leicht an die Bedürfnisse eines jeden Unternehmens mit reisenden Mitarbeitern anpassen lässt.

Manueller Buchungsaufwand auf ein Minimum reduziert

Mit einer korrekten Erstellung der Reisekostenabrechnung ist die Arbeit, die die Software leistet, jedoch noch lange nicht erledigt. Die erfassten Reisekosten werden vom Programm automatisch kostenstellen- und kostenartengerecht für die Finanzbuchhaltung aufbereitet und über Schnittstellen weitergegeben. Auf diese Weise wird der manuelle Buchungsaufwand weiter reduziert und ermöglicht eine verursachungsgerechte Kostenzuordnung in der Finanzbuchhaltung.

Ebenso komfortabel gestaltet sich die Regulierung und Auszahlung der zu erstattenden Beträge über das bei Westinghouse eingesetzte Personalabrechnungssystem SAP-HR. Auch an dieser Stelle werden die Daten von dem Reisekostenabrechnungsprogramm automatisch lohnartengerecht aufbereitet und exportiert. Somit lässt sich eine schnellere und fehlerfreie Abwicklung beziehungsweise Verrechnung der Reisekosten über die Gehaltsabrechnung am Monatsende vornehmen.

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